Gestion du collectif et multicollectif

Besoins en multicollectif

Les coopératives et négoces agricoles peuvent avoir besoin de gérer, pour un même tiers ( client et / ou fournisseur ), des échanges spécifiques avec des règles de gestions et comptables propres à ces échange identifiés.

Par exemple, à la demande de l'agriculteur, la société devra faire un suivi particulier pour ses achats sur certaines activités (aliment, produit de la vigne ...) pour lesquels il voudra une facturation par activité, des conditions d'intérêts spécifiques, inclues ou non dans la compensation .

Par ailleurs, il peut être intéressant de dissocier des achats de collecte habituels faits aux agriculteurs, les achats exceptionnels faits par exemple dans le cadre de travaux agricoles, d'achat de bouteilles ... et autres achats non liés à la relation traditionnelle avec l'agriculteur.

Principe

Le code collectif est un croisement d'informations comptables client et fournisseur. Ce code collectif sera associé à une fiche agriculteur et pourra être modifié dans les documents (vente ou achat) dans le cas d'un tiers multicollectif.

A partir de la fiche agriculteur, les informations renseignées dans le code collectif vont être propagées vers les fiches client et fournisseur. Ces informations sont :

Groupe compta client
Groupe compta fournisseur
Groupe compta. marché
Groupe compta. marché TVA

C'est notamment grâce au collectif que la compensation pourra se faire.

Dans le cas d'un agriculteur multicollectif, il sera possible de changer de collectif lors de la saisie des documents de vente ou d'achat.

Paramétrage à mettre en place

Code collectif

Depuis le moteur de recherche , saisir Collectif
Renseigner :

Champ	Description
Code	Code du collectif
Description	Description du collectif
Groupe compta. client	Code groupe compta client associé au code collectif
Client groupe compta marché	Code groupe compta marché (client) associé au code collectif
Groupe compta. fournisseur	Code groupe compta fournisseur associé au code collectif
Fourn groupe compta marché	Code groupe compta marché (fournisseur) associé au code collectif
Utilisé dans document	Cocher si que ce collectif doit être proposé dans les documents vente et achat dans le cas du multi-collectifs
Principal	Cocher si ce collectif peut être proposé comme collectif principal dans la fiche Contact et la fiche Agriculteur
Compensable défaut	Cocher pour que la compensation soit autorisée
Code condition intérêt défaut	Ne rien renseigner
Code collectif adhérent	Indique le code collectif dans le cas où il y a un mouvement total de parts (1ère souscription ou remboursement). Cette information est à renseigner soit - avec le même collectif que dans le champ Code si on ne souhaite pas de changement - avec un nouveau collectif si on souhaite un changement lors du passage de non adhérent à adhérent et inversement

Collectifs associés aux agriculteurs

Collectif dans la fiche agriculteur et contact

Le renseignement du code collectif dans la fiche agriculteur renseigne automatiquement cette information dans la fiche contact de type société, et réciproquement.

La sélection d'un Code collectif dans ces tables met à jour :

dans la fiche client :
- Le code collectif
- Le groupe compta client associé au collectif
- Le groupe compta marché associé au collectif pour les clients
- Le groupe compta marché TVA associé au groupe compta marché provenant du collectif. Cette information peut être modifiée sur la fiche.
dans la fiche fournisseur :
- Le code collectif
- Le groupe compta fournisseur associé au collectif
- Le groupe compta marché associé au collectif pour les fournisseurs
- Le groupe compta marché TVA associé au groupe compta marché provenant du collectif. Cette information peut être modifiée sur la fiche.

Paramétrage du multicollectif

Il est possible de paramétrer pour un agriculteur, plusieurs codes collectifs utilisables dans les flux de ventes et/ou achats.

Depuis le moteur de recherche , saisir Agriculteurs et ouvrir la fiche de l'agriculteur concerné
Cliquer sur Associé puis Contact et sélectionner Collectifs supplémentaires

Camp	Description
Code collectif	Saisie du code collectif supplémentaire souhaité
Code vendeur	Informatif, non utilisé dans le flux
Compensation autorisée	Donnée ramenée par défaut de la table collectif, cette donnée est modifiable à ce niveau. Dans les flux ventes et achats, les écritures client et fournisseur validées avec ce collectif possèderont cette information.
Code condition intérêt	Ne rien renseigner

Collectifs associés à des tiers non agriculteurs

Il est possible de gérer du multicollectif pour des tiers non agriculteurs (client ou fournisseur). Par exemple, dans le cas où un fournisseur de frais généraux est également un fournisseur d'immos, il peut être intéressant dans les flux d'achats de pouvoir choisir les conditions descendant du tiers (groupe compta tiers et groupe compta marché) influant la comptabilisation de l'opération. Cela peut se faire en choisissant un autre code collectif pour ce tiers que celui qui lui est affecté par défaut.

Pour ce faire :

Depuis le moteur de recherche , saisir Contacts et sélectionner le contact concerné
Renseigner :
- Code collectif
Cliquer sur Associé, Contact puis sur Collectifs supplémentaires
Renseigner :
- Code collectif : si applicable

Catégories de document

Les catégories de document peuvent être utilisées dans les flux de vente et achat.

Pour permettre le choix d'un autre collectif que celui par défaut du tiers dans le cas d'un tiers multicollectif, il est nécessaire d'effectuer le paramétrage suivant :

Depuis le moteur de recherche , saisir Catégories de documents
Cocher le champ Afficher collectif pour les catégories de document concernées

Flux de vente

Commande de vente

En saisie de commande de vente, plusieurs cas de figure se présentent :

Si le client n'a pas de collectif supplémentaire : les informations renseignées (groupe compta client, groupe compta marché et groupe compta marché TVA) dans la commande sont celles par défaut de la fichier Client
Si le client a un ou des collectifs supplémentaires sur sa fiche contact : à la saisie de la commande, une fenêtre s'ouvre pour sélectionner le collectif à utiliser. Le choix du collectif ramène les données précisées dans le cas 1.
Note
- En flux vente, les collectifs supplémentaires ne possédant pas de groupe compta client ne sont pas présentés en saisie.
- Si la commande possède une catégorie de document pour laquelle le champ Afficher collectif n'est pas coché, c'est le collectif par défaut qui est appliqué sans possibilité d'en choisir un autre.

Facture de vente

Le traitement de facturation par lot tient compte de la notion de code collectif renseignée dans les commandes de vente.

En plus des autres critères (client, échéance ..), le code collectif de la commande est un élément distinctif de la création de facture. Pour un même client, autant de factures seront éditées que de collectifs différents utilisées dans les commandes origines.

Flux achat

La gestion du multicollectif est similaire dans les commandes et la facturation dans les flux d'achats et dans les flux de ventes.

Compensation

Le traitement de compensation génère :

côté écritures comptables client :
- écritures client de montant inverse aux pièces comptables lettrées dans la compensation
- création d'autant d'écritures de compensation client que de collectifs du tiers concerné (regroupement des écritures client par collectif du tiers et non par tiers)
- lettrage des écritures de compensation client avec les écritures client concernées par la compensation (lettrage partiel ou total suivant la situation)
côté écritures comptables fournisseur :
- écritures fournisseur du même montant que les pièces client lettrées dans la compensation
- autant d'écritures fournisseur que de regroupements par collectifs par client
- lettrage des écritures de compensation fournisseur avec les écritures fournisseur concernées (lettrage partiel ou total suivant la situation)