Gestion des non-conformités
A partir d'une réception fournisseur (non-conformité externe) ou d'un article (non-conformité sur stock), la fiche de non-conformité permet l'enregistrement et le suivi administratif et financier des non-conformités. Des documents informatiques peuvent être attachés à la fiche ou à chaque ligne d'historique et les documents commerciaux associés à la non-conformité (bon de retour, demande d'avoir) sont créés directement depuis la fiche. Les informations de la non-conformité sont reprises pour la cotation fournisseur lorsque c'est nécessaire.
La fiche de non-conformité est compatible avec le module Production : on peut déclarer une non-conformité au titre d'un ordre de production.
Paramétrage
Choisissez l'icône 
, saisissez Paramètres société , puis sélectionnez le lien associé.
Dans l'onglet Achat, affecter une souche de n° à N° non-conformité pour définir le compteur des n° documents.
Vous pouvez également identifier un code décision qui sera mis en avant dans les statistiques fournisseur. Les codes décisions se paramètrent dans , saisissez Classifications sous le type Décision NC ainsi que les autres codes utilisables sur une non-conformité : Type de non conformité, Motif de non-conformité, Action fournisseur.
Enregistrer une non-conformité
On peut créer une fiche de non conformité depuis une ligne achat (commande, ou saisie réception) ou d'une réception enregistrée ou manuellement à partir de la liste disponible , saisissez Liste des non-conformités.
| Champ | Description |
|---|---|
| N° | Attribué automatiquement d'après la souche de n° paramétrée |
| Origine | Fournisseur ou interne |
| Type de non-conformité | Indiquer une classification générale de la non conformité , par exemple de quantité, d'aspect... |
| N° fournisseur | à renseigner pour une non-conformité fournisseur |
| Nom fournisseur | identifie le nom du fournisseur concerné |
| N° bon de réception, n° ligne | pré-remplis si on déclare la non-conformité depuis une réception achat enregistrée, sinon on peut les sélectionner parmi la liste proposée des réceptions liées au fournisseur |
| N° commande achat, n° ligne | pré-remplis si on déclare la non-conformité depuis une commande achat ou réception achat enregistrée, sinon on peut les sélectionner parmi la liste proposée des commandes achat en cours liées au fournisseur |
| N° BL fournisseur | permet d'indiquer la référence du BL fournisseur |
| Statut OF | En cas de non-conformité liée à une fabrication |
| N° ordre de fabrication | En cas de non-conformité liée à une fabrication |
| N° article | Identifie l'article qui est l'objet de la non-conformité. Il peut être pré-rempli si on crée la non-conformité depuis une ligne de dociment. |
| Code variante | Identifie la variante de l'article |
| Description article | Reprend la désignation du produit, modifiable |
| Date de réception | Date de réception de la non-conformité |
| Statut | En-cours, Clôturé, Annulée Une fiche placée en statut Annulée ne sera pas prise en compte dans les statistiques fournisseur. La modification des éléments de la fiche n'est possible que si le statut est En-cours . |
Au niveau des lignes d'historique, on peut joindre un document externe et détailler les actions menées.
Une fonction permet d'envoyer une notification à l'acheteur au titre de la non-conformité pour l'informer du litige.
Depuis la non-conformité, l'utilisateur a la possibilité de créer un bon de retour ou une demande d'avoir sans ressaisir les informations.
Un état Fiche non-conformité ainsi qu'une étiquette peuvent être imprimés.
Pour clôturer, il faut qu'une décision ou action fournisseur ait été renseignée.
Les non-conformités sont accessibles depuis la fiche fournisseur par Naviguer -> Historique et des compteurs permettant l'analyse par période sont présentés dans la fiche statistique fournisseur.