Tableau de suivi des créances

Ecritures clients ouvertes

Notion d'écritures clients ouvertes

Dans Business Central, une écriture client dite Ouverte est une écriture client qui n'a pas été totalement lettrée, c'est à dire rapprochée d'un règlement ou d'un avoir.

Accéder à la page des écritures clients ouvertes

Afin d'accéder à la page des écritures clients ouvertes, suivez les étapes suivantes :

  1. Choisissez l'icône Lightbulb that opens the Tell Me feature , saisissez Ecritures client ouvertes , puis sélectionnez le lien associé.
  2. La page Ecritures client ouvertes s'affiche.
  3. Si la page est ouverte pour la première fois, une notification propose de lancer l'initialisation des écritures. Cliquez sur l'action de notification Générer écritures afin d'alimenter la table.

Consulter les écritures clients ouvertes

  1. Affichez la page Ecritures client ouvertes.

  2. Cette page fait apparaitre l'ensemble des écritures clients ouvertes de type Facture pour tous les clients. Par défaut, la page fait apparaitre uniquement les écritures échues à la date du jour.

    La page affiche les informations suivantes :

    Champs Description
    Date comptabilisation Date de comptabilisation du document.
    Date document Date d'émission du document.
    N° client N° du client concerné par le document.
    Nom client Nom du client concerné par le document.
    Code langue Code langue utilisé par le client.
    Type document Type du document.
    N° document N° du document concerné.
    Code devise Code de la devise dans laquelle le document a été émis. Rappel : si le code devise est vide, cela signifie sur le document est émis en devise société, c'est à dire l'Euro dans la majorité des sociétés françaises
    Montant Montant du document, exprimé en devise de transaction.
    Montant ouvert Montant non rapproché, exprimé en devise société.
    Montant ouvert DS Montant non rapproché, exprimé en devise de transaction.
    Montant DS Montant du document, exprimé en devise société.
    En attente Indique sur le document est "en attente".
    Date d'échéance Date d'échéance du document.
    N° doc. externe N° de document externe du document.
    Code vendeur Code du vendeur en charge du client.
    Nbre écritures relance informelle Nombre de relances informelles qui ont été créées pour le document.
    Code condition relance Code condition relance appliqué au document.
    Date dernière relance émise Date de la dernière relance émise.
    Niveau dernière relance émise Niveau de la dernière relance émise.
    Date prochaine relance Date de la prochaine relance à émettre.
    Niveau prochaine relance Niveau de la prochaine relance à émettre.
    Jours de retard Nombre de jours de retard de la créance
    Est due Indicateur que le document est dû à la date du jour.
    Date dernier lettrage Dernière date à laquelle l'écriture a été partiellement rapprochée.
    Relance non émise Indique si il existe des relances non émise concernant le document.
    Ecriture crédit ouverte Indique si il existe des écritures créditrices (règlements ou avoirs) non rapprochées sur le compte du client.
    Date relance niveau 1 Date de la relance de niveau 1 : voir ci-dessous pour la signification des différents affichages.
    Date relance niveau 2 Date de la relance de niveau 2 : voir ci-dessous pour la signification des différents affichages.
    Date relance niveau 3 Date de la relance de niveau 3 : voir ci-dessous pour la signification des différents affichages.
    Dernière date d'échéance Cette date correspond à la date de fin de traitement de la créance, c'est à dire la date à laquelle toutes les relances possibles ont été émises et sont arrivées à échéances.
    Dernière date d'échéance atteinte Indique si la date dernière date d'échéance est atteinte.
    Commentaire Affiche si il existe un commentaire pour le document.
    N° contact N° de la personne à contacter chez le client.
    Nom contact Nom de la personne à contacter chez le client.
    Code utilisateur affecté Personne en charge du suivi de la créance.

    Pour les dates de relance, la nature de l'affichage utilisé indique l'état de la relance :

    Affichage Signification
    Normal La date est uniquement prévisionnelle.
    Gras La date est la date réelle d'émission.
    Rouge La date prévisionnelle est en retard.

  3. Dans l'en-tête de la page, il est possible de modifier le filtre afin de consulter toutes les écritures ouvertes ou uniquement les écritures échues.

  4. Pour chaque écriture, il est possible de consulter depuis le bandeau Navigation plusieurs informations :

    Action Données affichée
    Relance Affiche les relances non émises pour le document actif.
    Relances émises Affiche les relances émises pour le document actif.
    Commentaires Affiche les commentaires relatifs au document actif.
    Ecritures relances informelles Affiche les écritures relances informelles relatives au document actif.
    Ecr. relance / fact. intérêts Affiche les écritures relances / facture d'intérêt relatives au document actif.
    Toutes les relances Affiche toutes les relances non émises, indépendamment du document actif.
    Toutes les relances émises Affiche toutes les relances émises, indépendamment du document actif.

  5. Sur la partie droite de l'écran, des récapitulatifs affichent diverses informations :

    Nom Contenu
    Détails écriture comptable client Permet d'accéder directement au document qui a généré la créance et donne des informations complémentaires sur les éventuels lettrages partiels existants.
    Statistiques client Donne un grand nombre d'information sur le compte du client. Il permet en outre d'accéder à la fiche en cliquant sur le numéro du client.
    Détail en attente Permet d'afficher les informations concernant la mise en attente du document, à savoir : le code, la date, l'utilisateur et le motif textuel saisi par l'utilisateur.
    Informations contact Affiche les informations importantes concernant la personne à contacter chez le client pour le recouvrement.

Document en attente

Notion de document En attente

Cette information permet d'affecter le suivi d'une créance à un utilisateur de Business Central.

Paramétrer les codes motifs en attente

Pour paramétrer les motifs en attente, suivez les étapes suivantes :

  1. Choisissez l'icône Lightbulb that opens the Tell Me feature , saisissez Motifs en attente , puis sélectionnez le lien associé.

  2. La page Motifs en attente s'affiche. Elle permet de définir les éléments suivants :

    Champs Description
    Code Code unique identifiant la valeur.
    Description Description succincte du motif.

Modifier le code motif en attente

  1. Affichez la page Ecritures client ouvertes.

  2. Sélectionnez le document pour lequel l'information doit être modifiée, puis sélectionnez l'action Modifier écriture client ouverte.

  3. La page Mise à jour écriture client ouverte s'ouvre.

  4. Modifier les champs suivants dans la page :

    Champ Description
    En attente Permet de sélectionner le code en attente
    Date mise en attente Permet de définir la date à laquelle le document a été mis en attente.
    Motif en attente Permet de compléter par un commentaire textuel la mise en attente.

    Cliquez sur OK afin d'enregistrer la modification.

Relances informelles

Qu'est ce qu'une relance informelle ?

Une relance informelle correspond aux relances qui ont été réalisées par voie orale, électronique ou papier, mais qui n'a pas donné lieu à l'émission d'une relance formelle. Ces relances informelles peuvent être réalisées par exemple par téléphone afin de rappeler aux créanciers les échéances dues ou à venir.

Créer des relances informelles

  1. Affichez la page Ecritures client ouvertes.
  2. Sélectionnez le document pour lequel l'écriture doit être créées, puis sélectionnez l'action Traitement créer relance informelle.
  3. La page Créer écritures relances informelles s'ouvre. Elle permet de saisir les informations relatives à la relance qui est effectuée.
  4. Le cas échéant, sélectionnez dans le champ N° contact le contact ciblé par la relance.
  5. Saisissez la date, le type et, optionnellement un commentaire.
  6. Si vous souhaitez réaliser cette relance directement depuis la page, il est possible depuis les actions de la page de :
    • Passer un appel téléphonique.
    • Envoyer directement un mail.
  7. Cliquez sur le bouton OK afin d'enregistrer la relance effectuée.

Code utilisateur affecté

Notion de code utilisateur affecté

Cette information permet d'affecter le suivi d'une créance à un utilisateur de Business Central.

Modifier le code utilisateur affecté

  1. Affichez la page Ecritures client ouvertes.
  2. Sélectionnez le document pour lequel l'information doit être modifiée, puis sélectionnez l'action Modifier écriture client ouverte.
  3. La page Mise à jour écriture client ouverte s'ouvre.
  4. Modifier le Code utilisateur affecté dans la page.
  5. Cliquez sur OK afin d'enregistrer la modification.

Voir aussi

Aperçu du module Gestion des créances
Améliorations des relances
Utilisation de Business Central