Registres paiement IC

Aperçu

Quand des transactions inter compagnies sont enregistrées entre deux sociétés A et B, les factures de vente d'une société A sont généralement transférées dans une société B sous forme de factures d'achat. Dans la société B, le paiement des factures du fournisseur IC est enregistré.

La fonctionnalité Registre paiement IC permet de transférer le paiement des factures d'achat réalisé dans la société B vers la société A, afin d'enregistrer le règlement des factures de vente correspondant.

Flux général

Le schéma suivant présente le fonctionnement général du module Registre paiement IC, à savoir :

Les factures de vente dont le client est la société B sont comptabilisées dans la société A.
Elles sont saisies manuellement (ou répliquées) dans la société B en facture d'achat dont le fournisseur est la société A.
Le paiement des factures d'achat est saisi dans la société B, en sélectionnant un compte bancaire fournisseur.
Avec la fonction Registre paiement IC, les paiements ainsi que les lettrages effectués sont transférés dans la société A dans une feuille de comptabilité. Les règlements sont proposés sur le compte client correspondant à la société B, avec, en contrepartie, le compte bancaire disposant du même IBAN que le compte bancaire fournisseur utilisé dans la société B.
Quand la feuille de comptabilité est validée, les règlements sont comptabilités et les factures de vente sont lettrées.

Paramétrages

Paramétrages inter-sociétés

Les paramétrages généraux des flux inter sociétés doivent être réalisés dans les sociétés A et B, à savoir :

Définir les écritures fournisseur à répliquer depuis la société B

Selon le contexte du projet et l'utilisation faite de Business Central, la définition des écritures fournisseurs devant être répliquées peut être différente. Ainsi, il est nécessaire de définir le filtre qui sera appliqué aux écritures fournisseurs dans la société B. Pour paramétrer le filtre qui sera appliqué aux écritures fournisseur :

Choisissez l'icône , saisissez Paramètres échanges document , puis sélectionnez le lien associé.
La page Paramètres échanges document s'affiche.
Dans la partie Paiement IC, cliquez sur le bouton AssistEdit à côté du champ Filtre écriture comptable fournisseur IC.
Dans la page de filtre qui s'affiche, sélectionnez les filtres adéquats, puis cliquer sur le bouton OK. On pourra typiquement filtré sur le champ Type document afin de n'extraire que les mouvements de paiement.
Après avoir cliquer sur le bouton OK, le champ Filtre écriture comptable fournisseur IC affiche le filtre qui a été défini.

Paramétrer les modèles d'échange de document

L'échange des Registre de paiement IC s'effectue via le module d'échange de document. Il est donc nécessaire de paramétrer dans les sociétés A et B les modèles d'échange de document qui prendront en charge l'export et l'import des registres. Pour réaliser ce paramétrage :

Choisissez l'icône , saisissez Modèles échange document , puis sélectionnez le lien associé.
Dans le bandeau d'action, sélectionnez Actions / Initialiser le paramétrage.
Dans l'écran qui s'affiche, sélectionnez ICPAYMENT, puis cliquer sur le bouton OK.
Les modèles d'échange de document sont automatiquement générés.

Code	Description
ICEXPICPAYMREG	Modèle utilisé pour l'export des registres de paiement IC depuis la société B.
ICIMPICPAYMREG	Modèle utilisé pour l'import des registres de paiement IC depuis la société A.

Ces modèles d'échange ne nécessitent pas de paramétrage particulier : ils fonctionnent de manière pré-définie et non paramétrable.

Paramétrer la feuille comptabilité qui recevra les transactions dans la société A

Afin d'importer les règlements dans la société A, le traitement alimente une feuille de comptabilité. Il est nécessaire de paramétrer le modèle et le nom de cette feuille dans la société A. Pour paramétrer la feuille de comptabilité :

Choisissez l'icône , saisissez Paramètres échanges document , puis sélectionnez le lien associé.
La page Paramètres échanges document s'affiche.
Dans la partie Paiement IC, cliquez sur le bouton AssistEdit à côté du champ Modèle feuille compta. import IC, puis sélectionner le modèle de feuille adéquat. Typiquement, on choisira un modèle de feuille de type Règlement.
Cliquez sur le bouton AssistEdit à côté du champ Nom feuille compta. import IC, puis sélectionner le nom de feuille adéquat. Typiquement, on choisira un nom de feuille dédié à ce processus d'import.

Fonctionnement

Transfert des factures de la société A vers la société B

Afin que la fonctionnalité Registre paiement IC puisse fonctionner, il est nécessaire que les factures de vente enregistrées pour des clients IC soient répliquées (de manière automatisée ou saisies manuellement) dans la société correspondant sous la forme de facture d'achat et que le numéro de la facture de vente soit utilisée comme N° facture fournisseur dans la facture d'achat.

Saisie du paiement dans la société B

Le paiement des factures d'achat est enregistré dans la société B. Il n'existe pas de contraintes particulières concernant l'enregistrement de ce paiement : il peut être enregistré à partir d'une feuille paiement, d'un bordereau de paiement ou toute autre fonctionnalité permettant la saisie d'un paiement. A l'enregistrement du paiement, le compte bancaire du fournisseur doit être saisi afin de pouvoir comptabiliser dans la société A sur le bon compte bancaire.

Création des registres de paiement IC

Un Registre de paiement IC représente un ensemble de paiements saisis dans la société B qui concernent un partenaire IC. Ces registres permettant d'identifier les flux à répliquer vers les partenaires IC et de constituer un historique des transactions ayant été préalablement répliquées.

Pour consulter les registres de paiement IC :

Choisissez l'icône , saisissez Registres paiement IC , puis sélectionnez le lien associé.
La page Registres paiement IC s'affiche.

Champ	Description
N° séquence	Identifiant unique du registre.
N° partenaire IC (réplication)	Numéro du partenaire IC réplication concerné par le registre.
Type origine	Type du tiers concerné par le registre. Sera toujours à la valeur Fournisseur.
N° origine	Numéro du tiers concerné par le registré.
N° séquence début	Numéro de la première écriture fournisseur inclue dans le registre.
N° séquence fin	Numéro de la dernière écriture fournisseur inclue dans le registre.
Créé à	Date et heure de création du registre.
Filtre écriture comptable fournisseur IC	Stock le filtre qui a été appliqué aux écritures fournisseur lors de la constitution du registre.

Pour créer les registres de paiement IC :

Ouvrir la page Registres paiement IC.
Dans le bandeau, sélectionner l'action Actions / Créer registres paiement IC.
La page Créer registres paiement IC s'ouvre.
Cliquez sur le bouton OK pour lancer le traitement.

Le traitement de création fonctionne de la façon suivante :

La table des Partenaires IC est parcourue.
Pour chaque fournisseur correspondant au partenaire IC, le traitement cherche des écritures devant être répliquées qui n'ont pas encore été traitées. Pour cela, c'est le filtre paramétrable dans les Paramètres échange document qui est appliqué aux écritures fournisseur.
Si il existe des écritures à répliquer, un registre paiement IC est créée.

Afin d'identifier dans la société de destination le compte bancaire à utiliser, il est important que le compte bancaire du fournisseur sur lequel le paiement est enregistré dispose bien d'un IBAN. Son absence ne bloquera pas l'export, mais nécessitera une intervention manuelle lors de l'import.

Lorsque le registre de paiement est transféré vers la société de destination, le traitement transfert aussi les numéros des factures lettrées ainsi que le montant lettré. Une fois le transfert réalisé, les éventuels délettrages / relettrages du règlement ne seront pas répliqués automatiquement et devront être reproduits manuellement dans la société de destination.

Si le modèle d'échange ICEXPICPAYMREG est bien au statut Lancé et coché comme Traitement automatique, les registres qui sont créées sont automatiquement envoyé à la société de destination, grâce à un document échangé de type Sortant.

Réception des registres de paiement IC

Dans la société de destination, un document échangé entrant est généré.

Pour intégrer le flux dans la société de destination :

Choisissez l'icône , saisissez Documents échangés , puis sélectionnez le lien associé.
La page Documents échangés s'affiche.
Afficher le document échangé correspondant à l'import du registre IC en cliquant sur son numéro.
Dans le bandeau, sélectionner l'action Actions / Traiter document entrant.

L'intégration des règlements s'effectue en deux phases :

La première phase vérifie les données à intégrer.
La second intègre les données dans la feuille de comptabilité paramétrée.

La phase de vérification effectue les vérifications suivantes :

Un IBAN est t-il bien défini dans la ligne ?
Si un IBAN est défini, existe t-il un compte bancaire disposant de l'IBAN de la ligne dans la société ?
Existe t-il pour le client une facture disposant du numéro de document externe adéquat ?
Si la facture existe, est t-elle bien ouverte (non lettrée totalement) ?
Si la facture existe, le montant ouvert (non lettré) est t-il bien supérieur ou égal au montant payé ?

Si des erreurs sont identifiées, un message d'erreur bloque le traitement d'intégration. Il est alors possible de consulter la liste des erreurs :

Dans la page Documents échangés, cliquer sur l'action Actions / Afficher erreur données.
La page Ecritures erreur est indique les erreurs ayant été identifiées lors de l'import.

Pour corriger les erreurs rencontrées :

Dans la page Documents échangés, cliquer sur l'action Actions / Modifier / Consulter. Elle permet de modifier le contenu du document échangé.
Si il est nécessaire d'intervenir sur les lignes, celles-ci peuvent être modifiées directement dans la page.
Pour modifier le lettrage réalisé, cliquer sur l'action Gérer / Lettrages écriture située au niveau des lignes.
La page qui s'affiche présente l'ensemble des documents qui sont lettrés avec la ligne importées. Cette page peut être modifiée librement.

Une fois les éventuelles erreurs corrigées, le traitement d'importation alimenté la feuille comptabilité paramétrée. Cette feuille devra être manuellement validée par l'utilisateur.

Registres paiement "Société Opération"

Aperçu

Dans le cadre d'une "société opération", il peut être important d'avoir dans la société opération une consolidation complète des flux concernant les clients. Cela permet notamment d'obtenir un en-cours complet et donc de générer des alertes en cas de dépassement du crédit autorisé.

La fonctionnalité Registre paiement "Société Opération" permet de transférer les paiements et les remboursement réalisés dans les société financières vers la "société opération".

Attention ! Compte tenu de la difficulté à transférer les flux de lettrage et de délettrage entre deux sociétés, ces écritures ne seront pas lettrées avec les factures ou les avoirs correspondants.

Flux général

Le descriptif suivant présente le fonctionnement général du module Registre paiement "Société Opération", à savoir :

Les factures de vente sont comptabilisées dans la société "opération", pour le compte d'une entité juridique.
Les factures sont répliquées dans la société financière correspondante.
Le paiement des factures est saisi dans la société financière.
Avec la fonction Registre paiement "Société Opération", les paiements sont répliqués dans la société opération dans une feuille de comptabilité.

Paramétrages

Paramétrages inter-sociétés

Les paramétrages généraux des flux inter sociétés doivent être réalisés dans les sociétés, à savoir :

Définir les écritures client à répliquer depuis la société financière

Selon le contexte du projet et l'utilisation faite de Business Central, la définition des écritures client devant être répliquées peut être différente. Ainsi, il est nécessaire de définir le filtre qui sera appliqué aux écritures clients dans la société financière. Pour paramétrer le filtre qui sera appliqué aux écritures fournisseur :

Choisissez l'icône , saisissez Paramètres échanges document , puis sélectionnez le lien associé.
La page Paramètres échanges document s'affiche.
Dans la partie Paiement IC, cliquez sur le bouton AssistEdit à côté du champ Filtre écriture comptable clt société opération.
Dans la page de filtre qui s'affiche, sélectionnez les filtres adéquats, puis cliquer sur le bouton OK. On pourra typiquement filtré sur le champ Type document afin de n'extraire que les mouvements de paiement.
Après avoir cliquer sur le bouton OK, le champ Filtre écriture comptable clt société opération affiche le filtre qui a été défini.

Définir la société opération depuis la société financière

Dans la société financière, il est nécessaire de définir la société opération correspondant. Pour cela :

Choisissez l'icône , saisissez Paramètres échanges document , puis sélectionnez le lien associé.
La page Paramètres échanges document s'affiche.
Dans la partie Paiement IC, sélectionnez dans le champ Société opération le partenaire IC correspondant à la société opération.

Paramétrer les modèles d'échange de document

L'échange des Registre de paiement "société opération" s'effectue via le module d'échange de document. Il est donc nécessaire de paramétrer dans les sociétés opération et financières les modèles d'échange de document qui prendront en charge l'export et l'import des registres. Pour réaliser ce paramétrage :

Choisissez l'icône , saisissez Modèles échange document , puis sélectionnez le lien associé.
Dans le bandeau d'action, sélectionnez Actions / Initialiser le paramétrage.
Dans l'écran qui s'affiche, sélectionnez OCCUSTPAYMENT, puis cliquer sur le bouton OK.
Les modèles d'échange de document sont automatiquement générés.

Code	Description
OCEXPCUSTPAYMREG	Modèle utilisé pour l'export des registres de paiement depuis la société financière.
OCIMPCUSTPAYMREG	Modèle utilisé pour l'import des registres de paiement IC dans la société opération.

Ces modèles d'échange ne nécessitent pas de paramétrage particulier : ils fonctionnent de manière pré-définie et non paramétrable.

Paramétrer la feuille comptabilité qui recevra les transactions dans la société opération

Afin d'importer les règlements dans la société opération, le traitement alimente une feuille de comptabilité. Il est nécessaire de paramétrer le modèle et le nom de cette feuille dans la société opération. Pour paramétrer la feuille de comptabilité :

Choisissez l'icône , saisissez Paramètres échanges document , puis sélectionnez le lien associé.
La page Paramètres échanges document s'affiche.
Dans la partie Paiement IC, cliquez sur le bouton AssistEdit à côté du champ Modèle feuille compta. import IC, puis sélectionner le modèle de feuille adéquat. Typiquement, on choisira un modèle de feuille de type Règlement.
Cliquez sur le bouton AssistEdit à côté du champ Nom feuille compta. import IC, puis sélectionner le nom de feuille adéquat. Typiquement, on choisira un nom de feuille dédié à ce processus d'import.

Fonctionnement

Saisie des paiements dans la société financière

Le paiement des factures de vente est enregistré dans la société financière. Il n'existe pas de contraintes particulières concernant l'enregistrement de ce paiement : il peut être enregistré à partir d'une feuille paiement, d'un bordereau de paiement ou toute autre fonctionnalité permettant la saisie d'un paiement.

Création des registres de paiement IC "Société Opération"

Un Registre de paiement IC représente un ensemble de paiements saisis dans la société financière. Ces registres permettant d'identifier les flux à répliquer vers les partenaires IC et de constituer un historique des transactions ayant été préalablement répliquées.

Pour consulter les registres de paiement IC :

Choisissez l'icône , saisissez Registres paiement IC , puis sélectionnez le lien associé.
La page Registres paiement IC s'affiche.

Champ	Description
N° séquence	Identifiant unique du registre.
N° partenaire IC (réplication)	Numéro du partenaire IC réplication correspondant à la société opération.
Type origine	Type du tiers concerné par le registre. Sera toujours à la valeur Client.
N° origine	Toujours vide.
N° séquence début	Numéro de la première écriture fournisseur inclue dans le registre.
N° séquence fin	Numéro de la dernière écriture fournisseur inclue dans le registre.
Créé à	Date et heure de création du registre.
Filtre écriture comptable clt société opération	Stock le filtre complet qui a été appliqué aux écritures client lors de la constitution du registre.

Pour créer les registres de paiement IC :

Ouvrir la page Registres paiement IC.
Dans le bandeau, sélectionner l'action Actions /Créer registres paiement client société opération.
La page Créer registres paiement client société opération s'ouvre.
Cliquez sur le bouton OK pour lancer le traitement.

Le traitement de création fonctionne de la façon suivante :

Le traitement cherche des écritures devant être répliquées qui n'ont pas encore été traitées. Pour cela, c'est le filtre paramétrable dans les Paramètres échange document qui est appliqué aux écritures client.
Si il existe des écritures à répliquer, un registre paiement IC est créée.

Si le modèle d'échange OCEXPCUSTPAYMREG est bien au statut Lancé et coché comme Traitement automatique, les registres qui sont créées sont automatiquement envoyé à la société opération, grâce à un document échangé de type Sortant.

Réception des registres de paiement IC "Société Opération"

Dans la société opération, un document échangé entrant est généré.

Pour intégrer le flux dans la société de destination :

Choisissez l'icône , saisissez Documents échangés , puis sélectionnez le lien associé.
La page Documents échangés s'affiche.
Afficher le document échangé correspondant à l'import du registre IC en cliquant sur son numéro.
Dans le bandeau, sélectionner l'action Actions / Traiter document entrant.

L'intégration des règlements s'effectue en deux phases :

La première phase vérifie les données à intégrer.
La second intègre les données dans la feuille de comptabilité paramétrée.

La phase de vérification effectue les vérifications suivantes :

Est-ce que la feuille d'import dispose bien d'un compte de contrepartie ?
Est-ce que les clients présents dans le registre existent bien dans la société opération?

Si des erreurs sont identifiées, un message d'erreur bloque le traitement d'intégration. Il est alors possible de consulter la liste des erreurs :

Dans la page Documents échangés, cliquer sur l'action Actions / Afficher erreur données.
La page Ecritures erreur est indique les erreurs ayant été identifiées lors de l'import.

Lors de l'intégration dans la feuille de comptabilité :

Le même numéro de document que celui utilisé dans la société financière est utilisé (à des fins de traçabilité).
Le compte de contrepartie appliqué est celui de la feuille de comptabilité utilisé.