title: Aperçu du module Commande d'achat : réception entrepôt et facturation | Groupe Calliope Docs description: Describes how to set up each customer's preferred method of sending sales documents, for example, email, PDF, electronic document, and so on. services: project-madeira documentationcenter: '' author: SGE

ms.service: dynamics365-business-central ms.topic: article ms.devlang: na ms.tgt_pltfrm: na ms.workload: na ms.search.keywords: email, PDF, electronic document ms.date: 04/01/2019 ms.author: SGE

Commande d'achat : réception entrepôt et facturation

Généralités

La commande d'achat est la première étape pour enregistrer les processus d'achat. Ce document vous permettra de documenter plusieurs flux, par exemple, la création d'une réception d'achat ou d'une facture achat, outils essentiels pour pouvoir suivre vos créances et l'évolution des vos stocks.

Paramétrages

La saisie des champs suivants peut être rendue obligatoire selon le paramétrage des « Vérification validation » (voir section sur le paramétrage Navagri).

Création d'une commande d'achat

  • [x] Cliquer sur Achats APPRO > Commande d'achat
  • [x] Cliquer sur Nouveau pour créer une nouvelle commande d’achat.
  • [x] Cliquer dans n’importe quel autre champ ou appuyer sur Entrée pour générer un numéro de commande grâce à la souche de numéros paramétrée.

Renseigner les champs suivants :

  • [x] N° fournisseur : les informations liées au fournisseur redescendent alors automatiquement dans l’en-tête de la commande :

    • Nom du fournisseur
    • Coordonnées du fournisseur
    • Informations de facturation
    • Informations de livraison
    • Date de comptabilisation

  • [x] Date de commande : la date de commande reprend la date de travail du serveur visible dans les paramètres comptabilité (Voir Paramétrage NavAgri).

  • [x] Code catégorie document : les articles pouvant être commandés dépendront de la catégorie de document (Voir Paramétrage Appro).
  • [x] N° campagne

  • [x] Dates de réception (Onglet « Livraison ») (Facultatif). Entrer, si besoin, les dates suivantes :

    • Date réception demandée
    • Date réception confirmée
    • Date réception prévue
    • Date réception demandée au plus tard

  • [x] Code magasin (Onglet « Livraison) (Facultatif, mais s’il est renseigné, il sera proposé par défaut dans la ligne de commande).

  • [x] Code condition de livraison (Onglet « Livraison »).

Lignes de la commande

Commande d'un article

La plupart des informations redescendent depuis l’en-tête, notamment :

  • Le code magasin
  • La campagne

Saisir :

  • [x] Type : Article

  • [x] N° : sélectionner l’article dans la liste des articles

    • Une fois la ligne complétée, sélectionner une autre ligne pour entrer un nouvel article. Lors de la sélection de certains articles, plusieurs lignes peuvent s’insérer dans le cas où il existe du texte étendu lié à l’article.
    • Si une commande ouverte (Contrat) existe pour l’article et le fournisseur, une page d’information s’affichera avec les différentes commandes ouvertes référencées.

    Les informations relatives à l’article redescendent alors sur la ligne de commande, notamment :

  • Référence fournisseur (S’il en existe une pour l’article)

  • Désignation
  • Code unité
  • Codes analytiques

Si un prix d’achat a été renseigné depuis la fiche article (Bandeau « Accueil » / Achat / Prix), ce prix est renseigné automatiquement dans la colonne coût unitaire direct HT, en tenant compte de la quantité :

Lancement de la commande

Une fois la commande entièrement complétée, il faut la lancer.

Une fois lancée, la commande ne peut plus être modifiée à moins de cliquer sur le bouton Rouvrir. Si la commande est modifiée sans la rouvrir, un message bloquant apparaît :

  • ​ Taper sur la touche F5 pour annuler ce message.

Réception entrepôt avec extraction lignes de commande achat

La réception de la commande peut être réalisée.

  • Soit directement depuis la commande

  • Soit en créant une réception entrepôt depuis une commande

  • Soit en créant une réception entrepôt et en extrayant les lignes de commande

Création d'une réception entrepôt avec extraction d'une ligne de commande

Cliquer sur Achats Appro > Réceptions entrepôt

A partir de la liste des réceptions entrepôt, cliquer sur le bouton Nouveau.

En-tête du bon de réception :

  • [x] N° : sélectionner n’importe quel autre champ ou appuyer sur Entrée pour générer un numéro de bon de réception grâce à la souche de numéros paramétrée

  • [x] Code magasin : le code magasin reprend par défaut celui de l’utilisateur. Vous pouvez cependant sélectionner un autre magasin de réception (La liste des magasins autorisés pour l’utilisateur est définie dans les Paramètres Magasinier).

    ​ Seules les lignes des commandes dont le magasin correspond à celui de la réception pourront être extraites.

  • [x] Date de comptabilisation : elle doit correspondre à la date du jour de la réception.

    D’autres champs dépendant des paramétrages pourront être obligatoires afin de valider la réception (N° BL fournisseur, code condition de livraison, transporteur etc…).

Dans le bandeau accueil, chapitre Préparer, cliquer sur le bouton Extraire documents d’origine.

Par défaut, tous les flux à partir duquel une réception peut être réalisée sont sélectionnés, à savoir Commande achat, Réception transfert et Retour vente.

L’utilisateur peut filtrer sur les flux souhaités et filtrer sur un article spécifique afin d’obtenir uniquement les lignes de documents souhaités.

  • [x] Sélectionner la ou les lignes de document souhaitées à prendre en compte dans la réception entrepôt et valider par OK.

    La (les) ligne(s) de document sélectionnées sont insérées dans la réception entrepôt.

  • [x] Compléter la quantité à recevoir ou/et les informations de pesée

  • [x] Puis valider la réception entrepôt.

    Les réceptions enregistrées peuvent être consultées :

  • A partir de la commande avec le bouton réception.

  • Dans les archives, historique, réceptions achat enregistrées.

Facture d’achat via commande d'achat

Lorsque les commandes d’achat sont réceptionnées, il est possible de les facturer. La facturation peut s’effectuer de plusieurs façons :

  • En créant une facture d’achat et en extrayant les lignes de réception
  • A partir de la commande d’achat

Paramétrage

Afin de pouvoir facturer directement depuis la commande, la catégorie de document doit autoriser la validation (Voir paramètres Appro catégorie de document).

Validation de facture

Ouvrir la commande d’achat (Achats Appro > Commande d'achat)

  • [x] Entrer la date de comptabilisation

  • [x] Entrer le N° facture fournisseur

  • [x] Entrer les quantités à facturer

  • [x] Valider

A l’issue de la validation du document, la facture d’achat provisoire est supprimée et la facture comptabilisée est visible dans les documents archivés.

Les lignes de la facture d’achat sont identiques aux lignes de la commande d’achat.