Gestion des licences des apps Calliope

Consultation des licences pour les apps Calliope

Pour consulter l'état de licences pour les apps Calliope installées dans un environnement :

Choisissez l'icône , saisissez Licences des applications Calliope , puis sélectionnez le lien associé.
La page Licences des applications Calliope s'ouvre. Elle permet de consulter pour chaque app les informations suivantes :

Champs	Description
Nom de l'application	Nom de l'app en français.
Nom fonctionnalité	Nom des fonctionnalités optionnelles. Cette ligne est vide pour les lignes qui correspondent aux fonctionnalités principales de l'app.
Statut	Permet de connaitre le statut de l'app ou de la fonctionnalité. Les statuts possible sont : En période d'essai : l'app (ou la fonctionnalité) est en période d'essai. Active : l'app (ou la fonctionnalité) est active et peut donc être utilisée. Inactive : l'app (ou la fonctionnalité) est inactive et ne peut donc pas être utilisée.
Message	Si le statut de l'app n'est pas Active, affiche un texte d'information sur le statut de l'app.
Date d'installation	Affiche la date à laquelle l'app a été installée pour la première fois.
Date d'activation	Pour les fonctionnalités optionnelles, affiche la date à laquelle l'app a été activée. Pour les fonctionnalités principales, la date d'activation correspond à la date d'installation.
Date d'expiration	Affiche la date à laquelle l'utilisation de l'app expire.
Date dernière mise à jour	Dernière date à laquelle la licence a été mise à jour.

Fonctionnalités principales et optionnelles

Certains apps disposent de fonctionnalités principales et optionnelles.

Les fonctionnalités principales sont disponibles dès l’installation de l’app.
Les fonctionnalités optionnelles nécessitent une activation préalable afin de pouvoir être utilisée.

Afin de pouvoir être utilisées, les fonctionnalités optionnelles nécessitent une licence d'utilisation supplémentaire. Aussi, il n’est pas possible d’utiliser une fonctionnalité optionnelle sans que les fonctionnalités principales soient actives.

Pour activer une fonctionnalité optionnelle :

Depuis la page Licences des applications Calliope, sélectionnez la ligne correspondant à la fonctionnalité à activer.
Cliquez sur l'action Activer la fonctionnalité.

Pour désactiver une fonctionnalité optionnelle :

Depuis la page Licences des applications Calliope, sélectionnez la ligne correspondant à la fonctionnalité à désactiver.
Cliquez sur l'action Désactiver la fonctionnalité.

Attention ! La désactivation de la fonctionnalité supprime de manière définitive toutes les données liées à la fonctionnalité.

Obtenir une licence d'utilisation

Afin d'obtenir une licence d'utilisation ou d'étendre la période d'essai d'une app, celle-ci doit préalablement être enregistrée auprès de nos services.

Pour réaliser l'enregistrement de l'app :

Depuis la page Licences des applications Calliope, sélectionnez la ligne correspondant à l'app ou la fonctionnalité pour laquelle on souhaite obtenir une licence.
Cliquer sur l'action Obtenir une licence.
Dans la page qui s'ouvre, renseignez les informations de contact qui permettront d'échanger par la suite, puis cliquez sur le bouton OK.
Un message informe l'utilisateur que l'app est bien enregistrée.

Mettre à jour la licence dans Business Central

Une fois le traitement administratif de la demande effectué, la licence doit être mise à jour dans Business Central.

Pour réaliser cette mise à jour :

Depuis la page Licences des applications Calliope, cliquez sur l'action Mettre à jour toutes les informations de licence.
Un message prévient alors l'utilisateur que les licences ont bien été mises à jour et le statut des apps est mis à jour automatiquement.

Attention ! Cette mise à jour doit être réalisée sur chaque environnement (production, sandbox...) utilisant la licence.

Gestion des environnements multiples

Il est très courant qu'un tenant Business Central contienne plusieurs environnements (exemples : Production, Sandbox...)

Dans ce contexte, pour la gestion des licences des apps Calliope, il existe plusieurs scénarios :

Si l'app a été installée et enregistrée dans un environnement et si, par la suite, cet environnement est dupliqué, il n'est pas nécessaire de réenregistrer l'app pour le nouvel environnement. Les environnements partagent alors la même licence.

Si l'app est installée et enregistrée dans un environnement et si, par la suite, l'app est installée dans un autre environnement, il est nécessaire de réaliser l'opération suivante afin que les deux environnements partagent la même licence :

Dans l'environnement dans lequel l'enregistrement a été réalisé, accéder à la page Licences des applications Calliope.
Identifier et noter, pour les apps et les fonctionnalités nécessaires, le numéro d'enregistrement de l'app. Il se trouve dans le champ GUID Enregistrement qui n'apparait pas par défaut dans l'affichage (utiliser le cas échéant la personnalisation afin de le faire apparaitre).
Dans l'environnement vers lequel la licence doit être transférée, accéder à la page Licences des applications Calliope.
Pour les apps concernées, utiliser l'action Modifier GUID enregistrement.
Dans la page qui s'ouvre, saisir le GUID Enregistrement de l'environnement d'origine pour l'app concernée dans la zone Nouveau GUID enregistrement, puis cliquer sur OK.
Les informations de licences sont automatiquement mises à jour avec les mêmes informations que celles de l'environnement d'origine.

Note : quand cette manipulation est réalisée, Business Central contrôle que le nouveau GUID enregistrement est bien lié au même tenant et à la même app. Si ce n'est pas le cas, le traitement est bloqué par un message d'erreur.

Planification de la mise à jour des licences

Afin de garantir la mise à jour régulière des licences pour les apps Calliope, il est possible de mettre en place un processus automatisé. Pour cela, nous utilisons la fonctionnalité Ecriture file d'attente des tâches de Business Central.

Pour planifier la mise à jour :

Depuis la page Licences des applications Calliope, cliquez sur l'action Planifier une mise à jour récurrente des licences.
Une Ecriture file d'attente des travaux est automatiquement initialisée avec la plupart des paramètres nécessaires pour une mise à jour quotidienne.
Dans la Fiche écriture file d'attente des travaux, compléter avec l'heure de mise à jour souhaitée dans le champ Heure début.
Cliquer sur l'action Définir le statut sur prêt afin de planifier la tâche.
Une mise à jour est réalisée immédiatement, puis la suivante est planifiée pour le jour suivant.
Quitter la page Fiche écriture file d'attente des travaux.

Note

Tant que l'automatisme n'est pas opérationnel, une notification sera émise dans la page d'accueil de Business Central.

Note

Grâce à cet automatisme, Business Central tentera de mettre à jour régulièrement les licences des apps Calliope. Cependant, afin de limiter des connexions inutiles, la mise à jour réelle sera tentée dans les 15 jours avant expiration des licences.