Ajustement de stock et inventaire
CallioAgri permet de visualiser les stocks mais aussi de les ajuster via les suivis d'inventaire. Dans la suite de cette section seront présentés les différents paramétrage ainsi que les fonctionnalités liées à l'inventaire.
Paramétrage
Paramètre stock
- Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir Paramètres stock puis sélectionner le lien associé.
- En fonction des besoins rencontrés dans la gestion des stocks de la société, renseigner les différents champs et options. (Ici ne seront abordés que les champs essentiels à l'inventaire se référer à la documentation microsoft pour les champs Business central)
| Champ | Fonction |
|---|---|
| Dans l'onglet Général | |
| Motif ajust. stock obligatoire | En cochant cette option, la saisie d'un code motif est rendu obligatoire pour tous les ajustements de stock. |
| Masquer qté calculée dans feuille inventaire | En cochant cette option, les colonnes qté calculée (quantités théoriques) n’apparaissent pas dans les feuilles d’inventaire. |
| Code motif ajustement stock inventaire | Sélectionner le code motif d’ajustement de stock qui sera utilisé par défaut dans les écritures article sur les lignes d’ajustement de stock lors de la validation des feuilles d’inventaire. |
| Date validation écart inventaire | La date renseignée ici, permet de valider un flux à cette date, et que le mouvement enregistré soit pris en compte dans la feuille d’inventaire via la fonction mettre à jour la quantité calculée. |
| Afficher valeur article inventaire | Le type de prix sélectionné ici (aucune, prix unitaire, cout unitaire, prix vente référence), permet d’afficher la valorisation de la ligne de la feuille d’inventaire. |
| Chaîne tri inventaire physique | Par défaut la feuille d’inventaire est trié par code article. Il est possible ici de paramétrer un autre tri qui pourra être sélectionner dans la feuille d’inventaire. Les options sont les suivantes: %1 -> N° article %2 -> Libellé article %3 -> Groupe remise article %4 -> Code groupe produits %5 -> Section analytique axe principal 1 %6 -> Section analytique axe principal 2 %7 -> Code activité %8 -> Code famille %9 -> Code sous-famille %10 -> Code espèce %11 -> Code variété Les options peuvent être cumulées pour pouvoir superposer les ruptures. |
| Dans l'onglet magasin | |
| Activer date inventaire | Cette option permet, pour un magasin, de contrôler que l’inventaire ne peut être réalisé qu’à une certaine date d’inventaire paramétrée pour ce magasin. Ce contrôle est opérationnel seulement si le code du magasin est mentionné dans le modèle feuille utilisé (cf. chapitre lié aux modèles feuille article). |
Paramètres utilisateur
Pour gérer l'affectation particulières de feuilles de gestion des inventaires ou des centres de gestion.
- Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir Paramètres utilisateur puis sélectionner le lien associé.
- Il est possible de renseigner le champ Filtre centre gestion stock. Dans ce cas, seuls les modèles et noms de feuille paramétrés sur ce centre de gestion seront accessibles pour l’utilisateur.
- D'autres champs peuvent être paramétrés par utilisateur pour gérer la granularité d'accès aux feuilles.
| Champs | Fonction |
|---|---|
| Modèle feuille inventaire | Définit le modèle de feuille inventaire assigné à l'utilisateur. |
| Feuille inventaire | Définit la feuille inventaire assignée à l'utilisateur |
| Modèle feuille inventaire entrepôt | Définit le modèle de feuille inventaire entrepôt assigné par défaut à l'utilisateur. |
| Feuille entrepôt | Définit la feuille inventaire entrepôt assignée à l'utilisateur |
Modèle feuille article
Pour saisir des ajustements de stock ou faire les inventaires, il faut paramétrer des modèles feuille article. Les modèles feuille article permettent de travailler dans une fenêtre feuille conçue dans un but spécifique.
- Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir Modèles feuille article puis sélectionner le lien associé.
- Cliquer sur le bouton + Nouveau pour ajouter une nouvelle feuille article ou bien cliquer sur n'importe quel champ d'une nouvelle ligne.
- Renseigner les champs en fonction des caractéristiques de la feuille article à créer.
| Champ | Fonction |
|---|---|
| Nom | Spécifie le nom de la feuille article à créer |
| Description | Spécifie une brève description du modèle de feuille article à créer. |
| Type | Saisir les type de feuille suivant les ajustements à faire - Sélectionner dans ce cas Inventaire NOTE: les autres types sont utilisés dans les cas suivants - article : à sélectionner pour les ajustements de stock - transfert : à sélectionner pour les transferts entre magasins |
| Abonnement | Spécifie si le modèle feuille article est une feuille récurrente. |
| Souche de n° | Spécifie la souche de numéros à partir de laquelle des numéros d'écriture ou d'enregistrement sont affectés à de nouvelles écritures ou de nouveaux enregistrements. |
| Souche de n° validation | Spécifie le code souche de numéros utilisé pour affecter des numéros de document aux écritures comptables validées à partir de feuilles créées d'après ce modèle. |
| Code journal | Spécifie le code journal qui spécifie où l'écriture a été créée. |
| Code motif | Spécifie le code motif qui est un code journal supplémentaire permettant de suivre l'écriture. |
| Incrémenter nom de feuille | Spécifie si les noms de feuille utilisant ce modèle sont automatiquement incrémentés. Exemple : La validation suivant BATCH001 est automatiquement nommée BATCH002. |
| Code magasin | Spécifie si un code magasin est associé à la feuille article |
| ID impression feuille | Spécifie l'identifiant pour l'impression de la feuille |
| Légende de l'impression feuille | Spécifie la légende de l'impression feuille |
| Interdire quantité négative | Indique si la saisie de quantité négative est interdite |
| Interdire modification description | Spécifie que la modification de description est interdite. |
| Centre de gestion | Spécifie si un centre de gestion est associé à la feuille article |
Pour chaque modèle de feuille créé, il faut rattacher au moins un nom de feuille pour pouvoir effectuer les saisies.
- Cliquer sur associé dans la barre d'action puis sur Modèle puis Noms feuilles
- Cliquer sur le bouton + Nouveau pour ajouter un nouveau nom de feuille ou bien cliquer sur n'importe quel champ d'une nouvelle ligne.
- Renseigner les champs en fonction des caractéristiques de la feuille article à créer.
| Champ | Fonction |
|---|---|
| Nom | Spécifie le nom de la feuille |
| Description | Donne une description de la feuille |
| Souches de n° | Spécifie la souche de numéros à partir de laquelle des numéros d'écriture ou d'enregistrement sont affectés à de nouvelles écritures ou de nouveaux enregistrements. |
| Souches de n° validation | Spécifie le code souche de numéros utilisé pour affecter des numéros de document aux écritures comptables validées à partir de cette feuille. |
| Code motif | Spécifie le code motif qui est un code journal supplémentaire vous permettant de suivre l'écriture. |
| type d'écriture | Spécifie le type d'écriture - Négatif (ajust.) : Si le nom de feuille est créé pour faire des ajustements de stock négatif (ex : autoconsommation). - Positif (ajust.) : Si le nom de feuille est créé pour faire des ajustements de stock positif (ex : réception de produits gratuits). |
| Code motif ajustement sotck | Spécifie le code motif ajustement stock (Voir code motif ajust.stock) |
| Vue article inventaire | Permet de filtrer les articles qui seront proposés sur les feuilles d’inventaire Pour définir un filtre, cliquer sur le champ. Une fenêtre s'ouvre à l'écran. Sélectionner le champs sur lequel doit être établi le filtre puis sélectionner la valeur et cliquer sur OK pour valider. |
Code motif Ajust.stock
- A partir du champ Code motif ajustement stock de la page de paramétrage des Noms feuilles , cliquer sur le menu déroulant puis sur +Nouveau
La page de création des codes motif ajustement stock s'affiche à l'écran.
- Cliquer sur le bouton Nouveau pour ajouter un nouveau nom de feuille ou bien cliquer sur n'importe quel champ d'une nouvelle ligne.
- Renseigner les champs en fonction des paramètres des codes motifs ajustement stock à créer.
| Champ | Fonction |
|---|---|
| Type d'écriture | Spécifie le type de d'écriture |
| Code | Spécifie le code motif ajustement stock |
| Description | Spécifie la description du code motif ajustement stock |
| Ne pas compiler dans transactions | Indique si l'ajustement avec ce code motif doit être compilé dans les transactions |
Fonctionnalités liées aux ajustements de stocks
Pour réaliser un ajustement de stock:
- Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir Feuille article puis sélectionner le lien associé.
- Sélectionner la feuille article créée pour les ajustements de stock.
La feuille article s'affiche à l'écran.
- En cliquant sur [...] du champ Nom de la feuille sélectionner la feuille article à utiliser.
NOTE:
Certains champs sont déjà remplis sur la ligne de la feuille.
- La date de comptabilisation: elle reprend la date du jour mais peut être modifié
- Les champs non modifiables issus des modèles et nom de feuille selon le paramétrage du modèle feuille article : type écriture, code magasin, code motif ajust. stock
- Saisir un n° de document sauf si des numéros de souche sont utilisés
- Sélectionner l'article qui va faire l'objet de l'ajustement. Les champs désignation, code unité, montant et coût unitaire sont remplis automatiquement.
- Renseigner ensuite la quantité à ajuster. Le montant est ensuite calculé.
- Cliquer sur Valider/imprimer puis surValider ou Valider et imprimer.
NOTE:
Les différents ajustements réalisés via la feuille article sont disponibles dans les écritures comptables article.
Fonctionnalités liées aux inventaires
Planification des Inventaires
Les inventaires peuvent être planifiés par magasin.
- Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir Magasins puis sélectionner le lien associé ou bien cliquer sur Admin.stock-logistiques dans le menu central, puis sur logistique et liste des entrepôts
- Sélectionner le magasin de votre choix en cliquant sur le code du magasin.
- Cliquer ensuite sur Associé puis sur Magasin puis Dates inventaire magasin
La liste des dates inventaires magasin s'affiche à l'écran. 3 statuts d'inventaires sont diponibles.
- Planifié
- En cours
- Terminé
- Cliquer sur +nouveau ou bien sur n'importe quel champ d'une nouvelle ligne pour ajouter une date d'inventaire.
- Renseigner la date inventaire qui sera utilisée comme date de comptabilisation dans les feuilles d'inventaire. Cette date n'est pas modifiable dans la feuille d'inventaire.
- Sélectionner le statut en fonction de la date inventaire renseignée.
NOTE:
Si le statut n’est pas « En cours », le message bloquant suivant apparait lorsqu’on clique sur le bouton Calculer quantité en stock dans les feuilles d'inventaire.
Génération de la liste des articles à inventorier
Vérifier dans un premier temps que dans les paramètres stock l'option Masquer qté calculée dans feuille d'inventaire n'est pas cochée.
Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir Feuille d'inventaire puis sélectionner le lien associé.
Sélectionner la feuille article créée pour les inventaires.
La feuille d'inventaire s'affiche à l'écran.
En cliquant sur [...] du champ Nom de la feuille sélectionner la feuille d'inventaire à utiliser.
Pour générer la liste des articles à inventorier, cliquer sur le bouton Préparer puis sur Calculer quantité en stock.
La fenêtre Calculer stock s'affiche alors à l'écran.
Renseigner le champ date de comptabilisation. Tous les mouvements antérieurs à cette date seront pris en compte et c’est à cette date que les mouvements d’inventaire seront réalisés.
Sélectionner l'option stock à date afin que la date du stock calculé corresponde à la date de comptabilisation.
Renseigner le N° de document.
Si besoin, cocher l'option avec quantité calculée= 0. Cette option permet de faire apparaitre dans la liste des articles à inventorier l’ensemble des articles, mêmes ceux dont le stock théorique est nul.
Cliquer ensuite sur OK pour valider le traitement.
La liste des articles à inventorier se remplit.
Edition des supports d'inventaire
Afin que les utilisateurs chargés d’effectuer l’inventaire physique, puissent noter les quantités comptées, il est nécessaire d'éditer les supports d’inventaire. A partir de la feuille d’inventaire, cliquer sur le bouton « Imprimer ».
- A partir de la feuille d'inventaire mise à jour, cliquer sur Valider/imprimer puis sur Imprimer
La fenêtre liste d'inventaire s'affiche à l'écran.
- Renseigner les options à utiliser selon le besoin dans l'onglet option.
| Option | Fonction |
|---|---|
| Afficher quantité calculée | Si cochée, les quantités théoriques en stock (Quantités calculées) apparaitront sur les supports d’inventaire (Non conseillé) |
| Afficher numéro série/lot | Cocher cette option si des articles sont soumis à traçabilité afin d’identifier, sur les supports d’inventaires, les numéros de lots. |
Renseigner ensuite les filtres de l'onglet nom feuille article ainsi que l'onglet lignes feuille article
Cliquer ensuite sur imprimer pour valider l'impression avec les filtres renseignés.
Saisie des quantités comptées dans la feuille d'inventaire
- Ouvrir la feuille d'inventaire mise à jour de la liste des articles à inventorier.
- Modifier les valeurs de qté (constatée) par les quantités réelles inventoriées.
NOTE:
Lorsqu’on entre une qté constaté sur une ligne, s’il existe une différence entre le stock théorique et le stock réel, les champs suivants sont automatiquement mis à jour :
Type d'écriture:
Négatif (ajust.) si la quantité réelle (quantité comptée) est inférieure à la quantité théorique (quantité calculée) : il s’agira d’une perte (Démarque) qui viendra diminuer le stock lors de la validation de l’inventaire.
Positif (ajust.) si la quantité réelle (quantité comptée) est inférieure à la quantité théorique (quantité calculée) : il s’agira d’un gain (Surmarque) qui viendra augmenter le stock lors de la validation de l’inventaire.
Quantité: indique la différence en valeur absolue entre la quantité théorique (calculée) et la quantité réelle (constatée)
Montant: indique la valeur de l’écart d’inventaire en value absolue. Elle est calculée de la façon suivante : Montant = Quantité X Coût unitaire de l’article
L’association entre le Type d’écriture et le Montant donne l’ajustement en valeur qui sera enregistré lors de la validation de l’inventaire.
Visualisation des écarts d'inventaire
Pour visualiser facilement les écarts d'inventaire il est possible de poser un filtre dans la feuille d'inventaire en le paramétrant avec quantité: <>0
Correction du stock théorique
Suite à l’analyse des écarts, le stock théorique (quantité calculée) peut être erroné. Il faut alors corriger le stock dans une feuille article en effectuant un ajustement de stock à J-1 (voir Fonctionnalités liées aux ajustements de stock) sur les articles concernés par les écarts d'inventaires (quantité > 0 ).
- Sélectionner l'article qui va faire l'objet de l'ajustement à J-1. Les champs désignation, code unité, montant et coût unitaire sont remplis automatiquement.
- Sélectionner une date de comptabilisation qui correspond à la date de la veille.
- Renseigner ensuite la quantité à ajuster en fonction des quantités réelles constatées. Le montant est ensuite recalculé.
- Cliquer sur Valider/imprimer puis sur Valider ou Valider et imprimer pour valider les ajustements de stock.
- Suite aux corrections effectuées, retourner dans la feuille d’inventaire et cliquer sur le bouton traitement puis Mettre à jour quantité calculée.
Suite à la MAJ:
La colonne Qte (calculée) est modifiée selon les ajustements effectués
Les écarts sont recalculés avec ces nouvelles données
La colonne Qté initiale (calculée) indique la qté calculée telle qu’elle était avant ajustement
Validation de l'inventaire
- Une fois que les étapes précédentes effctuées, l'inventaire peut être validé en cliquant sur Valider/imprimer puis sur Valider ou Valider et imprimer.
Il est possible de vérifier les écriture comptables créées:
- Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir Ecriture comptables article puis sélectionner le lien associé.
La liste des écritures comptables article s'affichent à l' écran. Seuls les écarts sont visibles.
- Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir Ecriture comptables inventaire puis sélectionner le lien associé.
La liste des écriture comptables inventaire s'affichent à l'écran. Les écritures comptables inventaire enregistrent toutes les lignes de la feuille d’inventaire même celles qui ne comportent pas d’écart.