Gestion des Acomptes

Paramétrage

Gestion des acomptes dans les comptes comptables

Il est nécessaire de paramétrer les différents comptes qui seront utilisés dans la gestion des acomptes.

Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir Plan comptable puis sélectionner le lien associé.
Dans la liste des comptes existants, sélectionnez le compte comptable relatif aux acomptes client: 41910000 ∙ CLIENTS-AVCE ACPTE RECU S/CDES

La fiche du compte général s'affiche à l'écran.

Vérifiez que l'option imputation directe est sélectionnée, sinon cocher l'option.

Les imputations se font dorénavant de façon automatique sur ce compte général.

Dans l'onglet validation de la fiche du compte général remplissez les champs de la façon suivante

[ ] Type compta TVA: Vente
[ ] Groupe compta marché: vide
[ ] Groupe compta produit: COMPTA
[ ] Groupe compta marché: vide
[ ] Groupe compta produit: ACPTE

Note

Depuis le 1er janvier 2023, la TVA devient exigible sur les acomptes encaissés sur les livraisons de biens et de services selon la loi 2021-1900 du 30-12-2021 art.30

Gestion des paramètres comptabilisation

Il est nécessaire d'associer ensuite le compte général au compte Acompte vente.

Sélectionnez l'icône du moteur de recherche et saisissez Paramètre comptabilisation puis sélectionnez le lien associé.
Pour chacun des groupe compta marché défini dans le système, renseignez le n° de compte général paramétré précédemment dans la colonne Compte acomptes vente.

Dorénavant, les écritures seront imputées pour chaque groupe compta marché dans le compte général définie pour la gestion des acomptes.

Gestion des paramètres compta. TVA

Les acomptes n'étant plus paramétrés comme exonérés de TVA, vérifiez que le paramétrage des comptes généraux pour le code utilisé soit bien un compte soumis à TVA .

Sélectionnez l'icône du moteur de recherche et saissez Paramètre compta. TVA puis sélectionnez le lien associé.
Vérifiez que pour les groupe compta marché TVA X Groupe compta produit TVA défini, le % TVA est différent de 0.

Le paramétrage comptabilisation devra être ventilé en fonction des taux de tva des articles, la taxe étant liée à une ligne d’article le taux de tva de la ligne de taxe sera le même que celui de la ligne d’article => gestion d’un compte général unique pour article et taxe .

Gestion des Acomptes CallioAgri et Libellés Acompte

Les libellés sont définis dans les paramètres CallioAgri Appros (Onglet « Acompte »).

Sélectionnez l'icône du moteur de recherche et saissez Paramètre CallioAgri Appro puis sélectionnez le lien associé.
Dans la section Acomptes, cochez l'option Utiliser l'acompte CallioAgri.
Remplissez pour chacun des champs libellé, les libellés que vous souhaitez utiliser pour les facture d'acompte, les avoir acompte et les reprise acompte.
Cocher l’option « Inclure taxe sur facture d’acompte » si vous souhaitez que les lignes de taxe soient inclues dans la facture d’acompte

Gestion des pourcentages d'acompte dans les paramètres saison.

Si l'option utiliser saison est cochées dans les paramètre CallioAgri appro (voir Paramètres CallioAgri Appro et Saison), vous pouvez définir des pourcentages d'acompte pour des ensembles d'article.

Sélectionnez l'icône du moteur de recherche et saissez Paramétrage Saison puis sélectionnez le lien associé.
Pour chaque ligne de type article que vous aurez crées, vous pouvez définir un pourcentage d'acompte prévisionnel minimum ainsi qu'un statut d'acompte.

Note

Si la ligne de commande vente est affectée au n° de la commande ouverte achat, le système récupère dans le champ % acompte prévisionnel de la ligne de commande vente, le % acompte vente, paramétré dans la catégorie de document de la commande ouverte d’achat. Cette règle n’est utilisable que si la ligne de saison est de type article.

Une fois tous ces paramétrages réalisés, vous pouvez utiliser les acomptes dans CallioAgri.

Calcul des Acomptes

Le calcul d’un acompte dépend de 3 variables :

[x] Le prix unitaire net (prix remisé)
[x] La quantité restant à expédier
[x] Le pourcentage d’acompte prévisionnel

$$ Montant acompte = Quantité restant à expédier * Prix unitaire net * pourcentage d’acompte prévisionnel $$

A ce montant, il conviendra d’ajouter le montant de la taxe si l’option « inclure taxe sur facture d’acompte » est activée.

Création de la commande de vente avec acompte

Créez une commande de vente selon le processus décrit dans Commande de Vente
Au niveau des lignes de commande, définissez le % d'acompte prévisionnel (le % d’acompte n’est volontairement pas renseigné sur la ligne qui correspond à la taxe s’il en existe une)
Cliquez sur Lancer dans la barre d'action puis de nouveau sur lancer .

Génération des factures d'acompte

Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir Générer facture d'acompte puis sélectionner le lien associé.

Renseignez les options et les filtres selon vos besoins

Libellé de l'option/filtre	Action
Campagne	Choisir le N° de campagne
Filtre date de commande	Filtrer sur une date ou une période de commande
Filtrer	Choisir la date d'échéance
Type d'échéance	choisir le type d'échéance (fonctionnement identique au traitement générer facture voir Génération facture)
Date comptabilisation facture acompte	Entrer la date de facture
Option Simulation	En cochant simulation, les factures et avoirs d'compte provisoires ne seront pas créés (une synthèse des commandes prises en compte est générée)

Pour lancer le traitement, cliquez sur Aperçu ou Imprimer. Les factures de vente provisoire sont alors créées.

Validation des factures d'acompte

Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir Factures vente puis sélectionner le lien associé.

La colonne acompte CallioAgri indique quelles factures sont des factures d'acompte. La validation des factures peut se faire de façon individuelle ou par lot de la même manière que pour des factures de vente classiques.

Validation par lot

Dans la barre des actions cliquez sur le bouton Validation ** puis cliquez sur **Valider par lot. Une fenêtre s'ouvre afin de définir les conditions de validation de votre choix.
Filtrez avec le champ Acompte CallioAgri sur oui puis validez votre choix en cliquant sur OK.

Les factures d'acompte provisoires disparaissent alors de la liste et passent en facture de vente enregistrées. Un message d'information s'affiche à l'écran en précisant le nombre de mise à jour effectué et le nombre d'erreur du traitement.
Cliquez sur OK pour fermer le message.

Validation par facture

Sélectionnez la facture d'acompte à valider.
Cliquez sur le bouton Validation dans la barre d'action et Valider

Note

Si l’option « Inclure taxe sur facture d’acompte » est activée dans les paramètres Agri Appro section « Acomptes » la ligne de taxe sera présente sur la facture d’acompte

Consultation des écritures suivi d'acompte.

Les factures, avoirs et reprise acompte génèrent des écritures de suivi d'acompte qui permettent de constituer le relevé client. Les écritures de suivi peuvent être consultées à partir de la fiche agriculteur.

Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir Agriculteurs puis sélectionner le lien associé.
Cliquez dans la barre d'action sur Associé puis Contact et Ecriture suivi acompte dans le menu déroulant.

Une page s'ouvre avec la liste des écriture suivi acompte de l'agriculteur.

Note

Si l’option « Inclure taxe sur facture d’acompte » est activée dans les paramètres Agri Appro section « Acomptes », le montant de la taxe sera imputé sur l’écriture suivi d’acompte de la ligne d’article soumis à la taxe. Il n’y aura pas d’écriture suivi acompte dédiée aux taxes.

Reprise D'acompte

Lorsqu'une commande a fait l'objet d'un acompte, l'acompte est déduit dans les factures générées pour l'agriculteur pour l’article de la commande à hauteur du solde d’acompte non consommé.

Note

La génération de la facture doit se faire via le traitement de facturation appro sinon la déduction de l'acompte n'est pas prise en compte. (voir facturation manuelle)

Les écritures de reprise d'acomptes apparaissent de la même manière à partir de la liste agriculteurs sous la désignation reprise d'acompte.

Note

Dans le cas où le solde d'acompte est supérieur au montant de la facture de la commande vente, CallioAgri déduit un montant d'acompte TTC à hauteur du montant de la facture.

Dans le cas le solde d'acompte est inférieur au montant de la facture de la commande vente, CallioAgri déduit la totalité du solde d'acompte restant

Avoir d'acompte

Générer un avoir d'acompte

Le solde d’un reliquat (lors d’une expédition d’une commande ou par la fonction de solde dans la gestion des reliquats), la suppression d’une ligne de commande de vente, qui a fait l’objet d’un acompte, a pour effet de créer un avoir d’acompte à émettre. On peut consulter ces avoirs dans la liste des Avoirs d’acompte à émettre.

Le montant de l’avoir d’acompte si l’option « Inclure taxe sur facture d’acompte » tiendra compte du montant de la ligne de taxe.

Scénario:

[ ] Créez une commande de vente avec facturation d'acompte
[ ] Créez une expédition et facturation partielle de la commande avec solde de reliquat (voir gestion des reliquats)

Suite à l'expédition partielle et au solde du reliquat de la commande, CallioAgri a généré une ligne d'avoir acompte à émettre.

Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir **Avoir acompte à émettre ** puis sélectionner le lien associé pour visualiser l'avoir acompte qui vient d'être créé.
Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir **Générer factures d'acompte ** puis sélectionner le lien associé.
Complétez les filtres ainsi que l'onglet acompte à émettre en fonction de l'avoir que vous souhaitez générer
Cliquez sur imprimer ou aperçu afin de valider le traitement.

Le système détecte l'écriture d'avoir acompte à émettre et crée l'avoir d'acompte.

Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir **Avoir vente ** puis sélectionner le lien associé.
Sélectionnez l'avoir d'acompte souhaité. En effet, la colonne acompte CallioAgri indique quels avoirs sont des avoirs d'acompte.
Cliquez sur le bouton Validation dans la barre d'action et Valider

Note

Dans le cas où le solde du compte de trésorerie n’est pas suffisant pour « couvrir » le montant de l’avoir, ce dernier ne sera pas émis. Un avoir d’acompte ne peut être créé pour un agriculteur que si le montant de l’avoir est inférieur au solde du compte d’avance de trésorerie de cet agriculteur. Le champ traité prend alors la valeur Non matché dans la liste d'avoir acompte à émettre.

Clôturer des avoirs d'acompte non matchés

Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir **Clôturer avoirs d'acompte à émettre ** puis sélectionner le lien associé.
Sélectionnez la date de comptabilisation puis validez en cliquant sur OK

La case clôturé est automatiquement cochée dans la liste des avoirs d'acompte à émettre pour les acomptes ciblés par le traitement.

Avoir acompte fin de campagne

Le traitement « Générer avoirs d’acompte fin de campagne » génère, pour chaque agriculteur qui dispose d’un montant sur le compte d’avance de trésorerie, un avoir global selon les mêmes règles que pour les avoirs d’acomptes.

Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir **Générer avoir acompte fin de campagne ** puis sélectionner le lien associé.
Renseignez les options et les filtres puis cliquer sur OK pour valider.
Sélectionner l'icône du moteur de recherche et saisir **avoirs vente ** puis sélectionner le lien associé.
Cliquez sur le bouton Validation dans la barre d'action et Valider

MAJ % d'acompte

Dans la barre de recherche saisir MAJ % d'acompte et sélectionner le lien associé.
Renseigner les options selon le besoin

Champ	Fonction
Type de filtre	Sélection de l'entonnoir article sur lequel va s'appliquer la MAJ de l'acompte
Code filtre	Dépend du type de filtre
Nouveau % d'acompte	Saisir le nouveau pourcentage d'acompte à appliquer
Inclure commande ouverte achat
Appliquer statuts acompte
Appliquer	A cocher pour que la modification soit prise en compte.

Sélectionner le champ appliquer puis cliquer sur aperçu

La MAJ a été prise en compte.