Facturation des ventes collecte

Généralités

Dans CallioAgri, deux flux de facturation sont disponibles :

  • Facturation des céréales

    Flux de facturation céréales

  • Facturation des oléagineux : facture d'acompte et facture définitive après saisie des résultats d'analyse.

    Flux de facturation oléagineux

Le type de facturation se définit dans le contrat de vente. Dans l'onglet Administratif, choisir dans la liste déroulante du champ Type facturation :

  • TBRI (Tous Bonis Réfactions Inclus) pour une facturation céréales standard.
  • Acompte pour une facturation des oléagineux avec acompte + facture définitive.

Paramétrages

Comptabilisation des réfactions sur vente, du transport sur vente et du boni d'huile

Les réfactions sur les ventes, le transport sur les ventes et le boni d'huile sont considérés comme des frais annexes. Pour les paramétrer :

  1. Depuis le moteur de recherche Loupe, saisir Frais annexes

  2. Créer les différents frais annexes en renseignant :

    • N° et description
    • Groupe compta produit et groupe compta produit TVA (nécessaires pour le transport uniquement)

  3. Depuis le moteur de recherche Loupe, saisir Paramètres Agri Collecte. Accéder à l'onglet Collecte vente et indiquer les Frais annexes à utiliser dans les champs suivants :

    • Transport : Code frais annexe (transport vte.)
    • Réfaction : Code frais annexe réfact Vente
    • Boni d'huile : Frais vente bonis d'huile

Paramétrages oléagineux

Formules de calcul du rendement d'huile, du boni d'huile et du point d'huile

Voir dans Paramètres collecte > Campagne agricole > Normes oléagineux.

Pourcentage d'acompte

Depuis le moteur de recherche Loupe, saisir Paramètres Agri Collecte et renseigner les champs suivants :

  • % Acompte oléagineux par défaut : Définir le coefficient appliqué lors de la facture d’acompte (Ex : 0,98 pour générer des factures d’acompte oléagineux à 98%). Ce coefficient sera renseigné par défaut dans le contrat de vente (valeur modifiable dans le contrat).

Comptabilisation

Depuis le moteur de rechercheLoupe, saisir Paramètres comptabilisation

  • Pour chaque couple Groupe compta marché x Groupe compta produit indiquer le compte à utiliser dans la colonne Compte acompte oléagineux

Choix du poids à appliquer dans la facture définitive et dans le mouvement de sortie de stock

Deux options sont disponibles. Le choix se renseigne dans l'onglet Collecte vente de la page Paramètres Agri Collecte :

  • Champ Sans impact stock oléagineux coché : CallioAgri applique le poids utilisé pour la facture d'acompte. Dans ce cas, le boni d'huile affiché dans la facture sera différent de celui affiché dans le bon de sortie validé, celui-ci étant calculé sur le poids aux normes suite aux analyses.
  • Champ Sans impact stock oléagineux décoché : CallioAgri applique le poids recalculé en fonction des analyses oléagineux. Dans ce cas, les écritures de mouvements de stock (écritures article) seront mises à jour à la saisie des analyses.

Prenons un exemple :

  • Livraison de 30 tonnes de colza.
  • Analyses : 9,5 % d'humidité - 1,8% d'impuretés - 44% d'huile
Champ Sans impact stock oléagineux = Coché Décoché
Poids facturé à l'acompte 30 t 30 t
Poids facturé dans la facture définitive (visible dans le champ Poids net réel du bon de sortie validé) 30 t 29,899 t
Poids du mouvement de sortie de stock 30 t 29,899 t
Boni d'huile calculé (visible dans le bon de sortie validé) en €/t facturée 46,604 46,604
Boni d'huile facturé (visible dans les lignes de facture) en €/t facturée 46,447 46,604

Mentions sur les documents de vente

Il est possible de paramétrer des textes personnalisés dans les éditions des factures et avoirs de vente de céréales et oléagineux. Voir la page Mentions documents vente

Facturation des céréales

  1. Depuis le moteur de recherche Loupe, saisir Générer factures vente céréales.

  2. CallioAgri affiche alors une page permettant de renseigner les filtres correspondant aux bons de sortie validés à facturer :

    • Renseigner au minimum la date comptabilisation et la date d'échéance
    • Cliquer sur OK pour lancer le traitement de facturation
    • CallioAgri génère une facture par contrat de vente
Note

Il est possible d'exclure un bon de livraison du traitement de facturation. Pour cela, dans le bon de sortie collecte validé, cocher Exclure traitement facturation.

  1. Accéder à la facture provisoire : depuis le moteur de recherche Loupe, saisir Factures céréales non validées et sélectionner la facture dans la liste :

    • Il est possible de modifier les éléments de la facture avant validation ou de la supprimer.
    • Pour chaque livraison, le n° du bon et la date de livraison sont indiqués au niveau des lignes de facture.

  2. Valider la facture :

    • Soit unitairement depuis la page des Factures céréales non validées en sélectionnant la facture dans la liste ou depuis la facture provisoire en cliquant sur Comptabilisation puis Valider
    • Soit par lot depuis la page Factures céréales non validées en sélectionnant Comptabilisation puis Valider par lot

  3. Les factures de vente validées sont accessibles depuis le menu Documents validés dans les Factures ventes enregistrées.

  4. Pour éditer la facture, la sélectionner dans la liste et cliquer sur Imprimer . Renseigner les filtres puis cliquer sur Imprimer (ou Envoyer à... puis Document PDF).

Note

Suivi de la facturation dans le bon de sortie validé :

  • le n° de la facture provisoire est indiqué dans le champ N° document vente
  • Après facturation, le champ facturé est coché et le n° de facture est indiqué dans le champ N° document vente enregistré.

Les écritures comptables associées à la facturation sont accessibles :

  • Simulation : Depuis la facture non validée en sélectionnant Action puis Validation et Aperçu compta
  • Ecritures définitives : Depuis la facture vente enregistrée en sélectionnant Traitement puis Naviguer

Facturation des oléagineux

La facturation des oléagineux se fait en 3 étapes :

  • Facture d'acompte
  • Saisie des analyses oléagineux
  • Facture définitive
Note

Pour facturer une livraison par le flux de facturation des oléagineux, le type facturation doit être Acompte dans le contrat de vente associé.

Facturation de l'acompte

  1. Depuis le moteur de recherche Loupe, saisir Générer factures vente oléagineux.

  2. CallioAgri affiche alors une page permettant de renseigner les filtres correspondant aux bons de sortie validés à facturer :

    • Renseigner au minimum la date comptabilisation et la date d'échéance
    • Cocher Facture acompte
    • Cliquer sur OK pour lancer le traitement de facturation.
    • CallioAgri génère une facture par contrat de vente.

  3. Accéder à la facture provisoire : depuis le moteur de recherche Loupe, saisir Factures oléagineux non validées et sélectionner la facture dans la liste.

    • Il est possible de modifier les éléments de la facture avant validation ou de la supprimer.
    • Pour chaque livraison, le n° du bon et la date de livraison sont indiqués au niveau des lignes de facture.

  4. Valider la facture :

    • Soit unitairement depuis la page des Factures oléagineux non validées en sélectionnant la facture dans la liste ou depuis la facture provisoire en cliquant sur Comptabilisation puis Valider
    • Soit par lot depuis la page Factures oléagineux non validées en sélectionnant Comptabilisation puis Valider par lot

  5. Les factures de vente validées sont accessibles depuis le menu Documents validés dans les Factures ventes enregistrées.

  6. Pour éditer la facture, la sélectionner dans la liste et cliquer sur Imprimer . Renseigner les filtres puis cliquer sur Imprimer (ou Envoyer à... puis Document PDF).

Note

Le bon de sortie validé, accessible depuis la page Sorties Collecte validées, indique que l'acompte a été facturé, ainsi que le n° et le montant de la facture d'acompte.

Renseigner les analyses oléagineux dans les bons de sortie validés

Saisie des analyses

Depuis la page Sorties collecte validées, accéder au bon de sortie validé puis renseigner les analyses dans l'onglet Analyses Oléagineux. Les valeurs du rendement d'huile, du boni d'huile et du point d'huile sont alors calculées selon les formules définies dans la campagne agricole (Voir la page Paramètres collecte > Campagne agricole > Normes oléagineux).

Fonction Copier analyses oléagineux

Cette fonction permet de copier les analyses oléagineux du bon de sortie validé affiché vers d'autres bons de sortie oléagineux validés, et évite ainsi d'ouvrir chaque bon de sortie validé individuellement.

Accéder au bon de sortie validé dont on veut copier les analyses :

  1. Cliquer sur Processus puis Copier analyses.

  2. CallioAgri affiche les analyses à copier et permet de sélectionner les bons dans lesquels ces analyses doivent être copiées.

    Note

    Pour que les bons de sortie apparaissent dans cette page, il faut que les factures d’acompte de ces bons aient été générées et validées.

  3. Dans la liste des bons de la page Copier analyses, cliquer sur Action, puis Fonction et Copier analyse.

  4. Les analyses sont copiées dans le bon sélectionné et les valeurs suivantes sont calculées automatiquement :

    • Rendement d’huile,
    • Point d’huile,
    • Bonis d’huile.

Création et validation de la facture définitive

Le processus de facturation définitive des oléagineux utilise le même traitement que la facturation de l'acompte. Dans la définition des filtres avant de lancer le traitement, ne pas cocher Facture acompte.

Facturer des frais dans la facture de vente

Facturer une réfaction

Depuis la liste des Sorties collectes validées :

  • Accéder au bon de sortie et le rouvrir
  • Renseigner le montant unitaire de la réfaction dans le champ Réfaction demandée
  • Cliquer sur Processus puis Lancer.

Prenons l'exemple d'une vente de céréales avec un prix unitaire à 200€/T et une réfaction de 3€/T demandée par le client. Sur la facture, on obtiendra deux lignes :

  • une ligne de vente de céréales à 200 €/T,
  • une ligne de réfaction vente à 3€/T.

Facturer des frais de transport

Dans la facture de vente, les frais de transport peuvent être inclus dans le prix ou apparaître comme une ligne distincte sur la facture de vente.

Les informations sont à saisir dans le contrat de vente (dans ce cas le bon de sortie associé au contrat héritera de ces informations) ou dans le bon de sortie collecte validé :

  • Cocher / décocher le champ Inclus au prix de vente
  • Renseigner le Prix unitaire du transport
Note

La facturation des frais de transport n'est possible que pour les contrats dont le type transport est départ.

Prenons l'exemple d'une vente de céréales avec un prix unitaire à 200€/T et un prix unitaire de transport à 5€/T :

  • Si le champ Inclus au prix de vente est coché :

    • En comptabilité, deux lignes d'écritures seront générées : une ligne de vente de céréales à 195€/T et une ligne de frais de transport à 5€/T,
    • Sur l'édition de la facture, une seule ligne sera présente : ligne de vente de céréales à 200 €/T.

  • Si le champ Inclus au prix de vente est décoché :

    • En comptabilité, deux lignes d'écritures seront générées : une ligne de vente de céréales à 200€/T et une ligne de frais de transport à 5€/T,
    • Sur l'édition de la facture apparaîtront : une ligne de vente de céréales à 200€/T et une ligne de frais de transport à 5€/T.

Facturer des majorations de stockage

Les majorations de stockage sont appliquées par le traitement de facturation selon les informations renseignées sur le contrat de vente.

Voir Vente Collecte > Contrats vente collecte

Depuis la version V2023.01 de CallioAgri, les majorations de stockage sont facturées comme frais annexes (sauf cas particulier de l'union de vente). Ainsi, les majorations sont intégrées au coût des céréales achetées ou vendues.

Définir des paramètres de majoration par défaut (facultatif)

CallioAgri permet de définir par espèce des paramètres de majoration qui s'appliqueront par défaut dans tout nouveau contrat de vente ou d'achat négoce.

Paramètres Description
Prix majoration par défaut Permet de définir le montant de la majoration utilisée dans les contrats de vente céréales et les contrats d'achat négoce. Il est exprimé en €/T/période. Ce montant sera renseigné par défaut à la création d'un nouveau contrat (modifiable).
Mois début majoration Permet de définir le mois de début de calcul des majorations. Il sera renseigné par défaut à la création d'un nouveau contrat (modifiable).

Pour définir ces paramètres :

  1. Accéder à la liste des espèces : Cliquer sur l'icône du moteur de recherche Loupe, et saisir Code espèce.
  2. Sélectionner l'espèce à paramétrer dans liste et cliquer sur Paramètres espèce.
  3. Renseigner les paramètres Prix majoration par défaut et Mois début majoration

Définir les paramètres de comptabilisation

Compte comptable pour les majorations
  1. Depuis le moteur de recherche Loupe, saisir Paramètres comptabilisation.
  2. Renseigner le compte général pour comptabiliser les majorations ventes dans la colonne Compte vente majoration
Frais annexes (à partir de la version V2023.01 de CallioAgri)

Les majorations sont comptabilisées (sauf cas particulier de l'union de ventes céréales) comme frais annexes.

Il est nécessaire de créer un type de frais annexes dédié aux majorations ventes :

  1. Depuis le moteur de recherche Loupe, saisir Frais annexes .
  2. Cliquer sur Nouveau et renseigner :
    • N° : code du frais annexe. Par exemple : MAJO VENTE
    • Description : libellé du frais annexe

Puis :

  1. Depuis le moteur de recherche Loupe, saisir Paramètres Agri Collecte
  2. Dans l'onglet Collecte Vente, renseigner le paramètre Code frais annexe majoration vente en sélectionnant le frais annexe à utiliser dans la liste.

Facturation (Factures et avoirs)

Selon les données renseignées dans le contrat, CallioAgri calcule les majorations de stockage. Pour chaque livraison affectée au contrat, une ligne de facture de type Frais annexes (à partir de la V2023.01 de CallioAgri) sera générée précisant le nombre de périodes et le montant unitaire.

Exemple : Pour une livraison de 30 tonnes de blé avec un coût unitaire de majoration à 0.465 €/t et 17 quinzaines de stockage, la description de la ligne de facture contiendra "Majoration : 17 périodes x 0,465".

Note

Dans les versions précédentes de CallioAgri, la ligne de facture des majorations est de type Article.

Cas particulier de l'union de vente : Dans les factures d'achat et de vente entre l'union de vente et la société partenaire, les lignes de facture ne sont pas de type Frais annexes mais de type Compte général.

Comptabilisation

A la validation de la facture sont générées :

  • une écriture comptable affectée - selon les groupes compta définis sur le contrat - au compte général défini dans les paramètres comptabilisation pour les majorations vente

  • une écriture valeur de type cout direct

Note

Cas particulier de l'union de vente : Aucune écriture valeur n'est générée pour les majorations provenant des factures entre l'union et la société partenaire.

Cas particuliers

Facturer un poids différent du poids net (poids pesé au départ du silo)

Depuis la liste des Sorties collectes validées :

  • Accéder au bon de sortie et le rouvrir
  • Renseigner le poids dans le champ Poids à facturer
  • Cliquer sur Processus puis Lancer.
Note

Impact sur les stocks : Le poids à facturer sera le poids appliqué dans le mouvement de sortie de stock. L'écart entre le poids net initial et le poids à facturer sera régularisé par un mouvement de type boni pour FranceAgrimer (géré par des écritures article avec une cellule d'ajustement dans CallioAgri).

Cas des clients en option fiscale (ayant plusieurs identifiants intracommunautaires)

Lorsqu'un client (ou fournisseur) à plusieurs identifiants intracommunautaires, le n° paramétré par défaut sur la fiche client :

  • est renseigné automatiquement dans le contrat de vente
  • est modifiable
  • et sera utilisé dans le traitement de facturation.

Il est possible de le modifier avant de lancer chaque traitement de facturation :

  1. Depuis la liste des Contrats vente, accéder au contrat à facturer et le rouvrir.

  2. Dans l'onglet Administratif, sélectionner dans la liste déroulante le N° identifiant intracommunautaire à appliquer sur la facture.

  3. Le groupe compta marché et le groupe compta marché TVA sont mis à jour avec les valeurs associées à l'identifiant intracommunautaire.

  4. Verrouiller le contrat.

Note

Un client (ou fournisseur) ayant plusieurs identifiants communautaires est identifié par le champ Option fiscale TVA coché sur sa fiche client (ou fournisseur). Les identifiants intracommunautaires sont paramétrés dans la page N° identif. intracomm accessible depuis la fiche.

Cas des ventes en suspension de taxe

Les ventes en suspension de taxe sont gérées à partir du contrat de vente, avant de lancer le traitement de facturation :

  1. Depuis la liste des Contrats vente, accéder au contrat de vente à facturer et le rouvrir.

  2. Dans l'onglet Administratif, sélectionner dans les listes déroulantes le Groupe compta marché et le Groupe compta marché TVA à appliquer sur la facture.

  3. Verrouiller le contrat.

Cas du taux de TVA à appliquer selon la destination du produit

Selon la destination finale d'un produit (alimentation animale, alimentation humaine ou biocarburant), le taux de TVA à appliquer au produit est différent.

Dans CallioAgri, cela se gère par le groupe compta produit TVA (et par le groupe compta produit si cela implique des règles de comptabilisation particulières) associés au produit.

Dans le flux de vente, ce sont le groupe compta produit et le groupe compta produit TVA indiqués sur le contrat de vente qui seront appliqués en facturation. Ils sont renseignés automatiquement à la saisie de l'article par les données de la fiche article.

Il est possible de les modifier avant de lancer chaque traitement de facturation céréales ou d'acompte oléagineux :

  1. Depuis la liste des Contrats vente, accéder au contrat de vente à facturer et le rouvrir.

  2. Dans l'onglet Administratif, sélectionner dans les listes déroulantes le Groupe compta produit et le Groupe compta produit TVA à appliquer sur la facture.

  3. Verrouiller le contrat.

Note

Dans la facture définitive oléagineux, ce sont les paramètres de comptabilisation de la facture d'acompte qui seront appliqués.