Facturation attendue de prestations de service
Généralités
Le module de Facturation attendue de prestations de service permet de stocker l'attendu de facturation pour des prestations de service (transport par exemple), puis de générer les factures d'achat qui correspondent à ces prestations de services par extraction.
L'attendu de facturation est stocké dans des écritures de service qui seront ensuite extraites dans les factures d'achat.
Dans l'écriture de service, il est nécessaire de spécifier le ou les documents cibles de la prestation de service. Par exemple, pour du transport, on indiquera l'expédition ou la réception concernée par cette prestation. Avec la notion de tournée, on pourra cibler un ensemble de documents logistiques.
Les prestations services peuvent être valorisées à travers différents éléments appelés Composants. Pour une facture de transport, on pourra, par exemple, faire la distinction entre le coût du transport et d'éventuels surcoûts liés à des services ou des charges complémentaires.
Paramétrages
Paramétrer les types service
Les types de service correspondent aux types de prestations de service qui pourront être enregistrés dans l'attendu de facturation.
Pour paramétrer les types de service, suivez la procédure suivante :
- Choisissez l'icône
, saisissez Type service, puis sélectionnez le lien associé. - Dans la page affichée, cliquer sur Nouveau pour créer un nouveau type de service puis renseigner les champs suivants :
| Champ | Fonction |
|---|---|
| Code | Code unique du service. |
| Description | Nom du service. |
| Composant principal | 1er composant du service dont la valeur sera affichée dans la liste des écritures. Le composant doit être préalablement créée afin d'être sélectionné. |
| Composant principal 2 | 2nd composant du service dont la valeur sera affichée dans la liste des écritures. Le composant doit être préalablement créée afin d'être sélectionné. |
| Composant principal 3 | 3ème composant du service dont la valeur sera affichée dans la liste des écritures. Le composant doit être préalablement créée afin d'être sélectionné. |
| Exclure expédition transfert | Cocher le champ si le service ne doit jamais être affecté à une expédition transfert (dans un transfert, on affecte alors uniquement le coût à la réception). |
| Exclure expédition vente | Cocher le champ si le service ne doit jamais être affecté à une expédition vente en livraison directe (dans une livraison directe, on affecte alors uniquement le coût à la réception d'achat). |
- Depuis la page des Types service, cliquer sur Naviguer puis Composants.
Dans la page affichée, renseigner les champs suivants :
| Champ | Fonction |
|---|---|
| Code | Code du composant. |
| Description | Nom du composant. |
| Méthode d'affectation | Permet de définir la méthode de répartition de la prestation de service sur les documents cibles. Plusieurs méthodes sont possibles : Par nombre de ligne, Par montant, Par poids, Par volume. Ces méthodes sont expliquées plus bas dans la documentation. |
| Rang | Ordre de création des composants dans les écritures. |
Paramétrer la comptabilisation des prestations
Ce paramétrage permet de définir la façon de comptabiliser le service lors de la création de la facture d'achat.
- Depuis la page des Types service, cliquer sur Naviguer puis Paramétrage compta. service.
- Dans la page affichée, renseigner les champs suivants :
| Champ | Fonction |
|---|---|
| Code type service | Code du type de service concerné. |
| Code composant service | Code du composant concerné. |
| Type document rapproché | Ce champ permet de définir le document concerné par le service. Plusieurs options possibles (Tous, Expédition vente, Expédition retour, Réception achat, Réception retour, Réception transfert, Expédition transfert). L'option Tous prend en compte tous les type de document de la liste. |
| Type | Type de ligne de la facture d'achat qui sera utilisé lors de l'extraction vers la facture. Plusieurs options possibles (Compte général, Ressources, Article, Frais annexe). |
| N° | N° associé au champ Type de ligne de la facture d'achat et correspondant au composant. |
| Libellé ligne document | Libellé appliqué aux lignes de document générées dans la facture d'achat. |
Note
Grâce à ce paramétrage, il est possible d'imputer les factures de transport sur les comptes comptables adéquats (transport sur vente, transport sur achat...) en prenant en compte le document concerné.
Ecritures service
Les Ecritures service permettent d'identifier et de stocker l'attendu de facturation pour des prestations de service.
Les services renseignés dans la page des Ecritures services pourront ensuite être extraits dans les factures d'achat. Cette page peut être renseignée manuellement grâce à la fonction de génération d'écriture manuelle.
Note
Il n'est pas prévu dans la version actuelle de la fonctionnalité une génération automatisée des écritures de service. Celles-ci doivent être générées manuellement ou par interface.
Créer une écriture service
Choisissez l'icône
, saisissez Ecritures service, puis sélectionnez le lien associé.Pour créer une écriture service , cliquer sur Action puis Insérer écriture. Une page s'ouvre alors, dans laquelle les champs suivants doivent être renseignés :
Partie Général
| Champ | Fonction |
|---|---|
| N° fournisseur | N° du fournisseur concerné par cette prestation. |
| Nom fournisseur | Champ renseigné automatiquement avec le nom du fournisseur. |
| Code type service | Sélectionner le service concerné. Lorsque , le champ est renseigné la partie Ecritures valeurs service est renseignée avec les composants du service concerné (voir plus bas). |
| Type doc. origine | Type du document à l'origine du service. Ce type peut être une Tournée, une Expédition entrepôt, une Réception entrepôt, une Commande d'achat, une Commande de vente, un Ordre de transfert, une Retour d'achat, un Retour de vente. |
| N° document origine | N° du document liée au champ précédent. |
| Date service | Date de la prestation. |
| Type doc. origine validé | Les écritures service sont basées sur les documents validés. Renseigné ici le type de document validé étant à l'origine du service. Plusieurs options possibles : Tournée, Expédition vente, Expédition retour, Réception achat, Réception retour, Expédition transfert, Réception transfert. |
| N° doc. origine validé | N° du document liée au champ précédent (voir chapitre dédié à l'affectation des services aux documents). |
| Transporteur | Champ lié à la liste des transporteurs. |
| Type provenance | Point de départ du service. Plusieurs options possibles (Client, Fournisseur, Magasin). |
| Code provenance | Code du point de départ. Code lié au champ précédent. Les champs Nom provenance, Code postal provenance et Ville provenance sont renseignés automatiquement. |
| Type destinataire | Point d'arrivée final du service. Plusieurs options possibles (Client, Fournisseur, Magasin). |
| Code destinataire | Code du point d'arrivée final. Code lié au champ précédent. Les champs Nom destinataire, Code postal destinataire et Ville destinataire sont renseignés automatiquement. |
| Distance (en km) | Nom de km parcourus pour le service de transport. |
| Immatriculation du véhicule | Immatriculation du véhicule ayant réalisé le transport. |
Partie Ecritures valeurs service
Les lignes de cette partie sont générées automatiquement avec les composants du service renseigné dans la partie Général.
Cette partie est composée de différents champs :
| Champ | Fonction |
|---|---|
| Code type service | Renseigné automatiquement avec le code service de la partie Général |
| Code composant service | Renseigné automatiquement avec le code service de la partie Général. Une ligne par composant paramétré dans le service. |
| Code unité | Unité du composé. Champ lié à la table des unités. |
| Quantité | Quantité liée à l'unité du champ précédent. |
| Coût unitaire | Coût unitaire du composant du service. |
| Montant | Montant du composant du service. Ce champ correspond au produit de la quantité par le montant unitaire. |
- Cliquer sur OK pour ajouter l'écriture service dans la page des Ecritures service.
Modifier une écriture service
Il possible de modifier une écriture service si celle-ci n'est pas sélectionnée dans une facture d'achat. Pour cela, suivez la procédure suivante :
- Choisissez l'icône , saisissez Ecritures service, puis sélectionnez le lien associé.
- Sélectionnez l'écriture service à modifier.
- Sélectionnez l'action Traitement puis Modifier écriture.
- L'écran de modification s'ouvre.
- Réalisez les modifications souhaitées, puis cliquez sur le bouton OK.
Si le fournisseur est modifié, les champs N° fournisseur et Nom fournisseur de l'écriture service sont modifiés avec le nouveau fournisseur. Les champs N° fournisseur initial et Nom fournisseur initial conservent les données saisies lors de la création de l'écriture.
Annuler d'une écriture service
Une écriture service ne peut être supprimée. En revanche, elle peut être annulée. Pour ce faire,
- Choisissez l'icône , saisissez Ecritures service, puis sélectionnez le lien associé.
- Sélectionnez l'écriture service à annuler.
- Sélectionnez l'action Traitement puis Annuler écriture sélectionnée.
- Le champ Annulé de l'écriture service est coché.
Créer la facture d'achat de service
Pour créer la facture d'achat à partir des écritures de service, suivez la procédure suivante :
- Choisissez l'icône , saisissez Factures achat, puis sélectionnez le lien associé.
- Depuis la liste des factures achat, cliquer sur l'action Nouveaux pour créer une nouvelle facture d'achat.
- Renseigner le fournisseur et le numéro de facture fournisseur dans l'en-tête du document.
- Dans la partie Lignes, sélectionnez l'action Lignes puis Fonctions puis Extraire écritures service.
- La page des Ecritures service s'ouvre, affichant les écritures service non encore liées à une facture d'achat.
- Cliquer dans une ligne voulue puis sur le bouton Sélectionner la ligne : le champ Sélectionner de la ligne est alors coché.
- Quand le champ Sélectionné est coché, Business Central effectue les calculs d'affectation des frais aux documents cibles. La table d'affectation aux documents cibles est automatiquement mise à jour. Elle apparait dans la sous-page Documents rapprochés. La ventilation des montants est réalisées selon le paramétrage effectué pour le composant.
- Renouveler l'opération pour toutes les lignes à intégrer dans la facture d'achat.
- Pour insérer les lignes sélectionnées dans la facture d'achat, cliquer sur le bouton Insérer lignes sélectionnées.
- Les lignes de la facture d'achat affichent alors les écritures valeur service des écritures service sélectionnées, ainsi que le numéro de l'expédition liée à l'écriture et sa date.
- Dans le champ N° document comptable , les écritures service affichent le numéro de la pré-facture dans laquelle l'écriture a été transférée.
Comptabiliser la facture d'achat de service
La facture d'achat doit être comptabilisée avec le processus habituel de Business Central.
Après comptabilisation, dans le champ N° document comptable , les écritures service affichent le numéro de la facture comptabilisée dans laquelle l'écriture a été transférée.
Affectation des prestations de service aux documents
Affectation des prestations aux documents enregistrés
Les prestations de service attendue sont enregistrées avec une imputation sur un ou plusieurs documents cibles. Par exemple, pour du transport, ces documents cibles seront les documents logistiques de Business Central, à savoir :
- Expédition vente
- Réception retour
- Réception achat
- Expédition retour
- Expédition transfert
- Réception transfert
Notion de tournée
Si on souhaite imputer une prestation de service attendu sur plusieurs documents, il est possible d'utiliser la notion de Tournée.
Tous les documents logistiques précédemment cités peuvent être imputés sur une tournée. Pour cela, un champ N° tournée a été ajouté dans l'en-tête de ces documents.
Si une prestation de service attendue est enregistrée avec une imputation sur une tournée, cela signifie que la prestation sera imputée sur l'ensemble des documents logistiques inclus dans cette tournée.
Pour alimenter le numéro de tournée dans les documents logistiques, cela peut être réalisé soit depuis les documents d'origine (commande, retour ou transfert), soit depuis les documents entrepôts (réception, expédition). Un champ N° tournée a été ajouté dans l'ensemble de ces documents.
Ventilation des prestations sur les documents enregistrés
Lors du paramétrage des composants d'une prestation de service, il est nécessaire de définir une méthode d'affectation. Cette méthode détermine la façon que Business Central utilisera afin de ventiler le montant de prestation sur les documents cibles.
| Méthode | Description |
|---|---|
| Par nombre de ligne | Le montant sera réparti également entre chaque ligne du ou des documents cibles. |
| Par montant | Le montant sera réparti en réalisant un prorata basé sur la valeur des lignes. Pour cette répartition, Business Central utilise le même montant de base que celui utilisé pour la ventilation des frais annexes. |
| Par poids | Le montant sera réparti en réalisant un prorata basé sur le poids indiqué dans les lignes. Pour cette répartition, Business Central utilise le poids unitaire (Poids brut) stocké dans la ligne de document qui est multiplié par la quantité. |
| Par volume | Le montant sera réparti en réalisant un prorata basé sur le volume indiqué dans les lignes. Pour cette répartition, Business Central utilise le volume unitaire stocké dans la ligne de document qui est multiplié par la quantité. |
Etat de contrôle facturation fournisseur
Il est possible d'imprimer un récapitulatif des prestations par fournisseur. Pour imprimer l'état de contrôle, suivez la procédure suivante :
- Choisissez l'icône , saisissez Ecritures service, puis sélectionnez le lien associé.
- Pour lancer l'impression , cliquer sur les actions Etat puis Imprimer ligne.
- Positionnez les filtres adéquats, puis lancer l'impression.
- Dans les écritures de service, le champ Date/heure dern. impression est mis à jour après chaque édition.
Voir aussi
Aperçu du module Ergonomie générale Valeurs liées à la DEB par défaut dans les client et fournisseurs Optimisation du traitement des procédures d'achat (LD/CS) Statut Réception / Expédition et Facturation dans les documents Améliorations dans les documents entrepôt Etat du commandé non facturé Relance sur devis Quantités indivisibles Validation de document Remises multiples Adresse de facturation Contrôle magasinier sur flux commande / retour Annulation expédition / réception Utilisation de Business Central