Gestion des non-conformités
Enregistrer une non-conformité
Pour enregistrer une non-conformité, suivez les étapes suivantes :
- Choisissez l'icône
, saisissez Non-conformités , puis sélectionnez le lien associé. - Sélectionner la fonction + Nouveau à partir de la liste des non-conformités.
Note : Lorsqu'une non-conformité est créée à partir d'une réclamation, celle-ci est dupliquée dans la même table, les champs sont donc renseignés automatiquement, y compris le champ N° document réclamation qui indique que la non-conformité est issue d'une réclamation.
Ensuite renseigner les champs ci-dessous selon vos besoins.
Onglet Général
| Champs | Description |
|---|---|
| N° | Le champ est renseigné automatiquement à partir de la souche définie dans les paramètres qualité, dès lors que vous renseigné le champ Mode de réception. |
| Mode de réception | Sélectionner l'option qui vous convient (Vide, Téléphone, Fax, Courrier, E-mail) dans la liste. |
| Reçu par | Sélectionner le code du salarié qui a reçu la non-conformité. L'adresse e-mail liée à ce champ dans la page du salarié qui reçoit la notification par e-mail lorsque la non-conformité sera validée. |
| Type origine | Sélectionner l'option qui vous convient (Client, Fournisseur, Salarié, Interne) dans la liste. |
| N° origine | Dépend du champ Type origine. |
| N° contact origine | N° du contact lié au champ N° origine, il est possible d'en chercher un autre avec les ... |
| Nom | Nom lié au champ N° origine. |
| Adresse | Adresse lié au champ N° origine. |
| CP | Cp lié au champ N° origine. |
| Ville | Ville liée au champ N° origine. |
| Nom contact | Nom du contact lié champ N° contact origine. |
| Description | Titre de la non-conformité |
| Demande | Résumé de la demande de l'émetteur de la non-conformité. |
| Date document | Date de la non-conformité (date du jour par défaut). |
| Dare d'enregistrement | Date de la création de la non-conformité. Note : la date de la non-conformité peut être différente de celle de son enregistrement. |
| Heure d'enregistrement | Heure de la création par défaut |
| Code utilisateur | Code de l'utilisateur qui créé la non-conformité par défaut, non modifiable. |
| Code vendeur | Code du vendeur lié au N° origine, il est possible d'en chercher un autre avec les ... |
| Référence externe | Référence externe de non-conformité. |
| Code catégorie | Sélectionner le Code Catégorie dans la liste. |
| Code type | Sélectionner le Code type dans la liste. |
| Date cible | Date envisagée pour la clôture de la non-conformité, elle est calculée à partir du Code catégorie lié. |
| Priorité | Elle provient du Code type lié. |
| Achèvement par | PML : à revoir |
| Statut | Statut de la non-conformité, il n'est pas modifiable dans le champ, mais avec la Fonction Lancer et Ouvrir du menu Actions. |
| Action corrective | Sélectionner l'Action corrective dans la liste. |
| Coût DS | Saisir le Coût que vous estimer pour gérer la non-conformité. |
Onglet Origine
| Champ | Description |
|---|---|
| Type document | Sélectionner l'option qui vous convient (Devis, Commande...) dans la liste. |
| N° document | Sélectionner le N° de document dans la liste. Note : La liste correspond au Type document et au N° origine concernés. |
| Echantillon à suivre | Cocher, si un échantillon doit être reçu. |
| N° échantillon | Saisir le N° échantillon. Note : Ce champ est modifiable si le champ Echantillon à suivre est coché. |
| Commande qualité | Saisir le numéro de suivi de l'échantillon. Note : Ce champ est modifiable si le champ Echantillon à suivre est coché. |
| Séquence commande qualité | Saisir la séquence de suivi de l'échantillon. Note : Ce champ est modifiable si le champ Echantillon à suivre est coché. |
| N° document retour | N° de retour correspondant au retour de l'échantillon. Note : Affiche la liste des retours lié au N° origine concerné. |
Onglet Lignes
Pour sélectionner une ou plusieurs lignes du document d'origine
- Cliquer dans le champ N° article de la première ligne vide ou utilisez la fonction Fonctions / Extraire ligne origine.
- Sélectionner la ou les lignes concernée.
- Cliquer sur le bouton OK.
| Champ | Description |
|---|---|
| N° article | Le numéro de l'article de la ligne du document sélectionnée est affiché. |
| Description | La description de l'article est automatiquement affichée. |
| Code variante article | Le Code variante de la ligne du document sélectionnée est affiché. |
| Code magasin | Le code magasin de la ligne du document sélectionnée est affiché. |
| Quantité | La quantité de la ligne du document sélectionnée est automatiquement affichée. Note : Vous pouvez la changer pour une valeur inférieure à celle affichée. |
| Code unité | Le code unité de la ligne du document sélectionnée est automatiquement affiché. |
| N° lot | Affiche le N° de lot concerné. |
| N° série | Affiche le N° de série concerné. |
| N° Nomenclature production | Affiche le N° de nomenclature de production concerné. |
| Version nomenclature | Affiche la version de nomenclature de production concerné. |
| N° composant | Affiche le numéro de composant concerné. |
Note : Il est possible de bloquer ou débloquer un article directement à partir du module non-conformité, sélectionner la ligne concerné, puis cliquer sur Fonctions et Bloquer / Débloquer article.
Onglet Responsable
| Champ | Description |
|---|---|
| Responsable | Sélectionner le Code du responsable de la non-conformité dans la liste. Note : Champ renseigné par défaut par le Code vendeur ou le Code acheteur selon l'origine de la non-conformité (client ou fournisseur). |
| Nom responsable | Nom du responsable lié au champ Responsable. Note : champ non modifiable. |
| Prénom responsable | Prénom du responsable lié au champ Responsable. Note : champ non modifiable. |
| N° manuel | N° du manuel qualité de référence. |
| Code groupe de distribution | Sélectionner le Code groupe de distribution dans la liste. |
| Message envoyé | Le champ est coché lorsque le mail est envoyé. Note : Vous pouvez le décocher pour envoyer à nouveau le mail à l'aide de la Fonction Envoyer mail dans Actions. |
Onglet Action corrective
Note : Ce raccourcis concerne uniquement les réclamations, il contient des informations uniquement lorsque la non-conformité est créée à partir d'une réclamation. Les données ne sont pas modifiables.
| Champ | Description |
|---|---|
| Code action corrective | Sélectionner le Code dans la liste. |
| Description | Description proposée par défaut à partir des informations définie dans le Code action corrective lié. |
| Date cible | Date cible proposée par défaut à partir des informations définie dans le Code action lié. |
| N° manuel de qualité | Saisir le N° du manuel de qualité. |
| Synthèse | Saisir la synthèse. |
| Responsable | Sélectionner le Code dans la liste. |
| Date de fin | Saisir la date de fin de l'action corrective. |
| Action réalisée | Cocher, si l'action est réalisée. |
| Efficace | Cocher, si l'action a été efficace. |
| Date évaluation | Indiquer la date d'évaluation de l'efficacité de l'action. |
Onglet Historique
Note : Ce raccourcis concerne uniquement les réclamations, il contient des informations uniquement lorsque la non-conformité est créée à partir d'une réclamation. Les données ne sont pas modifiables.
| Champ | Description |
|---|---|
| Type | Sélectionner l'option qui vous convient (Note, Commentaire, Réponse, Conclusion) dans la liste. |
| Description | Texte libre. Le texte peut-être saisi sur plusieurs lignes. La navigation dans ce champ se fait avec les flèches sur la droite. |
| Saisi par | Sélectionner le Code dans la liste. |
| Code utilisateur | Code de l'utilisateur qui créé la réclamation par défaut, non modifiable. Note : Le champ est renseigné lors du passage à la ligne suivante. |
| Responsable | Sélectionner le Code dans la liste. |
| Date saisie | La date est renseignée automatiquement, elle peut être modifiée. Note : Le champ est renseigné lors du passage à la ligne suivante. |
| Heure saisie | L'heure est renseignée automatiquement, elle peut être modifiée. Note : Le champ est renseigné lors du passage à la ligne suivante. |
| Code action suivante | Sélectionner le Code dans la liste. |
| Date cible action | Date cible proposée par défaut à partir des informations définie dans le Code action lié. |
| Vérifié | Cocher, si l'action a été réalisée. |
| Efficace | Cocher, si l'action a été efficace. |
| Date évaluation | Indiquer la date d'évaluation de l'efficacité de l'action. |
Pièces jointes
Il est possible de lier à la non-conformité des pièces jointes, c'est à dire des documents numériques (fichiers, photos...). Pour consulter ou lier une pièce jointe à une non-conformité :
- Depuis la fiche de la non-conformité, cliquer sur le nombre de documents qui est affiché dans le volet récapitulatif Pièces jointes, en haut à droite de la fiche.
- La page Documents joints apparait.
- Pour afficher un document joint, cliquer sur son nom. Le fichier sera téléchargé automatiquement sur le poste.
- Pour ajouter un nouveau document joint, cliquer sur le lien Sélectionner un fichier.
- Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquer sur le bouton Choisissez.
- Grace à l'explorateur de fichier, sélectionner le fichier à joindre puis cliquer sur le bouton Ouvrir.
- La pièce jointe apparaît dans la liste.
Note
Les pièces jointes prennent de la place dans la base de données. Il est conseillé de ne pas lier des pièces jointes trop volumineuse afin de limiter la taille de la base de données.
Création d'un document à partir d'une non-conformité
Il est possible de créer différents documents à partir d'une non-conformité (Retour, Avoir...).
Pour créer un document, suivez les étapes suivantes :
- Se positionner dans la fiche souhaitée, puis :
- Cliquer sur Actions dans le ruban.
- Puis cliquer Fonctions.
- Choisissez la fonction que vous souhaitez utiliser.
Liste des fonctions disponibles :
| Champ | Description |
|---|---|
| Ventes | Plusieurs choix sont possibles (Retour vente, Avoir vente, Commande vente) |
| Achats | Plusieurs choix sont possibles (Retour achat, Avoir achat, Commande achat) |
Lancer / rouvrir une non-conformité
Il est possible de lancer ou rouvrir une non-conformité.
Pour créer un document, suivez les étapes suivantes :
- Se positionner dans la fiche souhaitée, puis :
- Cliquer sur Actions dans le ruban.
- Puis cliquer Fonctions.
- Choisissez la fonction que vous souhaitez utiliser.
Liste des fonctions disponibles :
| Champ | Description |
|---|---|
| Ventes | Plusieurs choix sont possibles (Retour vente, Avoir vente, Commande vente) |
| Achats | Plusieurs choix sont possibles (Retour achat, Avoir achat, Commande achat) |
Autres actions disponibles
D'autres actions sont disponibles.
Pour créer un document, suivez les étapes suivantes :
- Se positionner dans la fiche souhaitée, puis :
- Cliquer sur Actions dans le ruban.
- Puis cliquer Fonctions.
- Choisissez la fonction que vous souhaitez utiliser.
Liste des fonctions disponibles :
| Champ | Description |
|---|---|
| Envoyer e-mail | Pour envoyer le mail de notification. Note : Il est possible de le renvoyer en décochant la case Message envoyé. |
Imprimer une non-conformité
Pour imprimer une non-conformité, suivez les étapes suivantes :
- Se positionner dans la fiche souhaitée, puis :
- Cliquer sur Imprimer dans le ruban.
Terminer une non-conformité
La validation permet de clôturer la non-conformité. Cette opération est irréversible.
Pour terminer une non-conformité, suivez les étapes suivantes :
Note : Le statut de la non-conformité doit être "Lancé".
Se positionner dans la fiche souhaitée, puis :
Cliquer sur Terminer dans le ruban.
Un message vous demande de confirmer le traitement.
Note
La non-conformité sera toujours accessibles dans les non-conformités terminées. Pour cela, choisissez l'icône , saisissez Non-conformités terminées , puis sélectionnez le lien associé.
Important
Quand une non-conformité est terminée, les pièces jointes à la non-conformité sont, par défaut, automatiquement supprimées. Si vous souhaitez conserver les pièces jointes dans la non-conformités terminées, activer le paramétrage Copier pièces jointes vers non-conformités terminées dans les paramètres du module. La conservation des pièces jointes peut cependant influer sur la taille de la base de données.
Consultation de la fiche d'origine (client, fournisseur...)
Pour consulter une fiche, suivez les étapes suivantes :
- Se positionner dans la fiche souhaitée, puis :
- Cliquer sur Naviguer dans le ruban.
- Puis cliquer sur Réclamation.
- Choisissez Fiche origine.
Ce bouton permet d'accéder rapidement à la fiche correspondant au type / N° origine (client, fournisseur...) concernée par la réclamation.
Consultation des documents financiers
Pour consulter un document financier, suivez les étapes suivantes :
- Se positionner dans la fiche souhaitée, puis :
- Cliquer sur Naviguer dans le ruban.
- Puis cliquer sur Document.
- Choisissez Documents financiers.
Ce bouton permet d'accéder au document créés à partir de la réclamation (Commandes, avoirs, retours).
Consultation des documents d'origines
Pour consulter un document d'origine, suivez les étapes suivantes :
- Se positionner dans la fiche souhaitée, puis :
- Cliquer sur Naviguer dans le ruban.
- Puis cliquer sur Document.
- Choisissez Document origine.
Ce bouton permet d'accéder au document d'origine concerné par la réclamation (commande, expédition, réception, facture...) correspondant au Type / N° document renseignés dans l'onglet général.
Voir aussi
Aperçu
Paramétrer le module qualité
Gestion des réclamations
Utilisation de Business Central