Ordres de chargement
Généralités
L'ordre de chargement est la fonctionnalité CallioAgri pour la gestion de l'affrètement. On crée un ordre de chargement pour affréter une marchandise entre deux sites (magasin, fournisseur, client).
L'ordre de chargement est une étape facultative de plusieurs processus CallioAgri :
- Transferts de céréales : étape préalable au transfert entre deux magasins
- au sein d'une même société
- entre des sociétés partenaires (flux inter-compagnies)
- Vente de céréales :
- Etape entre le contrat de vente et la livraison d'un magasin vers le client
- Etape entre le cadencier de livraison du contrat et la livraison d'un magasin vers le client
- Dans le cas des livraisons directes (de l'agriculteur vers le client), l'ordre de chargement permet de générer simultanément et d'associer la livraison client et la réception agriculteur.
- Dans le cas des livraisons par péniche, l'ordre de chargement permet aussi de gérer l'alimentation de la péniche
A chaque étape, on hérite de données de l'étape précédente. Par exemple : un ordre de chargement créé depuis un contrat de vente de céréales sera pré-renseigné avec des données provenant du contrat. Il en est de même pour la livraison qui sera créée à partir d'un ordre de chargement.
Vous trouverez le lien vers la documentation sur ces différents processus dans la section Voir aussi à la fin de cet article.
Note
L'ordre de chargement est une fonctionnalité utilisée par le module céréales et par le module appro de CallioAgri. Dans cet article, nous aborderons uniquement l'utilisation de l'ordre de chargement par le module céréales.
Créer un ordre de chargement
Un ordre de chargement peut-être créé à partir :
d'un ordre de chargement vierge : ouvrir la liste des ordres de chargement à partir du moteur de recherche
, saisir Ordre de chargement puis cliquer sur Nouveaud'un contrat de vente ou du cadencier d'un contrat de vente : Voir Logistique vente.
d'un ordre de chargement existant (par exemple pour alimenter une péniche ou un silo portuaire) : bouton Créer ordre de chargement pour lier les 2 ordres de chargement ou Nouveau pour créer un ordre de chargement non lié.
- d'un contrat d'achat collecte : bouton Créer ordre de chargement dans le contrat de vente.
- de l'onglet Cadencier livraison de la fiche d'un contrat de vente céréales : bouton Créer ordre de chargement.
Principaux champs à renseigner (voir en fin d'article pour une description de l'ensemble des champs) :
- N° campagne
- Dates du transport
- Type doc origine : choisir un type de document (ex : contrat vente céréales) ou laisser vide pour un transfert
- N° doc origine (si un type doc origine a été sélectionné)
- Code article (Attention : le code article doit être identique au code article du document origine)
- Quantité : Quantité totale à transporter
- Contenu type chargement : Quantité par unité de transport (ex : 30 tonnes pour un camion).
- Données de provenance :
- Type provenance : magasin, client ou fournisseur
- Code provenance : sélectionner le code du magasin, client ou fournisseur, le nom et l'adresse se renseigneront automatiquement.
- Données de destination :
- Type destination : magasin, client ou fournisseur
- Code destination : sélectionner le code du magasin, client ou fournisseur, le nom et l'adresse se renseigneront automatiquement.
- Données de transport :
- Organisation transport : renseigné par défaut par Interne mais modifiable
- Code fournisseur transporteur
- Type facturation transport : renseigné par défaut par Par transport (qté=1) mais modifiable.
- Mode de transport : voir ci-dessous.
- Type de transport : rendu ou départ
Particularité du champ *Mode de transport* :
Si l'ordre de chargement est créé depuis la liste des ordres de chargement ou depuis un ordre de chargement :
Si le code espèce associé à article saisi dans l’ordre de chargement est paramétré avec Mouvement stock typé, alors le champ Mode de transport sera initialisé par la valeur du champ Mode de transport par défaut défini dans la page des modes de transport.
Si l'ordre de chargement est créé depuis un contrat de vente céréales :
Soit le mode de transport est renseigné dans la fiche du contrat, et par conséquent, le champ mode de transport sur l’ordre de chargement sera initialisé avec la même valeur.
Soit le mode de transport est vide dans la fiche du contrat, et lorsqu’un mode de transport par défaut est paramétré dans les modes de transport, le champ Mode de transport de l’ordre de chargement sera initialisé avec la même valeur.
Si l'ordre de chargement est créé depuis une ligne de cadencier du contrat de vente céréales :
- Si le mode de transport est renseigné dans le contrat, alors la valeur sera reprise ordre de chargement.
- Si le mode de transport n’est pas renseigné dans le contrat , c’est le mode de transport associe au N° client à livrer renseigné dans la fiche client qui sera renseigné dans l’ordre de chargement.
- Si le mode de transport n’est renseigné ni dans le contrat de vente, ni dans la fiche du client du contrat de vente, alors le mode de transport par défaut est paramétré dans la page des Modes de transport sera renseigné sur l’ordre de chargement.
Commande de transport liée à un ordre de chargement
Créer une commande de transport depuis un ordre de chargement
Prérequis
La création d'un article Transport est nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité.
Le code de cet article doit être renseigné dans le champ Code article transport de la page Paramètres Agri Collecte.
Création de la commande de transport
Pour créer une commande de transport à partir de la fiche d'un ordre de chargement :
- Renseigner le code fournisseur transport
- Sélectionner l'unité de commande (par transport ou par quantité) dans Type facturation transport
- Cliquer sur Créer commande transport dans le menu de l'ordre de chargement
- CallioAgri crée une commande d'achat qui sera consultable et modifiable dans la page Commandes achat du module Appro.
- Si Type facturation transport = par quantité, la quantité de la ligne de commande sera la quantité de l'ordre de chargement
- Si type facturation transport = par transport, la quantité de la ligne de commande sera le nombre de types de chargement de l'ordre de chargement.
Ajout d'une ligne dans une commande de transport existante
Il est aussi possible d'ajouter une ligne dans une commande de transport existante :
- Choisir le code fournisseur transport
- Dans N° commande transport, sélectionner la commande d'achat
- Un message apparaît, proposant de créer une nouvelle ligne dans la commande sélectionnée
Envoyer un mail depuis un ordre de chargement comportant une commande de transport
CallioAgri permet de déclencher des envois de mails depuis un ordre de chargement comportant une commande d’achat pour informer d’un transport à venir.
Dans cet article, nous allons présenter comment mettre en place cette fonctionnalité pour envoyer un mail au fournisseur de transporteur, ainsi qu’un mail à l’agriculteur dans le cas d’un enlèvement ferme.
Cliquer sur l'icône de moteur de recherche puis saisir Sélection des états appro agri. Paramétrer Ordre de chargement agriculteur, Ordre de chargement transporteur, et cocher Utiliser pour le corps du message e-mail.
Cliquer sur l'icône de moteur de recherche puis saisir Compte de messagerie. Créer un compte de messagerie de type SMTP.
Cliquer sur l'icône de moteur de recherche puis saisir Affectation des scénarios par e-mail. Affecter au compte de messagerie nouvellement créé le scénario Ordre de chargement. Faire de ce compte de messagerie celui par défaut.
Cliquer sur l'icône de moteur de recherche puis saisir Profil d’envoi de documents. Créer un profil. Renseigner dans l'adresse e-mail : Oui (Utiliser les paramètres par défaut).
Cliquer sur l'icône de moteur de recherche puis saisir Paramètres agri collecte. Dans l’encart Collecte stock, activer Envoi de mails ordre de chargement. Renseigner Objet e-mail transporteur, en utilisant du texte et la variable %1. De même pour Objet e-mail agriculteur. Renseigner dans le profil d’envoi ordre de chargement celui créé dans l’étape précédente.
Générer un document logistique depuis un ordre de chargement
Quatre fonctions de générations de documents de transport sont accessibles depuis la fiche d'un ordre de chargement :
- Créer bon de sortie transfert céréales : génère et ouvre le bon de sortie transfert créé.
- Créer bon de sortie céréales : génère et ouvre le bon de sortie collecte créé.
- Créer livraison directe agriculteur :
- Génère une sortie collecte et une réception collecte
- Ouvre le bon de sortie collecte créé. La validation du bon de sortie collecte validera le bon de réception collecte associé.
- Voir aussi Logistique - Livraison directe agriculteur
- Créer ordre de chargement : génère un nouvel ordre de chargement destiné à alimenter une péniche ou un silo portuaire par des transferts. Le nouvel ordre de chargement hérite de données de l'ordre de chargement depuis lequel il a été créé, notamment :
- N° document origine = N° de l'ordre de chargement initial
- Code destination = Magasin d'origine de l'ordre de chargement initial
Suivre la réalisation d'un ordre de chargement
Les bons de sortie collecte, bons de sortie transfert et bon de réception collecte liés à un ordre de chargement :
Avant validation :
- sont consultables avant leur validation depuis le menu Associé de l'ordre de chargement à partir duquel ils ont été créés
- contiennent le n° de chargement auquel ils sont liés dans le champ Ordre de chargement
Après validation :
- ne sont plus consultables depuis le menu Associé de l'ordre de chargement
- contiennent le n° de chargement auquel ils sont liés dans le champ Ordre de chargement
Le champ Nombre d'unités réalisées de l'ordre de chargement est incrémenté à chaque transport validé.
Note
Lorsque :
- l’unité de mesure de réalisation de l’ordre de chargement est le nombre de transports (Type facturation transport = Par transport (qté=1)),
- et que le nombre d’unités réalisées est égale au nombre de types de chargement,
- et que l’utilisateur tente de créer un nouveau bon de sortie, alors un message apparaît : "Le nombre de chargements prévu est déjà réalisé".
Consulter et modifier les ordres de chargements
Pour consulter la liste des ordres de chargement :
- En statut ouvert ou lancé : Accéder à la page Ordres de chargement
- En statut ouvert ou lancé dans le(s) magasin(s) dont l'utilisateur est enregistré comme magasinier : Accéder à la page Ordres de chargement dépôt
- En statut archivé dans le(s) magasin(s) dont l'utilisateur est enregistré comme magasinier : Accéder à la page Ordres de chargement dépôt archivés
Pour consulter ou modifier un ordre de chargement :
- Depuis le moteur de recherche , accéder à la page Ordres de chargement ou Ordres de chargement dépôt
- Ouvrir l'ordre de chargement à modifier en cliquant sur son n° dans la liste.
Si le statut de l'ordre de chargement est Lancé, on ne pourra modifier que les données de l'onglet Transport.
Dupliquer un ordre de chargement
Dans un ordre de chargement, la fonction Dupliquer ordre de chargement permet de dupliquer l'ordre de chargement affiché.
La duplication :
Crée un nouvel ordre de chargement avec un nouveau numéro (même numéro que l’OC dupliqué suivi d’un indice (ex : OC0001-2 où OC0001 est le N° de l’OC dupliqué)).
Reprend, dans ce nouvel ordre de chargement, les données de l'ordre de chargement dupliqué, exceptées les données liées à l'exécution de l'ordre de chargement (contenu du chargement, fournisseur transport, N° commande transport par exemple).
Renseigne le champ « N° OC initial » dans l’ordre de chargement créé afin de garder le lien entre les ordres de chargement concernés par la duplication.
Un ordre de chargement pourra être dupliqué uniquement si le champ « N° OC initial » est vide ou identique au numéro de l’ordre de chargement à dupliquer.
La quantité de l’ordre de chargement initial devra être modifiée manuellement : la quantité du nouvel ordre de chargement créé lors de la duplication n'est pas automatiquement déduite de l'ordre de chargement dupliqué.
Depuis un ordre de chargement, il est possible d'accéder à la liste des ordres de chargement liés par duplication (bouton Ordres de chargement dupliqués).
Ordres de chargement et flux inter-compagnies
Dans les flux inter-compagnies, l'ordre de chargement d'un transfert se crée dans la société qui demande le transfert.
Voir :
Description des champs d'un ordre de chargement
Données générales
| Donnée | Description |
|---|---|
| N° | Code - Saisie manuelle ou automatique selon paramétrage des souches de numéros. |
| Description | Saisie manuelle ou description du contrat de vente depuis lequel l'ordre de chargement a été créé - Informatif. |
| Type transport | Sélection dans une liste paramétrable. |
| Statut | Informe sur le statut de l'ordre de chargement : Ouvert, Lancé ou Archivé. |
| Code responsable | Permet de sélectionner le magasinier. |
| Code responsable logistique | Permet de sélectionner le responsable logistique (dans la liste des magasiniers). |
| Date création | Automatique - Date de création de l'ordre de chargement. |
| Date départ prévue début | Saisie manuelle ou donnée renseignée automatiquement lorsqu'on crée l'ordre de chargement depuis un contrat de vente. |
| Date départ prévue fin | Saisie manuelle ou donnée renseignée automatiquement lorsqu'on crée l'ordre de chargement depuis un contrat de vente. |
| Date arrivée prévue début | Saisie manuelle ou donnée renseignée automatiquement lorsqu'on crée l'ordre de chargement depuis un contrat de vente. |
| Date arrivée prévue fin | Saisie manuelle ou donnée renseignée automatiquement lorsqu'on crée l'ordre de chargement depuis un contrat de vente. |
| Type doc. origine | Permet de sélectionner le type de document à l'origine de l'ordre de chargement. Pour le module céréales, les types de documents utilisés sont : - Contrat vente céréales (pour les contrats de vente et les contrats d'achat négoce) - Contrat achat céréales (pour les contrats d'achat collecte) - Ordre de chargement (par exemple, pour un ordre de chargement destiné à l'alimentation d'une péniche ou d'un silo portuaire par des transferts) Pour un transfert entre magasins, ce champ est laissé vide. |
| N° document origine | Permet de sélectionner le document à associer à l'ordre de chargement. Par exemple, un numéro de contrat de vente. |
| N° ligne cadencier | Permet de sélectionner le n° de la ligne de cadencier du contrat de vente ou du contrat d'achat négoce. |
| N° article | Sélectionner dans la liste des articles |
| Description article | Renseigné automatiquement à la sélection de l'article |
| Libellé commercial article | Saisie manuelle - Informatif |
| Référence commande client | Saisie manuelle - Informatif |
| Quantité | Saisir la quantité à transporter |
| Contenu Type chargement | Saisir la quantité transportée par type de chargement. Par exemple : 30 tonnes pour un camion |
| Nombre de type de chargement | Calculé automatiquement = Quantité / Contenu type chargement. Saisie manuelle possible. |
| Nombre d'unités réalisées | Donnée calculée indiquant le nombre de documents associés à l'ordre de chargement. Par exemple, si deux sorties collecte validées ont été associées à l'ordre de chargement, la nombre d'unités réalisées sera 2. |
Origine et destination du transport
| Donnée | Description |
|---|---|
| A partir du type | Permet de renseigner le type d'origine : magasin / fournisseur / client |
| Code provenance | Permet de sélectionner la provenance du transport selon le type d'origine. Par exemple, un code fournisseur ou un code magasin. |
| Nom expéditeur et données d'adresse | Renseignés automatiquement selon le code provenance sélectionné. |
| Type destination | Permet de renseigner le type destination : magasin / fournisseur / client |
| Code destination | Permet de sélectionner la destination du transport selon le type destination. Par exemple, un code client ou un code magasin. |
| Nom destination et données d'adresse | Renseignés automatiquement selon le code destination sélectionné. champ modifiable. |
Données transport et logistique
| Donnée | Description |
|---|---|
| Organisation transport | Permet d'indiquer s'il s'agit d'un transport assuré par la flotte de la société (interne) ou par un transporteur (externe). |
| Code fournisseur transport | Permet de sélectionner un transporteur dans la liste des fournisseurs. |
| Type facturation transport | Permet d'indiquer si le transport est facturé selon la quantité ou le nombre de transports. |
| N° commande transport et n° ligne commande transport | Indique le n° de commande et le n° de ligne de commande associées à l'ordre de chargement. |
| Date solde | Saisie manuelle - permet de suivre l'historique de l'ordre de chargement. |
| Date de mise à jour | Saisie manuelle - permet de suivre l'historique de l'ordre de chargement. |
| Date suppression | Saisie manuelle - permet de suivre l'historique de l'ordre de chargement. |
| Code mode livraison | Permet de sélectionner dans la liste paramétrable des modes de livraison. |
| Mode de transport | Permet de sélectionner dans la liste paramétrable des modes de transport. Les sorties collecte ou transfert créées depuis l'ordre de chargement hériteront de cette valeur, utilisée pour les déclarations FranceAgrimer. |
| Type de transport | Permet d'indiquer s'il s'agit d'un transport en rendu ou en départ. |
| Nom péniche | Saisie manuelle. |
| Nom agréeur | Saisie manuelle. |
| Agréage départ | Activer le bouton pour indiquer si un agréage doit être réalisé avant le départ de la marchandise. |
| Date de mise à port | Saisie manuelle. |
Données relatives aux flux inter-compagnies
| Donnée | Description |
|---|---|
| Code du partenaire IC | Sélectionner le code du partenaire d'où partira la marchandise. La liste des magasins sélectionnables dans le champ Code provenance sera celle du partenaire. |
| Pour le compte de | Indique que l'ordre de chargement est réalisé pour le compte d'un partenaire. Coché automatiquement si un code partenaire IC est renseigné. |
| Silo partagé | Coché automatiquement si le magasin de provenance sélectionné est un magasin partagé entre plusieurs partenaires. |
| Statut IC | Pour le suivi des transactions inter-compagnie : indique le statut d'envoi de l'ordre de chargement dans la société partenaire. |
| Envoyer le document IC | Pour le suivi des transactions inter-compagnie : le bouton doit être activé pour permettre l'envoi de l'ordre de chargement dans la société partenaire par la fonction Envoyer document IC. |
| Direction IC | Pour le suivi des transactions inter-compagnie : indique s'il s'agit d'un document entrant ou sortant. |
Voir aussi
Utilisation de Business Central
Logistique - Livraison directe agriculteur
Flux inter-compagnies - Ordres de chargement inter-compagnies