Mise à jour des écritures comptables sans code collectif

Principe

Des évolutions de CallioAgri ont généralisé la présence du code collectif sur les écritures comptables client / fournisseur et dans plusieurs flux comptables (validation d'écritures tiers, lettrages, ...).

Une fonction de mise à jour des écritures comptables auxiliaires est proposée dans CallioAgri pour permettre d'appliquer un code collectif sur les écritures qui n'en ont pas. Deux modes de mise à jour sont disponibles :

  • Forcé : l'utilisateur définit un code collectif qui s'appliquera sur toutes les écritures sélectionnées
  • Automatique : CallioAgri applique le code collectif, selon les paramétrages comptables du tiers, sur les écritures sélectionnées par l'utilisateur

Cette fonction s'applique sur :

  • Les écritures comptables client-fournisseur
  • Les écritures comptables client
  • Les écritures comptables fournisseur

Lancement du traitement

  1. Depuis le moteur de recherche Rechercher, saisir MAJ code collectif sur écritures tiers
  2. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisir le mode de traitement souhaité dans l'onglet Option :
    • Pour forcer un code collectif, renseigner :
      • Options du traitement = Au cas par cas
      • Code collectif = Code collectif à appliquer
    • Pour un traitement automatisé :
      • Options du traitement = Automatique
  3. Puis, si souhaité, sélectionner les écritures comptables sur lesquelles appliquer le traitement en filtrant par exemple sur :
    • un ou plusieurs n° client
    • un groupe compta client-fournisseur
    • ...
  4. Cliquer sur OK pour exécuter le traitement de mise à jour.
  5. A l'issue du traitement, CallioAgri indique à l'utilisateur le nombre d'écritures comptables mises à jour. Pour accéder au détail des écritures modifiées, saisir Journal MAJ code collectif sur écritures tiers depuis le moteur de recherche Rechercher

Description du mode de mise à jour automatique

Ce mode de mise à jour s'appuie principalement :

  • Sur la comparaison entre le groupe compta client ou fournisseur de l'écriture comptable et les paramètres comptables du tiers :

    • Dans la fiche contact / la fiche agriculteur : code collectif et codes collectifs supplémentaires

    • Dans la fiche client / la fiche fournisseur : code collectif et groupe compta client ou fournisseur

  • Sur les paramétrages généraux des codes collectifs, accessibles en saisissant Collectif depuis le moteur de rechercheRechercher

    • Groupe compta client ou fournisseur associé au code collectif

Cas général

N° Règle Code collectif appliqué
1 Aucun code collectif sur la fiche contact / agriculteur Aucun
2 Il y a un code collectif sur la fiche contact / agriculteur
ET le groupe compta client (/fournisseur) de la fiche client (/fournisseur) est le même que celui de l'écriture à traiter		 Code collectif de la fiche client (/ fournisseur)
3 La règle précédente ne peut pas s'appliquer
ET il y a au moins un collectif supplémentaire sur la fiche contact / agriculteur dont le groupe compta client (/fournisseur) - issu du paramétrage du code collectif - est le même que celui de l'écriture à traiter		 Le premier code collectif supplémentaire trouvé
4 La règle précédente ne peut pas s'appliquer (sauf cas particulier décrit ci-dessous) Aucun

Prenons un exemple pour décrire l'enchaînement de ces différentes règles :

Un ensemble d'écritures comptables pour 4 agriculteurs différents ne contiennent pas de code collectif. Leur groupe compta fournisseur est le même : FO-COLLECTE. Le traitement de mise à jour est appliqué pour ces 4 agriculteurs

Tiers Exemple Code collectif appliqué
Agri A Il n'y a pas de code collectif sur la fiche agriculteur de l'agriculteur A Aucun
Agri B Il y a un code collectif sur la fiche agriculteur de l'agriculteur B
ET le groupe compta fournisseur de la fiche fournisseur est FO-COLLECTE, comme celui de l'écriture comptable
Le code collectif de la fiche fournisseur est AGRI-COLLECTE		 AGRI-COLLECTE
Agri C Il y a un code collectif sur la fiche agriculteur de l'agriculteur C
Le groupe compta fournisseur de la fiche fournisseur est FO-FRANCE, différent de celui de l'écriture comptable
Sur la fiche agriculteur, un collectif supplémentaire est renseigné : AGRI-COLLECTE, dont le groupe compta fournisseur est FO-COLLECTE, comme celui de l'écriture comptable.		 AGRI-COLLECTE
Agri D Il y a un code collectif sur la fiche agriculteur de l'agriculteur A
Le groupe compta fournisseur de la fiche fournisseur est FO-FRANCE, différent de celui de l'écriture comptable
Sur la fiche agriculteur, il n'y a pas de collectif supplémentaire		 Aucun

Cas particulier lié à la gestion du capital social

Une fonctionnalité de CallioAgri permet de modifier automatiquement le code collectif dans les deux cas suivants :

  • Un agriculteur qui n'avait pas de parts sociales en fait l'acquisition
  • Un agriculteur cède l'ensemble des ses parts sociales

Cette fonctionnalité modifie automatiquement le code collectif de l'agriculteur, ainsi que les groupes comptabilité client et fournisseur selon le code collectif adhérent définit dans la paramétrage des codes collectif. Voir CallioAgri - Gestion du collectif et multi-collectif

Le traitement de mise à jour du code collectif va permettre d'appliquer une dernière règle se basant sur ce paramétrage. Cette règle ne s'appliquera que sur les écritures client, si aucun code collectif n'a été trouvé aux étapes précédentes du traitement.

Le code collectif appliqué sera celui du collectif adhérent si son groupe compta client correspond à celui de l'écriture à traiter.

Prenons un exemple :

Le groupe compta client de l'écriture comptable à mettre à jour est CLIENT-TNA. Le code collectif de la fiche client est ADHERENT. Les autres règles n'ont pas pu s'appliquer.

Les paramètres du code collectif ADHERENT sont les suivants :

  • Code collectif adhérent = TNA
  • Groupe compta client du collectif TNA = CLIENT-TNA. Ce groupe compta est le même que celui de l'écriture comptable.

Résultat : CallioAgri va appliquer le code collectif TNA sur les écritures comptables.