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Commande d'achat : réception et facturation via validation commande

Généralités

La commande d'achat est la première étape pour enregistrer les processus d'achat. Ce document vous permettra de documenter plusieurs flux, par exemple, la création d'une réception d'achat ou d'une facture achat, outils essentiels pour pouvoir suivre vos créances et l'évolution des vos stocks.

Paramétrages

La saisie des champs suivants peut être rendue obligatoire selon le paramétrage des « Vérification validation » (Voir Paramétrage CallioAgri).

Création d'une commande d'achat

  1. A partir du menu principal, cliquer sur Achats appros puis sur Commande d'achat.

La liste des commandes d'achat s'affiche à l'écran.

  1. Cliquer sur + Nouveau pour créer une nouvelle commande d’achat.

  2. Cliquer dans n’importe quel autre champ ou appuyer sur Entrée pour générer un numéro de commande grâce à la souche de numéros paramétrée.

  3. Renseigner les champs suivants :

  • [x] N° fournisseur : les informations liées au fournisseur redescendent alors automatiquement dans l’en-tête de la commande :

    • Nom du fournisseur
    • Coordonnées du fournisseur
    • Informations de facturation
    • Informations de livraison
    • Date de comptabilisation

  • [x] Date de commande: la date de commande reprend la date de travail du serveur visible dans les paramètres comptabilité (Voir Paramétrage CallioAgri).

  • [x] Code catégorie document : les articles pouvant être commandés dépendront de la catégorie de document (Voir Paramétrage APPRO). Ce champ peut être facultatif en fonction du paramétrage.
  • [x] N° campagne

  • [x] Dates de réception dans l'onglet « Livraison" (Facultatif). Entrer, si besoin, les dates suivantes :

    • Date réception demandée
    • Date réception confirmée
    • Date réception prévue
    • Date réception demandée au plus tard

  • [x] Code magasin dans l'onglet « Livraison" (Facultatif, mais s’il est renseigné, il sera proposé par défaut dans la ligne de commande).

  • [x] Code condition de livraison dans l'onglet « Livraison »).

  1. Saisir une ligne article en choisissant le type= article et le N° d'article. .

    La plupart des informations redescendent depuis l’en-tête dans les lignes. Les informations relatives à l'article redescendent à partir de la fiche article.

  2. Une fois la ligne complétée, répéter l'étape précédentes pour d'autres articles si besoins.

Note

Lors de la sélection de certains articles, plusieurs lignes peuvent s’insérer dans le cas où il existe du texte étendu lié à l’article.

Si une commande ouverte (Contrat) existe pour l’article et le fournisseur, une page d’information s’affichera avec les différentes commandes ouvertes référencées.

Si un prix d’achat a été renseigné depuis la fiche article, ce prix est renseigné automatiquement dans la colonne coût unitaire direct HT, en tenant compte de la quantité :

  1. Une fois la commande complétée, cliquer sur lancer pour lancer la commande

Une fois lancée, la commande ne peut plus être modifiée à moins de cliquer sur le bouton Rouvrir. Si la commande est modifiée sans la rouvrir, un message bloquant apparaît . Taper sur la touche F5 pour annuler ce message ou le lien Annuler modification.

Réception de la commande d'achat

La réception de la commande peut être réalisée.

  • Soit directement depuis la commande

  • Soit en créant une réception entrepôt depuis une commande

  • Soit en créant une réception entrepôt et en extrayant les lignes de commande

Réception directement depuis la commande

CallioAgri permet de valider la réception d’une commande d’achat directement depuis la commande.

Pour pouvoir valider une réception directement depuis la commande,s i une catégorie de document est utilisée dans la commande le paramétrage doit autoriser cette validation (Voir la section sur les catégories de documents).

  1. A partir de la commande lancée saisir dans l'onglet général saisir la date de comptabilisation, le N° de BL fournisseur.

  2. Dans les lignes de la commande d’achat remplir la quantité à recevoir

Note

Si le magasin utilisé est configuré avec l’option Réception requise (cf. Paramétrage magasin), lorsque la quantité à recevoir est rempli un message suivant (Non bloquant) s’affiche.

  1. Cliquer sur le bouton Valider ou Valider et imprimer

  2. Sélectionner Réceptionner et cliquer sur OK.

Un message indique que la réception a été validée.

Les Quantité à recevoir et Quantité reçue sont mises à jour.

Note

Il est possible de recevoir une quantité supérieure à la quantité commandée. Dans ce cas la colonne Quantité dans la commande d’achat est mise à jour avec la quantité reçue et la colonne Quantité avant réception correspondra à la quantité commandée avant la réception.

Facture d’achat via commande d'achat

Lorsque les commandes d’achat sont réceptionnées, il est possible de les facturer. La facturation peut s’effectuer de plusieurs façons :

  • En créant une facture d’achat et en extrayant les lignes de réception
  • A partir de la commande d’achat

Paramétrage

Afin de pouvoir facturer directement depuis la commande, la catégorie de document doit autoriser la validation (Voir Paramètres Appro catégorie de document).

Validation de facture

  1. Ouvrir la commande d’achat à facturer .

  2. Renseigner la date de comptabilisation , le N° Facture fournisseur et les quantités à facturer.

  3. Cliquer ensuite sur Valider

A l’issue de la validation du document, la facture d’achat provisoire est supprimée et la facture comptabilisée est visible dans les documents archivés.

Les lignes de la facture d’achat sont identiques aux lignes de la commande d’achat.