Contrôle des données sur transaction

Fonctionnement général

Par paramétrage, il est possible d'effectuer des contrôles de données avant le lancement de certains traitements dans Business Central.

Le contrôle de données est totalement paramétrable : il peut s'appliquer aux données d'en-tête ou de ligne, ou à toute table liée à ces enregistrements.

Par exemple, il est possible de vérifier que :

la référence client est bien renseignée dans l'en-tête,
toutes les lignes du document disposent bien d'un prix de vente,
le client de la commande dispose bien d'un crédit autorisé paramétré dans sa fiche,
...

Le contrôle de données peut être paramétré lors des évènements suivant :

Transformation de devis en commande
Lancement de document
Validation de document
Lancement de document (manuel)
Envoi d'une demande d'approbation

Le paramétrage peut être effectué pour les documents de vente ou d'achat.

Paramétrage

Le paramétrage s'effectue en deux phases :

Les documents de contrôle permettent de paramétrer un ou plusieurs contrôles de données à réaliser.
Le paramétrage des contrôles de données permet d'associer un ou plusieurs documents de contrôle à un évènement dans Business Central.

Exemple :

Si je souhaite contrôler le fait qu'un code vendeur est bien défini sur l'ensemble des documents de vente, nous devons donc :

Créer un document de contrôle sur la table En-tête vente avec le champ Code vendeur obligatoire.
Paramétrer dans le paramétrage des contrôles de données le document précédent afin qu'il s'applique lors de tous les évènements qui concernent les documents de vente, à savoir : la transformation de devis en commande, le lancement de document et la validation de document.

Paramétrage des documents de contrôle

Le paramétrage s'effectue dans des entités appelées Document contrôle données. Pour effectuer ce paramétrage :

Choisissez l'icône , saisissez Document contrôle données , puis sélectionnez le lien associé.
La page Document contrôle données s'affiche.
Cliquez sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau document ou Modifier pour modifier un document existant.
Renseignez l'en-tête de document avec les informations suivantes :

Champ	Description
ID	Code identifiant de façon unique le document de contrôle.
Description	Texte permettant de décrire le document de contrôle.
ID table	Permet de sélectionner le numéro de table principale sur laquelle les contrôles de données seront définis. Typiquement, on paramétrera la table Sales Header (36) pour les documents de vente et la table Purchase Header (38) pour les documents d'achat.
Libellé table	Nom de la table sélectionnée dans le champ ID table. Il se met à jour automatiquement.

Si vous souhaitez définir des contrôles sur les champs de la table, renseignez une ou plusieurs lignes du document avec les informations suivantes :

Champ	Description
N° champ	Permet de sélectionner le champ de la table sélectionnée en en-tête sur lequel le contrôle doit être positionné.
Libellé champ	Nom du champ sélectionné dans le champ N° champ.
Type contrôle	Permet de définir le type de contrôle qui sera réalisé par Business Central. Les valeurs possibles sont : Est vide (le champ ne doit pas être renseigné), Est non vide (le champ doit être renseigné), Respecte la condition (le champ respecte la condition définie dans le champ Conditions).
Conditions	Permet de définir les conditions devant être contrôlées si le Type contrôle est positionné à la valeur Respecte la condition. La condition peut être définie avec une chaîne de caractère utilisée habituellement pour les filtres dans Business Central. Exemples : "BLEU" si on souhaite que la valeur soit "BLEU", "BLEU\|ROUGE" si on souhaite que la valeur soit "BLEU" ou "ROUGE"...

Paramétrage des documents de contrôle avec dépendance

La notion de dépendance permet d'effectuer des contrôles de données sur une autre table que la table principale. Pour qu'une dépendance puisse être mise en place, il faut que la table dépendante puisse être liée avec la table principale grâce à au moins une donnée commune.

Pour paramétrer des dépendances :

Accédez au Document contrôle données que vous souhaitez modifier. L'en-tête du document est réputé paramétré.
Définissez des dépendances en renseignant la table Dépendances :

Champ	Description
ID table associée	Permet de sélectionner la table dépendantes sur laquelle les contrôles seront effectués. Typiquement, on paramétrera la table Sales Line (37) pour les documents de vente et la table Purchase Line (39) pour les documents d'achat.
Libellé table	Nom de la table associée.
Type de contrôle	Permet de définir le type de contrôle qui sera réalisé par Business Central sur la table associée. La valeur possible est : Est vide (le champ ne doit pas être renseigné).
Filtre dépendance	Permet de définir un filtre sur la table dépendante sur lequel le contrôle sera effectué.
Relation entre tables	Permet de définir la relation existant entre la table principale et la table dépendante.

Pour chaque dépendance, si vous souhaitez définir des contrôles sur un ou plusieurs champs de la table dépendante, effectuez le paramétrage suivant pour chaque champ :

Champ	Description
N° champ	Permet de sélectionner le numéro du champ sur lequel le contrôle de donnée doit être mis en place.
Libellé champ	Affiche le libellé du champ sélectionné dans le champ N° champ.
Type de contrôle	Permet de définir le type de contrôle à appliquer au champ. Les valeurs possibles sont : Est vide (le champ ne doit pas être renseigné), Obligatoire (le champ doit être renseigné), Respecte la condition (le champ respecte la condition définie dans le champ Conditions), Respecte la valeur parent.
Conditions	Permet de définir les conditions devant être contrôlées si le Type contrôle est positionné à la valeur Respecte la condition.

Paramétrage des contrôle de données

Ce paramétrage permet de lier un document de contrôle de donnée avec un évènement dans Business Central.

Pour effectuer ce paramétrage :

Choisissez l'icône , saisissez Paramètres contrôle données , puis sélectionnez le lien associé.
La page Paramètres contrôle données s'affiche.
Dans l'en-tête de la page, sélectionnez dans le champ Filtre action l'action sur lequel le contrôle de données doit être effectué. Les valeurs possibles sont :

Lancement : lancement du document.
Devis vers commande : transformation d'un devis en commande.
Validation : validation du document.
Lancement manuel : lancement manuel du document, c'est à dire uniquement depuis le document.
Envoi d'une demande d'approbation : envoi d'une demande d'approbation depuis le document.

Dans l'en-tête de la page, sélectionnez dans le champ Filtre table la table concernée par le contrôle. Les valeurs possibles sont :

36 : en-tête de vente, pour les documents de vente.
38 : en-tête d'achat, pour les documents d'achat.

Dans les lignes, définissez le document de contrôle à appliquer lors de l'action en remplissant les champs suivant :

Champ	Description
Code contrôle	Permet de sélectionne le document de contrôle à appliquer pour l'action.
Description	Libellé du document de contrôle de données.
Conditions	Permet de préciser les conditions d'application du contrôle de données. Cette option est importante car elle permet typiquement d'effectuer le contrôle uniquement sur un type de document en filtrant sur le champ Type document ou de ne traiter qu'un mode de validation en filtrant sur les champs Réceptionner, Expédier ou Facturer dans les en-têtes de document.

Voir aussi

Aperçu du module Productivité généraliste
Ajout de champs dans les pages
Champs obligatoires dans les données de base
Champs supplémentaires paramétrables dans les données de base
Traçabilité modification des documents
Suppression de données en masse
Import dans feuilles comptabilité, article et entrepôt
Accès à des éditions supplémentaires à partir des données de base
Utilisation de Business Central