Ajustement de stock et inventaire
Généralités
Dans NavAgri, il y a la possibilité d'ajuster les quantités en stock enregistrées, par exemple pour l'inventaire, mais aussi à d'autres fins. L'ajustement de stock vous offre plusieurs fonctionnalités, entre elles, l'option de modifier les écritures comptables à partir d'une feuille article sans besoin de valider les transactions.
Paramétrage
Paramètres stock
Cliquer sur l'icône de moteur de recherche 
puis saisir Paramètres stock. Sélectionner le lien.
- Onglet Général
| Champ | Fonction |
|---|---|
| Motif ajust. stock obligatoire | En cochant cette option, c'est possible de rendre obligatoire la saisie d’un code motif pour tous les ajustements. |
| Masquer qté calculée dans feuille inventaire | En cochant cette option, les colonnes qté calculée (Quantités théoriques) n’apparaissent pas dans les feuilles d’inventaire. |
| Code motif ajustement stock inventaire | Sélectionner le code motif d’ajustement de stock qui sera utilisé dans les écritures article sur les lignes d’ajustement de stock lors de la validation des feuilles d’inventaire. |
| Date validation écart inventaire | La date renseignée ici, permet de valider un flux à cette date, et que le mouvement enregistré soit pris en compte dans la feuille d’inventaire via la fonction mettre à jour la quantité calculée. |
| Afficher valeur article inventaire | Le type de prix sélectionné ici (Aucune, prix unitaire, cout unitaire, prix vente référence), permet d’afficher la valorisation de la ligne de la feuille d’inventaire. |
| Chaîne tri inventaire physique | Par défaut, la feuille d’inventaire est trié par code article. Il est possible ici de paramétrer un autre tri qui pourra être sélectionner dans la feuille d’inventaire. Exemple : %8-%2 Corresponds à un tri sur la famille puis sur l’article. |
- Onglet Magasin
| Champ | Fonction |
|---|---|
| Activer date d’inventaire | Cette option permet, pour un magasin, de contrôler que l’inventaire ne peut être réalisé qu’a une certaine date d’inventaire paramétrée pour ce magasin. Ce contrôle est opérationnel seulement si le code du magasin est mentionné dans le modèle feuille utilisé. |
Paramètres utilisateur
Cliquer sur l'icône de moteur de recherche puis saisir Paramètres utilisateur. Sélectionner le lien.
Si un Filtre Centre gestion stock est paramétré pour l’utilisateur, seuls les modèles et noms de feuille paramétrés sur ce centre de gestion seront accessibles pour l’utilisateur.
Modèle feuille article
Cliquer sur l'icône de moteur de recherche puis saisir Modèle feuille article. Sélectionner le lien.
Pour saisir des ajustements de stock ou faire les inventaires, il faut paramétrer des modèles de feuilles article. Les modèles feuille article permettent de travailler dans une fenêtre feuille conçue dans un but spécifique.
- 107 Feuille Auto consommation : pour saisir les auto consommation sur le magasin 107
- 109 Feuille Inventaire : pour saisir les inventaires sur le magasin 109
Création d’un modèle feuille article
Pour créer un nouveau modèle de feuille, cliquer sur le bouton Nouveau et remplir les champs suivants :
- Nom : donner un code au modèle de feuille (Ex : 109INV).
- Désignation : donner un nom au modèle de feuille (Ex : 109 Feuille inventaire).
Type :
- Article : sélectionner ce type pour les ajustements de stock.
- Inventaire : sélectionner ce type pour les inventaires.
- Transfert : sélectionner ce type pour les transferts entre magasins.
Souches de n° : sélectionner éventuellement une souche pour affecter des numéros de document aux lignes feuille de ce modèle feuille.
- Code journal : sélectionner un code journal sur lequel seront enregistrées les écritures valeur (cf. création des codes journaux dans le paramétrage finance.
- Centre de gestion : sélectionner le centre de gestion correspondant au magasin concerné par le modèle de feuille.
- Code magasin : sélectionner le code magasin correspondant au magasin concerné par le modèle de feuille.
Ajout d’un ou plusieurs Noms feuilles article
Pour chaque modèle de feuille créé, il faut rattacher au moins un nom de feuille pour pouvoir effectuer les saisies.
- Sélectionner la ligne du modèle de feuille concerné
- Cliquer sur le bouton « Noms feuilles »
La liste des noms de feuille rattachés au modèle de feuille sélectionné s’affiche alors :
Pour créer un nouveau Nom de feuille, cliquer sur nouveau puis remplir les champs suivants.
Nom : donner un code au nom de feuille.
Désignation : donner un nom au nom de feuille.
Souches de n° : Les souches de numéros saisies dans le modèle sont copiées sur les feuilles créées d'après ce modèle. Vous pouvez néanmoins modifier les souches de numéros sur les feuilles.
- Type écriture :
- Négatif (ajust.) : si le nom de feuille est créé pour faire des ajustements de stock négatif (ex : autoconsommation).
- Positif (ajust.) : si le nom de feuille est créé pour faire des ajustements de stock positif (ex : réception de produits gratuits).
- Code motif ajust. stock : sélectionner le code motif ajust. stock adéquat (Remarque : la liste proposée est filtrée selon le type d’écriture).
- Vue filtre article inventaire : ce champ permet de filtrer les articles qui seront proposés sur les feuilles d’inventaire.
Par exemple, le nom d'une feuille 107INV est filtré
- Avec le magasin 107
- Avec les articles de l’activité APPRO
Code motif ajust. stock
Pour créer un nouveau code motif ajustement stock, à partir de n’importe quelle liste de noms de feuille :
- Cliquer sur un des codes motif ajust. stock existant
Puis cliquer sur Nouveau
Type d’écriture : sélectionner s’il s’agit d’un ajustement de stock positif ou négatif
- Code : donner un code au code motif
- Désignation : donner un nom au code motif
Fonctionnalités liées aux ajustements de stock
Sélection des modèle et nom de feuille
Pour réaliser un ajustement de stock, ouvrir une feuille article :
Cliquer sur l'icône de moteur de recherche puis saisir Feuille article.
La liste des modèles feuille article s’ouvre alors :
- Sélectionner le lien avec le nom de feuille correspondant.
Remarque :
- Puisque vous ouvrez une feuille article, la liste des modèles feuilles article proposés est préfiltrée avec le Type « Article ».
- La liste peut également être préfiltrée en fonction du centre de gestion sur lequel est paramétré l’utilisateur (Voir : Paramètres utilisateur).
Saisie dans la feuille article
Sur la ligne de la feuille, les champs suivants sont déjà remplis :
- Date de comptabilisation : reprend la date du jour (Mais peut être modifiée)
- Champs non modifiables issus des modèles et nom de feuille selon le paramétrage du modèle feuille article :
- Type d’écriture
- Code magasin
- Code motif ajust. stock
Dans la feuille article, saisir les champs suivants :
- N° de document : saisir un n° de document, à moins que les numéros de souche ne soient utilisés.
N° article : sélectionner l’article qui va faire l’objet de l’ajustement. Cela remplit automatiquement par défaut les champs suivants :
- La désignation de l’article
- Le code unité de l’article
- Les montants et coût unitaire de l’article
Quantité : entrer la quantité à ajuster. Le montant se calcule alors
N° de campagne : saisir le n° de campagne concernée
Valider ensuite la feuille.
Fonctionnalités liées aux inventaires
Génération de la liste des articles à inventorier
Cliquer sur l'icône de moteur de recherche puis saisir Feuille inventaire.
Pour générer la liste des articles à inventorier, cliquer sur le bouton « Calculer quantité en stock ».
Une fenêtre suivante s’ouvre alors.
Remplir les champs suivants :
- Date de comptabilisation : tous les mouvements <= à cette date seront pris en compte et c’est à cette date que les mouvements d’inventaire seront réalisés.
- Stock à date : sélectionner cette option obligatoirement afin que la date du stock calculé corresponde à la date de comptabilisation.
- N° document : le numéro de document est obligatoire.
Avec quantité calculée = 0 : cette option permet de faire apparaitre dans la liste des articles à inventorier l’ensemble des articles, mêmes ceux dont le stock théorique est nul.
Ajouter des filtres si nécessaires.
Remarque : la feuille d’inventaire peut déjà être préfiltrée avec les paramètres du champ « Vue filtre article inventaire » cf. § Ajout d’un ou plusieurs Noms feuilles article.
Lancer le traitement : la liste des articles à inventorier se remplit
Edition des supports d’inventaire
Afin que les utilisateurs chargés d’effectuer l’inventaire physique, puissent noter les quantités comptées, il faut éditer les supports d’inventaire. A partir de la feuille d’inventaire, cliquer sur le bouton « Imprimer ».
Onglet options
- Afficher quantité calculée : si cette option est cochée, les quantités théoriques en stock (Quantités calculées) apparaitront sur les supports d’inventaire (Non conseillé).
- Afficher numéro série/lot : cocher cette option si des articles sont soumis à traçabilité afin d’identifier, sur les supports d’inventaires, les numéros de lots.
- Afficher différence uniq. : ne pas sélectionner cette option à cette étape.
Onglet lignes feuille article
Dans l’onglet « Lignes feuille article », il est possible de poser différents filtres par exemple par magasin, par activité… Cela permet notamment de personnaliser chaque édition de liste des articles à inventorier en fonction de chaque utilisateur.
Remarque : les articles n’ayant jamais fait l’objet de mouvement de stock (le stock est à 0 et il n’y a jamais eu ni d’entrée ni de sortie de stock) n’apparaissent pas dans les listes d’inventaire.
Saisie des quantités comptées dans la feuille d’inventaire
Ouvrir la feuille d’inventaire et remplacer les quantités de la colonne « Qté (Comptée) » par les quantités réelles inventoriées.
Lorsque vous entrez une quantité comptée sur une ligne, s’il existe une différence entre le stock théorique et le stock réel, les champs suivants sont automatiquement mis à jour :
- Type d’écriture
- Ecart d’inventaire
- Montant
Ecarts d’inventaire
Pour visualiser facilement les écarts d’inventaire, vous pouvez poser le filtre suivant dans la feuille d’inventaire :
La feuille d’inventaire est alors filtrée et affiche seulement les lignes qui comportent des écarts.
Type d’écriture
- Négatif (ajust.) si la quantité réelle (Quantité comptée) est inférieure à la quantité théorique (Quantité calculée) : il s’agira d’une perte (Démarque) qui viendra diminuer le stock lors de la validation de l’inventaire.
- Positif (ajust.) si la quantité réelle (Quantité comptée) est inférieure à la quantité théorique (Quantité calculée) : il s’agira d’un gain (Surmarque) qui viendra augmenter le stock lors de la validation de l’inventaire.
Ecart d’inventaire
La colonne « Ecart d’inventaire » indique la différence en valeur absolue entre la quantité réelle et la quantité théorique :
Ecart d’inventaire = quantité comptée – quantité calculée
La colonne Montant indique la valeur de l’écart d’inventaire en value absolue. Elle est calculée de la façon suivante :
Montant = Ecart d’inventaire X Coût unitaire de l’article
L’association entre le Type d’écriture et le Montant nous donne donc l’ajustement en valeur qui sera enregistré lors de la validation de l’inventaire.
Edition des écarts d’inventaire
L’édition des écarts d’inventaire peut s’effectuer de la même façon que pour les supports d’inventaire (cf. § Edition des supports d’inventaire) mais en sélectionnant l’option « Afficher différence uniq. »
Remarque : lorsque vous sélectionnez l’option « Afficher différence uniq. », l’option « Afficher quantité calculée » est automatiquement cochée.
- La colonne quantité correspond aux écarts de la feuille d’inventaire (En valeur absolue)
- La colonne valeur correspond aux montants de la feuille d’inventaire (En valeur absolue)
Analyse des écarts et corrections
Quantité comptée erronée
Suite à l’analyse des écarts, les quantités comptées peuvent être vérifiées et modifiées en cas d’erreur de comptage.
Rouvrir la feuille d’inventaire et modifier la quantité comptée.
Correction du stock théorique
Suite à l’analyse des écarts, vous pouvez vous apercevoir que le stock théorique (Quantité calculée) est erroné.
Il faut alors corriger le stock dans une feuille article en effectuant un ajustement de stock à J-1 (cf. § Fonctionnalités liées aux ajustements de stock).
Suite aux corrections effectuées, retourner dans la feuille d’inventaire et cliquer sur le bouton « Mettre à jour quantité calculé.
Suite à la mise à jour,
- La colonne Qte (Calculée) est modifiée selon les ajustements effectués
- Les écarts sont recalculés avec ces nouvelles données
- La colonne Qté initiale (Calculée) indique la Qté calculée telle qu’elle était avant ajustement
Validation de l’inventaire
Une fois la feuille contrôlée, vous pouvez la valider : cliquer sur le bouton Valider ou Valider et imprimer.*
Visualisation des écritures article créées
Cliquer sur l'icône de moteur de recherche puis saisir Ecriture comptable article. Sélectionner le lien.
Les écritures comptables article enregistrent seulement les écarts.
Visualisation des écritures d’inventaire
Cliquer sur l'icône de moteur de recherche puis saisir Ecriture comptable inventaire. Sélectionner le lien.
Les écritures comptables inventaire enregistrent toutes les lignes de la feuille d’inventaire même celles qui ne comportent pas d’écart.
Planifications des inventaires
Les inventaires peuvent être planifiés par magasin (cf. paramétrage § Onglet Magasin).
Planifier un inventaire pour un magasin
Ouvrir la fiche du magasin voulu puis cliquer sur le bouton « Dates inventaire ».
Créer une nouvelle ligne de planification
- Code magasin : Champ rempli automatiquement
- Date d’inventaire : Entrer la date d’inventaire programmé
- Statut : Sélectionner Planifié
Réaliser un inventaire planifié
Mettre le statut de la date d’inventaire sur « En cours »
Afin de pouvoir réaliser l’inventaire du magasin, il faut passer le statut correspondant à la date de l’inventaire de « planifié » à « En cours ».
Si le statut n’est pas « En cours », le message bloquant suivant apparait lorsque vous cliquez sur le bouton « Calculer quantité en stock » :
Calcul des quantités en stock
Lorsque vous lancez le calcul des quantités en stock dans la feuille d’inventaire, quelle que soit le jour où vous lancez le traitement, la date de comptabilisation de l’inventaire reprend la date d’inventaire planifié.
Le champ Date de comptabilisation est grisé : la date n’est pas modifiable.