Génération de factures vente par lot

Généralités

Lorsque les commandes de vente sont expédiées, il est possible de les facturer. La facturation peut s’effectuer de plusieurs façons :

  • Par lot, en lançant le traitement « Générer factures »
  • A l’unité, en créant une facture manuelle avec extraction des lignes d’expédition
  • A partir de la commande de vente

Visualisation des expéditions validées

Il est possible de visualiser les expéditions non entièrement facturées à partir des écritures articles en posant les filtres suivants :

  • Type document : Expédition vente
  • Entièrement facturé : Non

Etat des ventes livrées non facturées

Cliquer sur l'icône de moteur de recherche Rechercher puis saisir Ventes livrées non facturées, cliquer le lien.

Saisir les informations concernant les filtres sélectionnés.

Cliquer aperçu et fermer

Facturation par lot

Sur le tableau de bord, cliquer sur Facturation vente, puis cliquer sur Générer facturation vente.

  • [x] Date de comptabilisation : entrer la date de comptabilisation de la facturation.
  • [x] Date document : entrer la date de la facture (Théoriquement identique à la date de comptabilisation).
  • [x] ID utilisateur : sélectionner l’utilisateur de façon à identifier qui a généré les factures.

  • [x] Code regroupement : filtre par Activité.

    Remarque : le système génère 1 facture par date d’échéance.

Type d’échéance

Type d’échéance « Standard »

Dans ce cas, l’échéance de la facture sera calculée de la façon suivante :

  • Date d’échéance facture = Date du document (traitement facturation) + Condition de paiement de la commande

Exemple : si le traitement de facturation est lancé avec une date de document au 26/01/2021, la date d’échéance de la facture sera la suivante :

  • Date d’échéance facture = Date du document + Condition de paiement de la commande

    = 26/01/2021 + 60 jours

    = 26/03/2021

Type d’échéance « Commande »

Exemple avec les informations suivantes :

  • Date échéance mini : 01/10/2016

  • Date échéance maxi : 31/10/2021

Si commande avec date échéance < date mini, alors date échéance facture = date mini

Si commande avec date échéance > date maxi, alors commande non traitée.

Si commande avec date échéance comprise entre date min et date max, la date d’échéance de la facture = date échéance commande.

Type d’échéance « Traitement »

Dans ce cas, l’échéance de la facture correspondra à la date d’échéance renseignée dans la fenêtre de traitement.

Si le traitement de facturation est lancé avec une date de document au 26/01/2021, la date d’échéance de la facture ne sera pas calculée à partir des conditions de paiement, mais reprendra la date d’échéance indiquée dans le traitement (31/01/2021, l’option « Date d’échéance fixée est cochée »).

Cas d’une date pivot renseignée dans la saison pour l’article

Quand une date pivot est renseignée dans la saison appliquée à un article, c’est cette date qui est prioritaire quel que soit le type d’échéance renseignée dans le traitement par lot (Vous aurez alors date pivot = date d’échéance de la facture).

Remarque : dans ce cas, le seul moyen de modifier la date d’échéance est d’aller dans la ligne article de la commande et de modifier le champ « écart date pivot » (dans la limite des dates début/fin échéance de la saison).

Filtres

Il est possible de poser des filtres pour limiter la génération des factures selon ces filtres.

Par exemple :

  • Vendeur
  • Centre de gestion
  • Réseau commercial
  • Activité de production
  • Ou ajouter de filtres dans l'onglet "Filtre article"

Ou ajouter des filtres dans l'onglet "Filtre Client".

Journal des traitements

Si des anomalies sont constatées bloquant la création des factures ou avoirs, les erreurs sont tracées dans le journal des traitements.

Cliquer sur l'icône de moteur de recherche Rechercher puis saisir Journal de traitement, cliquer sur le lien.

  • [x] Sélectionner le type de traitement, les erreurs associées apparaissent dans la page.
  • [x] Supprimer : Supprime les messages d’erreurs sélectionnés.
  • [x] Vider : Supprime la totalité des erreurs du type de traitement sélectionné.

Comptabilisation des factures générées

Une fois les factures générées, se rendre dans la liste des factures de vente provisoires pour pouvoir comptabiliser ces factures :

Vente appro > Facture vente

A partir de la liste des factures de vente provisoires, il est possible :

  • Soit comptabiliser les factures individuellement (Valider)
  • Soit comptabiliser les factures par lot (Valider par lot)