Factures de Vente

Lorsque les commandes de vente sont expédiées il est possible de les facturer. La facturation peut s'effecturer de plusieur façon:

  • [ ] Par lot, en lançant le traitement Traitement de facturation appro
  • [ ] A l'unité, en créant une facture manuelle avec extraction des lignes d'expédition
  • [ ] A partir de la commande de vente (Voir Commande Vente: expédition et facturation via commande)

Dans la suite de ce chapitre, nous allons vous expliquer comment visualiser les expéditions validées non facturées puis comment gérer la facturation par lot ou à l'unité.

Visualisation des expéditions validées non facturées

  1. Sélectionnez l'icône du moteur de recherche Rechercher et saisissez Expédition vente enregistrée puis sélectionnez le lien associé.

Il est possible de visualiser les expéditions non entièrement facturées à partir des écritures comptables article.

  1. Sélectionnez et ouvrez une des expéditions vente enregistrées.

  2. Dans la barre d'action cliquez sur le bouton Actions puis Rechercher des écritures. Une nouvelle fenêtre s'ouvre avec la liste des écritures associées à au document.

  3. Cliquez sur le chiffre correspondant au Nbre écriture sur la liste des Ecriture comptable article. Vous accédez ainsi au détail des écritures comptables article pour ce document.

  4. Afin de faire apparaître l'ensemble des documents concernées par une facturation partielle cliquez sur l'icône Filtre afin de faire apparaître les fonctionnalités de filtre.

  5. Supprimez les filtres en cours et cliquez sur le bouton +Filtre

  6. Ajoutez le filtre type document en le sélectionnant dans la liste puis le filtre Entièrement facturé en effectuant la même opération.

  7. Appliquez les filtres suivant :

    • type document: Expédition vente

    • Entièrement facturé: Non

      La liste des documents est alors mise à jour.

    Note: CallioAgri propose un état standard qui permet aussi de visualiser les Ventes livrées non facturées

    1. Sélectionner l'icône du moteur de recherche Rechercher et saisir Ventes livrées non facturées** puis sélectionner le lien associé.
    2. Remplissez les filtres en fonction de vos besoins.
    3. Cliquez sur Imprimez ou Aperçu et fermer pour visualiser la liste.

Facturation par Lot

  1. Sélectionner l'icône du moteur de recherche Rechercher et saisir traitement de Facturation Appro puis sélectionner le lien associé.

    Générer les factures

    1. Choisissez les OPTIONS en fonction de vos besoin :
    • Date de comptabilisation: entrez la date de comptabilisation de la facturation
    • Date de document: Entrez la date de la facture (théoriquement identique à la date de la comptabilisation)
    • ID utilisateur Sélectionner l'utilisateur de façon à identifier qui a généré les factures
    • code regroupement: Filtre par activité
    • Type d'échéance: Standard, Commande ou Traitement

    NB: le système génère 1 facture par date d'échéance.

TYPE D'ECHEANCE FORMULE
Standard Date d’échéance facture = Date du document (traitement facturation) + Condition de paiement de la commande
Commande Si commande avec date échéance < date mini, alors date échéance facture = date mini. Si commande avec date échéance > date maxi, alors commande non traitée.
- Si commande avec date échéance comprise entre date min et date max, la date d’échéance de la facture = date échéance commande
Traitement Date d'échéance facture = date d’échéance renseignée dans la fenêtre de traitement. (Cocher Date d'échéance fixée)

Exemple: Avec une date de document au 31/08/2021

  • [ ] Standard: si code de paiement est de 10J

    Date d'échéance = 31/08/2021+ 10 jours =10/09/2021

  • [ ] Commande: Date échéance mini : 08/09/2021/Date échéance maxi : 12/09/2021

    • Si commande avec date échéance < date mini, alors date échéance facture = 08/09/2021

    • Si commande avec date échéance > date maxi, alors commande non traitée.

    • Si commande avec date échéance comprise entre date min et date max, la date d’échéance de la facture = date échéance commande.

  • [ ] Traitement: Si code condition paiement est de 30JFM

    La date d'échéance n'est pas calculé à partir des conditions de paiement mais reprend la date d'échéance indiquée dans le traitement.

NOTE: Cas d'une date pivot renseignée dans la saison pour l'article

Si une date de référence est renseignée dans la saison appliquée à un article ( voir Paramètre saison), c'est cette date qui est prioritaire quelque que soit le type d'échéance renseignée dans le traitement par lot.

Ainsi Date de référence= date d'échéance de la facture.

  1. Renseignez le contenu des filtre si vous souhaitez limier la génération des factures selon ces filtres.
  2. Cliquez sur OK vous valider la génération des factures. Vous pouvez aussi planifier l'éxécution de la génération d'un état à une date ultérieure en cliquant sur Planifier. Renseignez alors les informations de dates et heure puis cliquez sur OK pour valider votre choix.
  3. Sauf anomalies, la facture est dorénavant générée.

Vérifier les anomalies

Le journal des traitements permet de tracées les anomalies qui bloquent la création des factures ou avoirs.

  1. Sélectionner l'icône du moteur de recherche Rechercher et saisir Journal de traitement puis sélectionner le lien associé
  2. Sélectionnez le Type de traitement . La liste des erreurs associées apparait dans la page.
  3. Cliquez sur le message d'erreur pour pouvoir le lire entièrement.

Si vous souhaitez supprimer les messages d'erreurs sélectionnés cliquez sur Gérer dans la barre d'actions puis Supprimer. Un message vous demandant de confirmer votre choix apparaît. Cliquez sur Oui pour valider votre choix. Sinon cliquez Non

Si vous souhaitez supprimer la totalité des messages d'erreur cliquez sur Vider dans la barre d'action. Un message vous demandant de confirmer votre choix apparaît. Cliquez sur Oui pour valider votre choix. Sinon cliquez Non

Comptabilisation des factures générées

  1. Sélectionner l'icône du moteur de recherche Rechercher et saisir Factures Vente puis sélectionner le lien associé ou bien cliquez sur Ventes appro puis Facture vente dans le menu prinicipal.

A partir de la liste des factures ventes provisoires il est possible de les comptabiliser individuellement ou par lot.

Pour comptabiliser une facture individuellement, sélectionnez la facture puis cliquez sur le bouton Validation et cliquer sur Valider

Pour comptabiliser une facture par lot, cliquez sur le bouton Validation puis cliquez sur Valider par lot. Une fenêtre s'ouvre afin de définir les conditions de validation de votre choix. Cliquez sur OK pour valider.

Création manuelle d'une Facture de Vente

  1. Sélectionner l'icône du moteur de recherche Rechercher et saisir Factures Vente puis sélectionner le lien associé ou bien cliquez sur Ventes appro puis Facture vente dans le menu prinicipal.
  2. Sélectionner le bouton + Nouveau pour créer une nouvelle facture de vente.
  3. Sélectionner le Nom du client. D'autres champs de la page sont désormais renseignés avec les informations standards du client sélectionné.
    • Adresse et contact du donneur d’ordre
    • Détails de l'avoir (onglet)
    • Informations de facturation (voir onglet facturation)
    • Groupe compta client
    • Contact

Les date de comptabilisation,date de documentet date d'échéance sont automatiquement remplies à partir de la date du jour de création et du code condition paiement .

  1. Cliquez ensuite dans l'onglet lignes sur le bouton lignes puis fonctions et Extraire lignes expédition. Une fenêtre avec la liste des lignes d'expédition disponibles s'ouvre.

  2. Sélectionner les bons d’expédition à facturer et cliquer sur OK. Les lignes apparaissent alors dans la facture.

  3. Cliquez sur Lancer dans la barre d'action puis de nouveau sur lancer
  4. Cliquez sur le bouton Validation dans la barre d'action et cliquer sur Valider

  5. Confirmez la validation du document en cliquant sur OK. Un message vous proposant de visualiser l'avoir comptabilisé à l'écran apparaît.

  6. Cliquez sur oui pour l'ouvrir, vous serez alors redirigé sur l'avoir comptabilisé. Sinon cliquez sur non pour ignorer le message