Compensation

Principe

Le régime de compensation est valable dans l'ERP en raison d'un accord spécifique au secteur agricole.

La règle de gestion de la compensation s'opère comme suit : une ou plusieurs pièces fournisseurs (factures d'achat collecte) vont se lettrer avec d'autres pièces fournisseurs (par exemple avoirs achat collecte) et se compenser avec des pièces clients (factures ou avoirs vente appros par exemple). Des écritures de compensation vont être effectuées afin de lettrer toutes ces pièces ensemble et payer (si tel est le cas) le solde à agriculteur.

L'outil propose une compensation séquentielle avec une priorisation de l'antériorité des écritures ouvertes, que ce soit côté fournisseur comme côté client.

Paramétrage

Paramétrage général

  1. Depuis le moteur de recherche Rechercher, saisir Paramètres Agri

  2. Dans l'onglet Compensation, renseigner :

    • Type compensation : Séquentielle
    • Code journal Compensation : sélectionner un journal dédié à la compensation
    • Compte contrepartie compensation : compte d'attente servant de zone tampon permettant de basculer les écritures d'un collectif vers un autre
    • Compensation appliquer date échéance facture : permet de choisir la date d'échéance à appliquer aux dates de compensation
      • Si cette coche est désactive : date compta = date échéance = date traitement choisie au lancement du traitement
      • Si coche active : date compta = date traitement, date échéance = date échéance de la facture achat en train d'être compensée

Paramétrage des comptes généraux

Il est possible de bloquer certains comptes généraux à la compensation :

  1. Depuis le moteur de recherche Rechercher, saisir Plan comptable

  2. Choisir le compte général souhaité

  3. Renseigner :

    Champ Activé Résultat
    Compte non compensable Oui Compte comptable non compensable
    Compte non compensable Non Compte comptable compensable

Paramétrage du collectif

Pour appliquer le régime de compensation à un agriculteur, le code collectif doit être renseigné dans la fiche agriculteur. Il s'agit de la combinaison du groupe compta tiers (fournisseur/client) avec les groupes compta marché correspondants.

  1. Depuis le moteur de recherche Rechercher, saisir Collectif

  2. Renseigner la colonne :

    • Compensable par défaut : à cocher
  3. Sur la fiche agriculteur dans l'onglet Administratif, renseigner le champ collectif en sélectionnant le collectif souhaité.

Paramétrage de la fiche fournisseur d'un agriculteur

  1. Depuis le moteur de recherche Rechercher, saisir Fournisseurs

  2. Dans l'onglet Agri, renseigner :

Champ Activé Résultat
Compensation autorisée Oui Le fournisseur est compensable.
Compensation autorisée Non Le fournisseur n'est pas compensable.
Note

Si la coche Compensation autorisée est désactivée dans la fiche fournisseur d'un agriculteur, lors du lancement de la proposition de compensation, cet agriculteur sera présent dans la feuille de compensation séquentielle mais aucune autre pièce - ni client, ni fournisseur - ne sera lettrée avec les factures d'achat collecte de cet agriculteur et elles lui seront payées en totalité.

Paramétrage de la feuille de compensation

  1. Depuis le moteur de recherche Rechercher, saisir Modèle feuille capital

  2. Renseigner :

    Champ Description
    Nom A définir
    Description Description succincte du nom
    Code journal Facultatif
    Type contrepartie Laisser par défaut
    N° contrepartie Ne rien renseigner
    N° souche A sélectionner dans la liste
    Souches de n° validation Facultatif
    Souches de n° validation en compta Facultatif
    Type mouvement Ne rien renseigner
    Type Compensation
    ID page 8087893
    Nom page En lien avec l'ID page

  3. Cliquer sur Associé, Modèle puis sur Nom feuille capital

  4. Renseigner :

    Champ Description
    Nom A définir
    Description Description succinte du nom
    Type compte contrepartie Laisser par défaut
    N° compte contrepartie Ne rien renseigner
    N° souche Reprend par défaut la souche renseignée dans le modèle de feuille
    Souche de n° validation Facultatif
    Souche de n° validation en compta Facultatif
    Type mouvement Ne rien renseigner

Processus de compensation

Fonctionnement

La compensation s'effectue à partir de factures fournisseurs (de collecte). Ce sont des écritures fournisseurs dont la zone Compensable par défaut est cochée dans le collectif associé.

En fonction des écritures clients ou fournisseurs, le traitement de compensation va soit lettrer les écritures, soit générer des écritures de compensation entre le fournisseur et le client puis faire le lettrage.

A partir des factures fournisseur, le parcours des écritures se fait dans l'ordre suivant :

  • Ecritures fournisseurs de même code collectif ou de même groupe compta fournisseur que la facture fournisseur :

    • lettrage des avoirs fournisseurs
    • lettrage des paiements fournisseurs (avances financières)
    • lettrage des écritures d'OD fournisseurs positives (exemple souscription de capital) si le paramétrage au lancement du traitement le permet

  • déduction des retenues en fonction de l'ordre de priorité

  • lettrage des écritures clients avec écritures de compensation (selon options définies au lancement du traitement)

La compensation et le lettrage se font à concurrence du montant ouvert des écritures fournisseurs.

Lancement du traitement

  1. Depuis le moteur de recherche Rechercher, saisir Feuille compensation

  2. Cliquer sur Processus puis Proposer compensation et renseigner :

    Champ Description
    Date de traitement Date de compta
    Date échéance maxi fournisseur Date d'échéance maximale des écritures fournisseurs prises en compte dans la compensation
    Date échéance maxi client Date d'échéance maximale des écritures clients prises en compte dans la compensation
    Compensation opérations diverses Activer si les OD positives doivent être prises en compte dans la compensation
    Filtre journal opérations diverses Si le champ précédent est actif, possiblité de choisir les journaux pour lesquels les OD doivent être prises en compte. Par exemple si on souhaite ne prendre que les OD de souscription de parts sociales, on pourra choisir le code journal paramétré dans les paramètres de gestion de capital. Si ce champ est vide, toutes les OD de tous les codes journaux seront pris en compte dans la compensation.
    Appliquer le collectif aux écritures client Si cette option est activée, le code collectif de la facture achat sera appliqué en filtre dans la sélection des écritures clients à proposer en compensation. Sinon pas de filtre à appliquer sur le collectif des écritures client.
    Pas de lettrage partiel client Si cette option est à activée, les factures clients ne seront proposées que si elles se lettrent totalement. Une facture vente qui ne peut pas être compensée entièrement ne sera pas proposée.

  3. Cliquer sur OK , la feuille de compensation est alimentée

Note

S'il existe des lignes dans la feuille de compensation séquentielle, avant de cliquer sur Proposer compensation, cliquer sur processus puis sur vider la feuille.

Il est possible de ne pas compenser un agriculteur. Pour cela sélectionner la ligne de l'agriculteur en question puis cliquer sur Processus puis sur Neutraliser ligne.

Les OD positives (de type remboursement de capital par exemple) ne sont pas prises en compte dans le processus de compensation mais peuvent faire l'objet de lettrage a posteriori, par exemple dans le bordereau de paiement généré suite à la validation de la feuille de compensation.

3 niveaux de lecture

1er Niveau de lecture

Pour chaque agriculteur, il est possible de visualiser :

Champ Description
Solde agriculteur Somme des écritures fournisseurs ouvertes sur la période de type facture achat collecte
Code collectif Code collectif de la fiche fournisseur
Groupe compta. tiers Groupe compta. fournisseur de la fiche fournisseur
Montant à compenser sur les écritures clients Ecritures clients ouvertes sur la période (factures et avoirs)
Montant à lettrer écritures fournisseur Somme des écritures fournisseurs ouvertes sur la période de type avoir
Reste à payer Solde à payer à l'agriculteur (Solde agriculteur - Montant à compenser sur écritures clients - Montant à lettrer écriture fournisseur - la colonne Balance Retenue)

En cliquant sur le volet récapitulatif, on obtient des informations sur les potentielles retenues.

2ème Niveau de lecture

Il est possible, pour chaque agriculteur, de dérouler la liste des factures d'achat.

Les champs ci dessous se renseignent :

Champ Description
Date de comptabilisation Date de traitement
N° document Se renseigne automatiquement avec un N° par ligne
Vente / Achat Achat
Type document Facture
N° document agriculteur N° de la facture
Solde Agriculteur Montant de la facture d'achat
Code collectif Code collectif du document
Groupe compta. tiers Groupe compta tiers du document
Date échéance Date d'échéance du document
Montant à compenser - écritures clients Montant des écritures clients se compensant sur cette facture d'achat
Montant à lettrer - écritures fournisseurs Montant des écritures fournisseurs se lettrant avec cette facture d'achat
Reste à payer Il se calcule : Solde agriculteur - montant à compenser écritures clients - montant à lettrer écritures fournisseurs
Montant compensé Somme des écritures fournisseurs à lettrer et des écritures clients à compenser
Code mode règlement Mode de règlement achat paramétré sur la fiche de l'agriculteur
3ème Niveau de lecture

L'ERP permet de visualiser les opérations de compensation et l'utilisateur a la possibilité de choisir un certain nombre d'écritures à compenser parmi la liste des écritures compensables proposées :

  1. Se placer sur la ligne de l'agriculteur et la pièce fournisseur choisie.
  2. Cliquer sur Processus puis sur Détails compensation.
  3. Les écritures comprenant un ID lettrage compensation peuvent être délettrées en cliquant sur Lettrer.
  4. Les écritures ne comprenant pas d'ID lettrage compensation peuvent être lettrées en cliquant sur Lettrer.
  5. Pour une pièce, il est possible de modifier le montant à compenser en renseignant le montant souhaité dans Montant à lettrer.
  6. Cliquer sur Fermer pour revenir à la feuille de compensation.
  7. Si vous avez modifié la proposition, le montant dans le champ Montant compensé a évolué et donc le reste à payer.

Validation de la compensation

Process

Cliquer sur Processus puis sur Valider le lettrage pour valider la feuille de compensation.

Lors de la validation de la feuille de compensation, le choix est offert à l'utilisateur de créer ou non un bordereau de répartition permettant de payer les agriculteurs via un bordereau multi-banques. Si le choix est à non, les agriculteurs peuvent être payés par la suite à partir d'une feuille ou d'un bordereau de paiement. Toutefois, il est vivement conseillé de passer par le bordereau de répartition afin de payer les soldes restants aux agriculteurs.

Note

Lors du processus de compensation, les écritures comptables se font tout d'abord côté client puis côté fournisseur en passant par le compte d'attente.

Impacts

Suite au processus de compensation, les lettrage des écritures clients et fournisseurs se mettent à jour et sont consultables à partir :

  • des écritures comptables client
  • des écritures comptables fournisseur
  • des écritures comptables clients/fournisseurs (depuis la fiche agriculteur)

Etats

Etat de proposition de compensation

Avant la validation de la feuille de compensation, un état de proposition de compensation est visualisable :

  1. Pour pouvoir imprimer cet état, il faut avoir lancer le processus Proposer compensation.

  2. Cliquer Etats puis sur Imprimer

  3. Choisir 1 des 3 propositions dans la ligne détail option :

    Proposition Description
    Fournisseur Affiche une ligne par fournisseur récapitulant les montants totaux (solde, écritures clients, écritures fournisseurs, reste à payer)
    Document Affiche par agriculteur et par facture fournisseur les montants décomposés par facture d'achat
    Tout Affiche par agriculteur et par facture fournisseur le détail des pièces compensées proposées

Décompte collecte

L'édition des factures fournisseurs concernées par la compensation se mettent à jour :

  1. Depuis le moteur de recherche Rechercher, saisir Factures achat enregistrées et choisir la facture concernée
  2. Cliquer sur Imprimer/Envoyer puis sur Imprimer
  3. Les cellules Compensation et Net à payer sont mises à jour

Décompte compensation

Il est possible de paramétrer un décompte de compensation qui s'édite après la facture achat collecte.

Pour une facture d'achat collecte donnée, le décompte de compensation présente la liste des pièces qui ont été compensées sur cette facture d'achat. Cela explique donc le détail de la cellule Compensation de l'édition de la facture achat collecte.

Si rien n'a été compensé sur une facture d'achat collecte, le décompte compensation ne s'édite pas.