Documents échangés
Fonctionnement
Les documents échangés sont stockés dans des tables d'intégration (ou table de "sas"). Ces tables ont une structure en-tête ligne simple qui permet de communiquer avec la majorité des documents de Business Central.
Les documents échangés ne contiennent pas de règles de gestion complexes : ils servent uniquement table d'intégration.
Types de documents échangés
Les documents échangés peuvent être de plusieurs types.
| Type | Structure |
|---|---|
| Document | Correspond à une structure en-tête / ligne de document. Cette structure permet de communiquer avec la plupart des documents standards de Business Central (Commandes, factures, expéditions...). Il est possible d'adresser dans les lignes de documents les éléments de traçabilité ainsi que les informations de rapprochement des frais annexes. |
| Journal | Correspond à une structure d'en-tête simple et des lignes de type "feuille comptabilité". Cette structure permet notamment d'intégrer le contenu de feuille comptabilité dans Business Central. |
| Document / Journal | Correspond à une structure en-tête / ligne de document, combiné avec une structure de type "feuille comptabilité". Elle permet d'intégrer dans un message un document et des flux comptables associés (règlement par exemple). |
| Journal article | Correspond à une structure d'en-tête simple et des lignes de type "feuille article". Cette structure permet notamment d'intégrer le contenu de feuille article dans Business Central. |
Le type permet d'afficher les informations du document échangé de manière adaptée au contexte.
Accéder aux documents échangés
Pour afficher les documents échanges :
- Choisissez l'icône
, saisissez Documents échangés , puis sélectionnez le lien associé. - La page Documents échangés apparait à l'écran. Elle fait apparaitre une liste d'en-tête de documents.
- Pour accéder au détail d'un document, cliquez sur le numéro de ce document.
- La Fiche document échangé apparaît à l'écran.
L'affichage de la fiche dépend du Type : en mode Accéder aux documents échangés, la fiche présente un en-tête détaillé et des lignes de document. En mode Journal, le fiche présente un en-tête réduit et des lignes de feuille comptabilité. Le Type peut être défini dans le modèle d'échange de document.
Dans l'onglet Général, les champs suivants apparaissent :
| Champ | Description |
|---|---|
| N° | Identifiant unique de chaque document. Il est géré automatiquement par SQL (autoincrement). |
| Code modèle échange doc. | Indique le code modèle échange de document utilisé. |
| Référence externe | Permet d'indiquer une référence technique issue, par exemple d'un système externe. |
| Sens | Indique si le document est Entrant ou Sortant. |
| Partenaire IC origine / destination | Dans le cadre d'un flux intersociété, permet de connaite le partenaire IC de provenance (flux entrant) ou de destination (flux sortant). |
| Statut | |
| Date / Heure | Date et Heure de création du document échangé. |
| Type | Permet de définir le type d'affichage du document. |
| Commentaires | Commentaire libre. |
Les autres informations qui apparaissent dans le document échangé peuvent être utilisées de manière variable selon les interfaces mises en œuvre.
Actions disponibles depuis les documents échangés
Les actions disponibles différent selon le type de document échangé :
| Action | Description |
|---|---|
| Envoyer au partenaire IC | Cette action permet d'effectuer l'envoi d'un flux sortant vers le partenaire IC défini dans l'en-tête du document échangé. Cet envoi peut être automatisé par le paramétrage d'un post-traitement dans le modèle d'échange de données sortant. Quand l'action est réalisée, le statut du document échangé passe à Exécuté (Succès). |
| Traiter document entrant | Permet de lancer le traitement d'intégration d'un flux entrant dans Business Central. |
| Afficher les écritures traitement | Permet d'afficher les écritures de traitement qui concerne le document échangé. Cette action n'affichera des enregistrements uniquement pour les documents entrants. Quand le document échangé est utilisé dans le cadre d'une interface sortante, les écritures de traitement sont liées au document d'origine et pas au document échangé. |
| Afficher écritures traitement archivées | Permet d'afficher les écritures de traitement archivées qui concerne le document échangé. L'archivage est effectué exclusivement au moment de la réinitialisation de la transaction. Cette archive permet d'obtenir de précieuses informations concernant l'historique de la transaction. |
| Afficher erreurs données | Quand un modèle d'échange prévoit un contrôle de données, les éventuelles erreurs détectées seront consultables via cette option. |
| Afficher dern. enregistrement destination | Permet, après exécution d'un flux entrant, de consulter le dernier document ayant été généré par le processus. |
| Vérifier données | Permet de lancer un traitement de vérification de données pour une interface entrante. |
| Ré-initialiser transaction | Permet de supprimer les écritures traitements liés au document échangé et de positionné le statut du document à En attente. Il permet donc de revenir à un état initial et, ainsi, de rejouer une interface entrante. Cette fonctionnalité doit être utilisée avec clairvoyance afin de ne pas comptabiliser plusieurs fois une même transaction. Quand une transaction est ré-initialisée, les écritures traitement enregistrement lié au document au moment de la ré-initialisation sont archivées : elles sont alors disponibles à partir de l'action Afficher écritures traitement archivées. |
| Modifier / Consulter | Par défaut, un document échangé n'est pas modifiable. Cette action permet de passer d'un mode de consultation à un mode d'édition. |
| Copier document | Permet de réaliser une copie d'un document échangé. Il est possible de copier un document échangé ou, depuis la liste, une liste de documents échangés. |
Analyser les documents échangés
La page Aperçu document échangés permet d'accéder aux documents échangés grâce à des filtres ergonomiques. Pour afficher cette page :
- Choisissez l'icône , saisissez Aperçu documents échangés , puis sélectionnez le lien associé.
- La page Aperçu documents échangés apparait à l'écran.
Dans la partie haute de la page, il est possible de positionner des filtres sur les modèles d'échange de document et sur les statuts. Les filtres sur les statuts suivent la logique suivante :
| Valeur | Filtre correspondance |
|---|---|
| A traiter | En attente ou Exécuté (Erreur) |
| Tous | Pas de filtre |
| En attente | En attente |
| Exécuté (succès) | Exécuté (succès) |
| Exécuté (erreur) | Exécuté (erreur) |
| Annulé | Annulé |
Intégration par lot des documents échangés
Il est possible d'utiliser un traitement d'intégration des documents échangés par lot.
Ce traitement lance l'import des documents échangés qui répondent aux critères suivants :
| Champs | Valeur |
|---|---|
| Statut | En attente |
| Sens | Entrant |
| Exclure traitement par lot | Non |
| Statut des données | Prête |
Pour lancer manuellement ce traitement :
Choisissez l'icône
, saisissez Documents échangés , puis sélectionnez le lien associé.La page Documents échangés apparait à l'écran.
Dans le bandeau, sélectionné l'action Traitement importation documents échangés par lot.
Pour lancer automatiquement ce traitement :
- Choisissez l'icône , saisissez Paramètres échange document , puis sélectionnez le lien associé.
- La page Paramètres échange document apparait à l'écran.
- Cochez le champ Activer import documents échangés via file d'attente des travaux.
- Si le champ est activé, une tâche planifiée toute les heures est automatiquement créée et le système propose d'ouvrir cette tâche pour l'ajustée.
- Si le champ est désactivé, la tâche existante est supprimée.
Voir aussi
Aperçu du module d'échange de document
Gestion des flux inter-sociétés
Gestion des interfaces
Correspondances de données
Modèles d'échange de documents
Documents échangés
Exécution des échanges de documents
Utilisation de Business Central