Lettrage des écritures comptables

Fonctionnement général

La version standard de Business Central propose une fonctionnalité de lettrage des comptes généraux. Cette fonction a été grandement optimiser afin d'en faciliter l'utilisation. La page qui permet de valider les lettrages permet d'appliquer simplement de nombreux filtres (sur les montants, sur les écritures lettrées ou non...). En cours de lettrage, l'utilisateur peut consulter les montants débiteurs et créditeurs qui ont été rapproché. Il est en outre possible d'interdire les lettrages déséquilibrés.

Il est aussi possible d'effectuer des lettrages automatiques sur les écritures. Chaque compte peut être paramétré avec ses propres règles de rapprochement (période de rapprochement, type de lettrage, filtre sur champs...). Le système peut proposer un lettrage basé sur les paramètres du compte, puis valider en masse le lettrage proposé.

Accès à la fonctionnalité

Le lettrage des comptes généraux s'effectue depuis le plan comptable de Business Central. Pour accéder à la fonctionnalité :

Choisissez l'icône , saisissez Plan comptable, puis sélectionnez le lien associé.
Sélectionnez le compte général dont les écritures doivent être lettrées, puis sélectionnez dans le bandeau l'action Lettrer les écritures (avancé) .
La page Lettrage écritures comptables s'affiche à l'écran.

Note

Dans sa version standard, Business Central propose une fonctionnalité de lettrage des comptes généraux basique. L'action donnant accès à cette fonctionnalité s'appelle Lettrage des écritures. Il est important de bien utiliser l'action Lettrer les écritures (avancé) afin d'utiliser la fonctionnalité améliorée.

Fonctionnement du formulaire

La page Lettrage écritures comptables présente les écritures comptables d'un ou plusieurs comptes généraux.

Dans la partie haute de la page, plusieurs zones permettant d'appliquer des filtres aux écritures affichées :

Zone	Description
Filtre compte général	Permet de filtrer sur un compte général ou plusieurs compte. Par défaut, le filtre est positionné sur le compte général à partir duquel la fonction est lancée.
Filtre type écriture	Permet d'afficher les écritures selon leur statut de lettrage. La valeur Toutes permet d'afficher toutes les écritures, la valeur Non lettrées affiche les écriture non lettrées,la valeur Lettrées affiche les écritures lettrées. Attention !Lettrée signifie "totalement lettrée".
Filtre montant	Permet d'appliquer un filtre sur le montant des écritures. Quand un filtre est positionné sur un montant, le système applique automatiquement un filtre incluant le montant et son montant inverse.
Trier par	Permet de trier les données par Montant ou par Date de comptabilisation.

Interdire les lettrages déséquilibrés

Ce paramétrage s'effectue depuis les Paramètres comptabilité. *. Pour accéder à la fonctionnalité :

Choisissez l'icône , saisissez Paramètres comptabilité, puis sélectionnez le lien associé. La page Paramètres comptabilité s'ouvre.
Dans l'onglet Lettrage, cochez ou décochez le champ Interdire lettrage comptes généraux déséquilibré.

Lettrer manuellement les écritures comptables

Le lettrage des écritures s'effectue depuis la page Lettrage écritures comptables.

Sélectionnez la ou les écritures qui doivent être lettrées ensemble.
Sélectionnez l'action Lettrer dans le bandeau d'action. Le champ ID lettrage des écritures sélectionnées est alimenté avec le code de l'utilisateur. Cette même action permet de retirer l'ID lettrage des écritures en cas d'erreur. Pendant la saisie, les montants en cours de lettrage sont affichés dans la partie basse de la page.
Valider le lettrage en sélectionnant l'action Valider le lettrage dans le bandeau. Les écritures sélectionnées sont lettrées ensemble, un code lettre est affecté aux écritures.

Si le lettrage est équilibré (Montant débit = Montant crédit), les lettres affectées aux écritures sont en majuscules. Dans le cas contraire, les lettres sont en minuscule.

Si le formulaire est filtré sur les écritures non lettrées, les écritures nouvellement lettrées disparaissent de la page.

Il est possible d'interdire par paramétrage les lettrages déséquilibrés.

Délettrer les écritures comptables

Le délettrage des écriture s'effectue depuis la page Lettrage écritures comptables.

Sélectionnez la ou les écritures qui doivent être délettrées.
Sélectionnez l'action Délettrer les écritures dans le bandeau d'action. Les champs Lettre et Lettré sont vidés pour toutes les écritures sélectionnées.

Paramétrer les comptes pour le lettrage automatique

Le paramétrage pour le lettrage automatique des écritures s'effectue depuis la page Lettrage écritures comptables.

Sélectionnez l'action Paramétrage lettrage auto.

La page Paramètres lettrage comptes généraux s'ouvre. Elle permet de définir les informations suivantes :

Champs	Description
N° compte général	Permet d'indiquer le compte général concerné par ce paramétrage.
Type de lettrage	Indique la façon dont les écritures seront lettrées ensemble. Individuel induit que chaque ensemble d'écritures rapprochées auront une lettre propre. Total signifie que toutes les écritures lettrées ensemble dans un même traitement hériteront d'une lettre commune.
N° champ filtre add.1 à 5	Permet d'indiquer un numéro de champ de la table Ecritures comptables sur lequel un filtre pourra être appliqué afin d'affiner le lettrage. Ces champs sont nécessaires uniquement si des scénarios de lettrage sont utilisés (voir plus loin)
Lettrer écriture sur même exercice	Indique au traitement de lettrage automatique que les écritures peuvent être lettrées uniquement si elles sont sur un même exercice comptable.

Il est optionnellement possible de définir pour chaque paramétrage un ou plusieurs scenarios de lettrage. Pour cela, sélectionnez l'action Scénarios dans le bandeau.

La page Scenario lettrage compte généraux s'ouvre. Elle permet de définir les informations suivantes :

Champs	Description
N° compte général	Indique le compte général concerné par ce paramétrage.
N°	Permet de définir la priorité d'application du scénario de lettrage.
Début période de rappro.	Permet de positionner une date de début de période de rapprochement. Utilisez une formule de date pour alimenter ce champ.
Fin période de rappro.	Permet de positionner une date de fin de période de rapprochement. Utilisez une formule de date pour alimenter ce champ.
Utiliser N° champ 1 filtre (1..5)	Permet d'inclure un ou plusieurs champs de la table Ecritures comptables dans les critères de rapprochement.
Effectuer lettrage 1 pour N	Permet d'activer un rapprochement en 1 pour N, c'est dire de tenter de rapprocher une écriture avec plusieurs autres écritures.

Lancer une proposition de lettrage automatique

La proposition de lettrage automatique se lance depuis la page Lettrage écritures comptables.

Sélectionnez l'action Lettrer automatiquement. La page Proposer lettrage compte général s'ouvre.
Modifier les filtres qui seront appliqués lors du traitement.
Sélectionnez le bouton OK afin de lancer le traitement.
Les écritures comptables sont pré-lettrées via le champ ID lettrage en appliquant les règles définies dans le paramétrage.

Valider une proposition de lettrage automatique

La validation d'une proposition de lettrage automatique se lance depuis la page Lettrage écritures comptables. La fonction Valider le lettrage est utilisée pour les lettrages réalisés manuellement et concerne uniquement la ligne active. Cependant, si un lettrage automatique est lancé avec un mode de lettrage Individuel (un ID lettrage par groupe d'écritures rapprochées), la fonction Valider tous les lettrages permet d'effectuer ce traitement en masse.

Sélectionnez l'action Valider tous les lettrages.
L'ensemble des pré-lettrages positionnés dans la page sont validés.

Annuler une proposition de lettrage automatique

L'annulation d'une proposition de lettrage automatique se lance depuis la page Lettrage écritures comptables. Quand une proposition est effectuée, un grand nombre d'écritures se trouvent pré-lettrées. Pour annuler en masse ce pré-lettrage :

Sélectionnez l'action Supprimer tous les pré-lettrages.
L'ensemble des pré-lettrages positionnés dans la page sont supprimés.

Autre traitement de lettrage des comptes généraux

Fonction Créer proposition lettrage compte général

Pour réaliser un lettrage des comptes généraux, un traitement indépendant du fonctionnement expliqué préalablement est disponible. Ce traitement ne nécessite pas de paramétrage préalable particulier.

Afin d'utiliser cette fonctionnalité, suivez les étapes suivantes :

Choisissez l'icône , saisissez Plan comptable, puis sélectionnez le lien associé.
Sélectionnez le compte général dont les écritures doivent être lettrées, puis sélectionnez dans le bandeau l'action Lettrer les écritures.
La page Lettrage écritures comptables s'affiche à l'écran.
Sélectionnez l'action Créer proposition lettrage.

Dans la page qui apparait, sélectionnez les options souhaitées :

Options	Type d'option	Description
Type de lettrage	4 méthodes possibles	1ère méthode = Un pour un (One to One) : Le traitement recherche et lettre un débit et un crédit de même montant. 2ème méthode = Un pour plusieurs (One to Many) : Le traitement recherche et lettre un débit et une somme de plusieurs crédits de même montant (Montant débit = Somme montants crédit) et inversement le traitement recherche et lettre un crédit et une somme de plusieurs débits de même montant (Montant crédit = Somme montants débit). 3ème méthode = Solde (Balance) : Le traitement lettre les écritures si le solde final de toutes les écritures est à 0. Toutes les écritures lettrées sont alors marquées de la même Lettre. 4ème méthode = Solde progressif (Progressive Balance) : Le traitement classe les écritures par Date de référence et lettre les écritures dès que le solde progressif des écritures passe à 0.
Type ID lettrage	Individuel / Total	Si on souhaite que chaque lettrage individuel dispose de sa propre lettre, il faut choisir l'option Individuel. Si on souhaite que toutes les écritures lettrées lors d'un même processus héritent d'un code lettre unique, il faut choisir l'option Total.
Date de référence	2 tris par date possibles	Pour la méthode Solde progressif (Progressive Balance), il est possible de classer les écritures soit par Date comptabilisation (choix par défaut), soit par Date d'échéance.
Effacer ID lettrage	Oui / Non	Si cette option est activée (Effacer ID lettrage = Oui), le traitement supprime au préalable les pré-lettrages existant sur les écritures traitées. Le traitement ne fait pas de distinction entre un pré-lettrage effectué par un traitement précédent et un pré-lettrage fait manuellement. Le traitement ne supprime pas les pré-lettrages sur les écritures exclues via les filtres positionnés. Si cette option est désactivée (Effacer ID lettrage = Non), le traitement ne supprime pas les pré-lettrages existant et par conséquent ne traite que les écritures sans pré-lettrage. Autrement dit, les écritures avec pré-lettrage sont ignorées.
Lettrer écriture sur même exercice	Oui / Non	Si cette option est activée (Lettrer écriture sur même exercice = Oui) lorsque l'une des 2 premières méthodes est sélectionnée (Un pour un ou Un pour plusieurs) est sélectionnée, les lettrages proposés rapprocheront exclusivement des écritures appartenant à un même exercice comptable. En revanche cette option est ignorée lorsque l'une des 2 autres méthodes (Solde ou Solde progressif) est sélectionnée.
Exclure écritures de clôture	Oui / Non	Si cette option est activée (Exclure écritures de clôture = Oui) le traitement exclut les écritures de clôture (qui sont identifiables notamment via leur date particulière préfixée par la lettre C, par exemple C31/12/N). Cette option est d'un usage limité puisqu'elle ne concerne que les comptes généraux impliqués dans les écritures de clôture à savoir les comptes de Gestion et les comptes de résultat (ou d'attente) qui équilibrent ces écritures.
N° champ de filtre 1	ID champ à sélectionner	Il est possible d'activer un critère de rapprochement complémentaire (à sélectionner parmi les champs des écritures comptables). Par exemple le N° doc externe. Dans ce cas le traitement ne lettre que des écritures dont le N° doc externe est identique (condition additionnelle).
N° champ de filtre 2	ID champ à sélectionner	Il est possible d'activer un 2ème critère de rapprochement complémentaire (à sélectionner parmi les champs des écritures comptables). Par exemple le Code motif. Dans ce cas le traitement ne lettre que des écritures dont le Code motif est identique (condition additionnelle).
N° champ de filtre 3	ID champ à sélectionner	Il est possible d'activer un 3ème critère de rapprochement complémentaire (à sélectionner parmi les champs des écritures comptables). Par exemple la Description. Dans ce cas le traitement ne lettre que des écritures dont la Description est identique (condition additionnelle).

Filtre Compte général : Un filtre est automatiquement positionné sur le N° compte général sélectionné.
Cliquez sur le bouton OK afin de lancer le traitement de proposition.
Pour valider les lettrages proposés, utilisez la fonction Valider tous les lettrages.

Note

Les flowfilters, c'est à dire les filtres de type Filtrer les totaux par: (notamment le Filtre Date) ne sont pas appliqués aux écritures comptables. Autrement dit, la fonction Créer proposition lettrage compte général ne tient pas compte de ce type de filtre.

Voir aussi

Aperçu du module Productivité finance
Libellé des écritures issues des documents
Equilibrage dans les feuilles comptabilité
Nombre de lignes dans les feuilles comptabilité
Interdiction d'imputer des écritures sur un exercice clôturé
Cadrage de TVA
Etats de contrôle de la TVA sur les encaissements / décaissements
Analytique systématique sur compte général
Désactivation du contrôle analytique sur les écritures de clôture
Vue d'ensemble de l'analytique par défaut sur les comptes généraux
Modification analytique
Filtre sur budget dans les tableaux d'analyse comptable
Affichage du numéro du document achat à la validation
Lettre dans les écritures clients, fournisseurs et salariés
DADS Honoraire (DAS2)
Soldes comptables par donneur d'ordre (client) ou preneur d'ordre (fournisseur)
Utilisation de Business Central